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suporte:sipac:perspectiva_aquisicao_material_servico

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Perspectiva em relação a aquisição de materiais e serviços

Os seguintes módulos do SIPAC estão relacionados a aquisição de materiais e serviços. Esses módulos possuem relacionamentos entre eles e estão ilustrados na figura abaixo:

Descrição dos Relacionamentos

Aqui estão descritas as dependências entre os módulos exibidos na imagem acima.

Almoxarifado

O módulo de Almoxarifado possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Catálogo de Materiais: Os materiais incluídos nas notas fiscais, inventário e requisições precisam estar previamente cadastrados no módulo de catálogo de materiais. Sem esse módulo não é possível implantar o Almoxarifado.

Compras/Licitação: Os materiais entregues no almoxarifado são adquiridos pela instituição e essa compra é realizada com o auxílio do módulo de Compras/Licitação. Quando o módulo de Compras/Licitação está funcionando, ao se cadastrar a nota fiscal no módulo almoxarifado, o sistema irá exibir os itens do processo do processo de compra, informando a quantidade e o valor licitado. O módulo de Almoxarifado pode ser implantado sem o módulo de compras, porém esse facilitador não estará disponível. Além disso, quando um usuário solicita um material para o almoxarifado, o sistema informa se aquele material está em estoque e/ou se ele está em um processo de compra ativo ou ata de registro de preço. Sem o módulo de compras essas informações não são exibidas para o requisitante.

Liquidação de Despesa: Quando uma nota chega no almoxarifado ela é cadastra no sistema. Após o cadastro dessa nota ele pode ser incluída em um processo de pagamento, no módulo liquidação de despesas. Nesse caso, a funcionalidade no módulo almoxarifado gera uma informação que será utilizada pelo módulo liquidação de despesa.

Orçamento Os materiais são entregues mediante emissão de empenho para o fornecedor. Esse empenho é registrado no SIAFI e integrado ao SIPAC através do módulo de orçamento. Sem essa integração não é possível cadastrar notas fiscais orçamentárias, aquelas que possuem um empenho associado, nem consultar os empenhos para saber a informação do saldo, credor, processo de compra associado.

Catálogo de Materiais/Serviços

O módulo de catálogo de materiais não possui pré-condições para sua implantação.

Segue abaixo os pontos de relacionamento dos módulos do SIPAC com o módulo de catálogo de Materiais:

Almoxarifado: O cadastro das notas fiscais, os itens do estoque, os itens das requisições e os materiais presentes nas entradas e saídas avulsas são selecionados a partir do catálogo de materiais e serviços;

Compras: Os materiais/serviços que serão licitados devem ser incluídos nas requisições. Esses materiais/serviços são obtidos do catálogo de materiais e serviços;

Compras - SRP: Os itens das atas são itens do catálogo de materiais/serviço;

Compras - Materiais Informacionais: Livros e materiais bibliográficos, para serem adquiridos através do módulo de compras, necessitam de serem cadastrados no módulo catálogo de materiais;

Contratos: No cadastro dos itens de contrato é permitido inserir materiais/serviços do catálogo de materiais/serviços. Esses itens do contrato ficam disponíveis para o usuário solicitar através da requisição de material/serviço contratado. As notas fiscais inseridas no módulo de contrato também necessitam de itens do catálogo de materiais/serviços;

Liquidação de Despesa: As notas fiscais cadastradas nesse módulo utilizam os materiais e serviços cadastrados no módulo catálogo de materiais;

Patrimônio: Os bens tombados e os itens das notas fiscais cadastradas utilizam os materiais/serviços cadastrados no módulo catálogo de materiais;

Requisição de Material/Serviço: Os materiais incluídos nas requisições para compra ou almoxarifado utilizam os materiais cadastrados no catálogo de materiais. No caso das requisições de serviço, eles iniciam sem serviço catalogado, mas ao serem atendidas no módulo de compras é gerado uma nova requisição que será utilizada na licitação. Essa nova requisição necessita de serviços cadastrados no módulo catálogo de materiais/serviços;

Requisição de Material/Serviço Contratado: Essas requisições são utilizadas para que o usuário possa solicitar os itens de um contrato. Os itens de um contrato podem ser cadastrados utilizando o catálogo de materiais/serviços. contudo, a não implantação não impede a utilização dessa funcionalidade;

Compras

O módulo de Compras possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Catálogo de Materiais: Os itens dos processos de compras precisam serem cadastrados no módulo catálogo de materiais.

Requisições: Os processos de compra são formados por requisições cadastradas no portal administrativo.

Protocolo: Os processos de compra geram processos e número no módulo protocolo. Contudo, esse comportamento é controlado por parâmetro.

Orçamento: As Requisições de compra para não SRP (Registro de Preço) passa pelo vinculo orçamentário. No caso das Requisições de compras SRP o orçamento é obrigatório no momento da requisitar o item da ata de registro de preço.

Compras - Materiais Informacionais

O módulo possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Catálogo de Materiais: Os livros e periódicos adquiridos via licitação devem ser cadastrados no módulo catálogo de materiais.

Biblioteca: As requisições de material informacional passam pelo módulo de biblioteca antes de ir para o módulo compras de material informacional. Os livros e periódicos dessas requisições também são cadastradas no módulo biblioteca, assim como as editoras associadas aos contratos.

Contratos: Os contratos associar os materiais informacionais às editoras e somente pelo contrato é que o módulo compras de materiais informacionais pode atender as requisições e controlar o saldo.

Portal do Fornecedor: É pelo portal do fornecedor que o fornecedor é notificado das solicitações de orçamento e recebe as autorizações para entrega de livros enviadas pelo módulo de compras de materiais informacionais.

Requisições: Os pedidos de compra de materiais informacionais são registrados através das requisições de compra de materiais informacionais do módulo Portal Administrativo.

Compras - SRP

O módulo possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Compras/Licitação: As funcionalidades do módulo Compras - SRP se aplicam a itens de um processo de compra cadastrado e julgado no módulo compras/licitação.

Requisições: Os itens de uma ata são solicitados via solicitação de material em registro de preço, disponível no portal Administrativo.

Contratos

- O módulo de contratos possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Protocolo: No cadastro do contrato o sistema recupera o número do processo de processo de licitação que é apresentado em seu formato original (radical, número, ano e dígito verificador). Caso este módulo não esteja habilitado não será possível utilizar esse formato. A capa do processo de pagamento não será emitida no módulo de contratos através da funcionalidade gerar processo de pagamento.

Orçamento: Sem o módulo de orçamento não é possível associar os empenhos aos contratos.

Compras/Licitação: O número do processo de licitação não será recuperado sem este módulo implantado, pois quando número da licitação é informado, o sistema preenche o processo de compra/licitação gerado neste módulo.

Faturas

O módulo de Faturas possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Contratos: O módulo de Faturas utiliza a consulta geral de contratos para cadastrar as notas fiscais enviadas pelas companhias de energia, água e telefonia para os seus respectivos contratos com a UFRN.

Protocolo: Sem este módulo não é possível gerar a capa do processo de pagamento. Apenas o despacho para pagamento pode ser gerado sem a implantação de protocolo antes de Faturas.

Infraestrutura

O módulo de Infraestrutura necessita dos seguintes pré-requisitos para implantação:

Contratos: Para cadastrar uma nova obra é necessário ter o número do contrato gerado.

Requisição de manutenção de Infraestrutura: Para gerar a ordem de serviço de manutenção, o sistema necessita do número da requisição atendida.

Requisição de meio-ambiente: Para gerar a ordem de serviço de meio-ambiente, o sistema necessita do número da requisição atendida.

Requisição de Obras: Sem a requisição de obras não é possível definir os responsáveis pelos projetos e enviar a requisição para atendimento pelo Departamento de Material e Patrimônio, através do módulo de compras e licitações.

Liquidação de despesas

O módulo possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Compras: As funcionalidades de associar empenho ao processo de compra e definir prazo de entrega necessitam de processos de compra cadastrados no módulo compras/licitação.

Integração SIAFI: O controle dos fornecedores em atraso, as notificações e cálculos de multas são baseados nos empenhos emitidos para esses fornecedores.

Portal do Fornecedor: Os empenhos e as notificações são enviadas para o fornecedor pelo sistema e são recebidas por eles através do portal do fornecedor.

Protocolo: Os processos de pagamento geram processos no protocolo.

Orçamento

- Pré-requisitos para implantação do módulo:

Protocolo: a não utilização deste módulo impede que o número do processo seja utilizado no seu formato original e que informações não sejam recuperadas automaticamente. No registro do empenho ordinário no SIPAC, por exemplo, ao informar o número do processo, o sistema recupera o assunto e número da requisição (se vinculado a requisição inicialmente). No dedução da despesa (liquidar empenho) no SIPAC, o usuário deve informar o número do processo para realizar a operação. É através do processo, que o sistema também recupera o registro da liquidação para cadastrar a ordem bancária.

- Sistemas estruturantes:

SIAFI: Através do módulo de orçamento podem ser importados os documentos de NE, ND, NC, OB, DARF, DAR, GPS, GRU (simples e cobrança), Documento Hábil e NS. Além desses documentos é possível importar do SIAFI para o SIPAC as tabelas auxiliares (Credores, Fonte de Recurso, Natureza de Despesa, Plano Interno, Programa de Trabalho, PTRes e UG).

Patrimônio

O módulo possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Catálogo de Materiais: Os itens das notas fiscais e os materiais utilizados no tombamento de bens devem ser cadastrados no módulo catálogo de materiais;

Compras: É possível implantar sem o módulo de compras, mas quando este é implantado o cadastro das notas fiscais e dos tombamentos é simplificado, pois os itens são associados ao processo de compra, evitando erros na busca dos materiais, preço e quantidade, pois o sistema controla essas informações de acordo com a licitação realizada;

Integração SIAFI: A integração SIAFI é necessária para a importação dos empenhos utilizados para o cadastro de notas fiscais e tombamentos. Sem os empenhos, é possível cadastrar apenas notas fiscais extra-orçamentárias e tombar bens por outros tipos de entrada(doação, bem de terceiro);

Protocolo O cadastro de notas fiscais pode gerar um documento protocolado e, inclusive, pode-se realizar a tramitação desse documento para outra unidade. Para utilizar essas funcionalidades, é necessário a implantação de protocolo. Contudo, essas funcionalidades geram facilidades para os gestores, mas não impedem o cadastro da nota fiscal, tombamentos ou qualquer outra gerência sobre os bens.

Requisição de Material

O módulo possui os seguintes pré-requisitos para implantação:

Almoxarifado: AS requisições para o almoxarifado necessitam que estes estejam configurados no sistema;

Catálogo de Materiais: Os itens das requisições necessitam de serem cadastrados no módulo catálogo de materiais;

Compras - Registro de Preço: As solicitações de material em registro de preço necessitam de atas homologadas no módulo compras - registro de preço;

Requisição de Serviço

- Pré-requisitos

Catálogo de Material: No cadastro de uma requisição de serviço se a requisição estiver relacionado a um conserto de bens é necessário que o usuário solicitante informe o bem.

Requisição de Material/Serviço Contratado

- Pré-condições para utilização deste tipo de requisição:

Contratos: Para cadastrar uma requisição de material/serviço contratado é necessário que os itens do contrato tenham sido inseridos. Sem essa informação não é possível a implantação da requisição de material/serviço contratado. O atendimento desse tipo de requisição também é realizado através do módulo de contratos pelo Gestor de Contratos.

Orçamento: Para enviar a requisição para atendimento é necessário passar pelo vinculo orçamentário das requisições. Isto é, o requisitor escolhe a maneira de custear a despesa, seja utilizando o seu orçamento (a unidade do usuário deve possuir orçamento distribuído), utilizando um empenho estimativo (unidade do usuário deve possuir um empenho estimativo registrado para a sua unidade), o orçamento de convênio ou pedindo autorização orçamentária ao ordenador de despesa da organização (o ordenador receberá a requisição e irá verificar a célula orçamentária para custear a despesa)).

Documentos

Descrição Documento para edição
Arquivo fonte da perspectiva aquisição de materiais Aquisição de Materiais
suporte/sipac/perspectiva_aquisicao_material_servico.txt · Última modificação: 2017/07/19 14:54 por ilmargabriel