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Tabela de conteúdos

Índice de Manuais

Processos
1 Cadastrar Processo
2 Cadastrar Processo Antigo
3 Cadastrar Ocorrência
4 Alterar Processo
5 Anexar Documentos
6 Alterar Responsável
7 Autuar Processo
8 Cadastrar Despacho
9 Definir Localização Física
10 Cadastrar O Fluxo Do Processo
11 Consultar O Fluxo Do Processo
12 Registrar Dados Do Processo
13 Alterar Encaminhamento
14 Cancelar Encaminhamento
15 Registrar Envio (saída)
16 Registrar Recebimento
17 Ferramenta Para Recebimento Com Código De Barras
18 Juntada De Processos
19 Desapensação De Processos
20 Cancelamento De Juntadas
21 Gerar Etiquetas
22 Reimprimir Etiquetas
23 Histórico de Impressão/Reimpressão
24 Gerar/reimprimir Etiquetas
25 Histórico de Impressão/Rempressão
26 Arquivar Processo
27 Desarquivar Processo
28 Diligência
29 Solicitar Cancelamento
30 Confirmar Cancelamentos
31 Autenticar
32 Ocorrências com Prazos Atrasados
Documentos
33 Cadastrar Documento
34 Cadastrar Ocorrência
35 Cadastrar Despacho
36 Alterar Documento
37 Registrar Dados Do Documento
38 Registrar Recebimento
39 Registrar Envio (saída)
40 Alterar Encaminhamento
41 Cancelar Encaminhamento
42 Arquivar Documento
43 Desarquivar Documento
44 Autenticar
Memorandos
45 Autenticar
46 Cadastrar Memorando
47 Alterar Memorandos
48 Gerenciar Permissão de Leitura de Memorandos Na Unidade
49 A Receber
50 Listar Enviados
51 Listar Recebidos
52 Painel De Memorandos
Administração
53 Cadastrar
54 Listar/alterar
55 Cadastrar
56 Listar/alterar
57 Tipo De Documento
58 Unidades Para Tramitação Externa
Procuradoria
59 Cadastrar Procurador
60 Listar Procuradores
61 Incluir/alterar Dados Judiciais
62 Processos Por Número Judicial
63 Processos Por Procurador
64 Processos Da Procuradoria
Consultas/Relatórios
65 Capa Do Processo
66 Documentos com Atraso na Tramitação
67 Guia De Movimentação
68 Movimentação Do Processo
69 Processos com Atraso na Tramitação
70 Processos Movimentados
71 Processos Na Unidade
72 Processos Disponíveis para Destinação Final
73 Processos por Tipo
74 Processos por Responsável
75 Tempo Dos Processos Na Unidade
76 Tempo Médio De Tramitação
77 Despachos Dos Processos
78 Documentos
79 Documentos Eletrônicos
80 Processo Detalhado
81 Processos Por Documento
82 Processos Por Interessado
83 Solicitações De Cancelamento Do Processo

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Cadastrar Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores da Instituição Habilitados a Realizar o Cadastro de Processos Protocolados e/ou Documentos
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um novo processo no sistema da Instituição. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Dados Gerais do Processo

Na tela acima, informe os seguintes Dados Gerais do Processo a ser cadastrado:

  • Origem do Processo, dentre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv), além de informar o Número Original do Processo, seu Órgão de Origem e sua Data de Autuação Original;
  • O Tipo do Processo. É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Após a seleção do Tipo do Processo desejado, o sistema automaticamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao tipo de processo escolhido;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Natureza do Processo, dentre as opções disponíveis para escolha;
  • Se desejar, insira uma Observação sobre o processo a ser cadastrado.

Exemplificaremos utilizando os seguintes dados:

  • Origem do Processo: Processo Interno;
  • Tipo do Processo: ABONO DE FALTAS;
  • Assunto Detalhado: Abono de faltas do mês de Maio;
  • Natureza do Processo: OSTENSIVO.

Se desejar retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta opção é válida sempre que estiver disponível.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte página será carregada:

Figura 2: Documentos do Processo

Primeiramente, clique em Voltar se desejar retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que for disponibilizada.

Na página acima, o sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo. É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema. Para exemplificar, optaremos por Informar Novo Documento.

Após informar a opção desejada no campo Opções de Documentos, insira os seguintes dados do documento a ser inserido ao processo para formalizá-lo: Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis; Observações referentes ao documento; e a Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

Exemplificaremos com o Tipo do Documento Declaração.

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 3: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo; Escrever Documento

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Como exemplo, utilizaremos o texto Declaração de Abono de faltas referente ao mês de Maio.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 4: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

Figura 5: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo; Anexar Documento Digital

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Código Identificador do documento;
  • Ano do documento;
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Unidade de Origem do documento. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Data do Documento: 27/01/2016;
  • Número de Folhas: 02;
  • Unidade de Origem: 11.00 - UFRN (11.00);
  • Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 6: Inserir Assinante

Se desejar fechar a tela e retornar para a página anterior, clique em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 7: Inserir Assinante; Servidor Selecionado

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor será prontamente removido da lista de assinantes do documento. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.

De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s) para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:

Figura 8: Mensagem de Sucesso da Operação; Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

As operações referentes ao documento inserido e presentes na tela acima serão divididas em tópicos apresentados abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Se desejar visualizar o documento inserido, clique no ícone . Esta opção ser válida para todas as páginas em que estiver presente. A seguinte janela será apresentada pelo sistema:

Figura 9: Documento

Visualizar Informações Gerais

Para visualizar os dados gerais do documento recém-inserido, clique no ícone ao seu lado. Esta ação será válida para todas as telas em que for apresentada.

Uma nova janela será então apresentada com os dados do documento, no seguinte formato:

Figura 10: Dados do Documento

Excluir Documento

Clique no ícone caso deseje excluir um documento previamente inserido. O sistema prontamente exibirá a seguinte janela:

Figura 11: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso abaixo será disponibilizada no topo da página:

Figura 12: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento

Retornando à tela para inserção dos Documentos do Processo, após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do processo. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 13: Dados do Interessado a Ser Inserido

Na tela acima, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo;
  • Unidade: Unidade da Instituição;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor.

Após informar a Categoria desejada, preencha os campos que serão apresentados de acordo com a categoria selecionada. No caso da categoria Servidor, será necessário informar o nome do Servidor e seu E-mail de contato.

Exemplificaremos informando o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.br.

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 14: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A seguinte janela será disponibilizada:

Figura 15: Caixa de Diálogo da Remoção do Interessado

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a seguinte de mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

Figura 16: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 17: Movimentação Inicial do Processo

Na página acima, insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso opte por informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:

  • Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
  • Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
  • Indique se o despacho será Público ou não;
  • Informe se deseja Notificar por E-mail os interessados do processo ou não;
  • Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
  • Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador.

Utilizaremos como exemplo os seguintes dados:

  • Outra Unidade: 10.89 - Instituto Cérebro;
  • Tempo Esperado na Unidade de Destino: 10;
  • Informar Despacho: Sim;
  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000);
  • Público: Sim;
  • Notificar por E-mail: Sim;
  • Forma do Despacho: Informar Despacho;
  • Despacho: Despacho referente ao abono de faltas;
  • Selecionar arquivo: Documento.pdf.

Após definir os dados, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:

Figura 18: Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em .

De volta à página anterior, onde são inseridos os dados da Movimentação Inicial do Processo, clique em Continuar após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Figura 19: Dados Gerais do Processo

Para finalizar a operação, clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Figura 20: Mensagem de Sucesso do Cadastro do Processo; Dados Gerais do Processo

Se desejar cadastrar outro processo, clique no link e repita os passos explicados neste manual.

Bom Trabalho!

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2014/12/08 19:36

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Cadastrar Processo Antigo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Responsáveis pelo Cadastro de Processos no Sistema da Instituição
Perfil Cadastrador Processo Antigo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário cadastre um processo antigo no sistema da Instituição. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo Antigo.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Dados Gerais do Processo

Na página acima, informe os seguintes Dados Gerais do Processo para iniciar o cadastro:

  • Número do Processo a ser cadastrado;
  • Data de Autuação do processo. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Tipo do Processo a ser cadastrado. É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Cabe ressaltar, também, que após informar o Tipo do Processo desejado, o sistema prontamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao Tipo de Processo selecionado;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Natureza do Processo, dentre as opções Ostensivo e Sigiloso. Optando por selecionar a opção Sigiloso, o sistema automaticamente exibirá um novo campo solicitando o Grau de Sigilo do processo;
  • Se desejar, insira uma Observação sobre o processo a ser cadastrado.

Caso deseje visualizar mais informações referentes ao Assunto do Processo exibido automaticamente pelo sistema, coloque o mouse sobre o ícone . Essa ação será válida sempre que for exibida pelo sistema.

A janela a seguir será disponibilizada:

Figura 2: Informações do Assunto do Processo

De volta à tela anterior, para exemplificar o preenchimento dos campos, utilizaremos:

  • Número do Processo: 23077.029398/2015-22.
  • Data de Autuação: 01/05/2015;
  • Tipo do Processo: ABONO DE FALTAS;
  • Assunto Detalhado: ABONO DE FALTAS DO MÊS DE MAIO/2015;
  • Natureza do Processo: OSTENSIVO.

Para retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta operação será válida para todas as páginas em que for exibida.

Se desejar retornar à página anterior, clique em Cancelar. Esta ação será válida para todas as telas que a contenha.

Após informar os dados do processo, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 3: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Primeiramente, clique em Voltar se desejar retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Na página acima, o sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo. É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com a opção de inserção de documento selecionada. Ou seja, os campos irão variar se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes previamente cadastrados no sistema.

Após informar a opção desejada no campo Opções de Documentos, selecione o Tipo do Documento que será inserido, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; insira Observações sobre o documento a ser anexado ao processo, se desejar; e, por fim, informe a Forma do Documento a ser inserido, isto é, se deseja Escrever Documento ou Anexar Documento Digital presente em um arquivo do seu computador.

Para exemplificar, utilizaremos a opção de documentos Informar Novo Documento e o Tipo do Documento: ATESTADO MÉDICO.

Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 4: Documentos do Processo; Escrever Documento; Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, insira o texto do documento a ser inserido. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como o nome e a matrícula do usuário que está cadastrando o processo antigo, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento informado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 5: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo de Documento

Clique em Cancelar se desistir da inserção do modelo. Para prosseguir, clique em OK. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido na caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Original

Caso opte por Anexar Documento Digital, a página será disponibilizada no formato a seguir:

Figura 6: Documentos do Processo; Anexar Documento Digital; Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, informe os seguintes dados do documento original a ser anexado:

  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário virtual disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone ;
  • Número Identificador do documento no sistema;
  • Ano de emissão do documento a ser inserido;
  • Número de Folhas que o documento possui;
  • Unidade de Origem do documento. Para isso, digite o código ou o nome da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções apresentadas;
  • Por fim, insira o Arquivo Digital do documento a ser inserido. Para isso, clique em Selecionar Arquivo e escolha o arquivo do documento dentre os presentes em seu computador.

Para exemplificar, utilizaremos:

  • Data do Documento: 01/05/2015;
  • Número de Folhas: 2;
  • Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL;
  • Arquivo Digital: Screen Shot 005.PNG.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo presente em seu computador, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique em . A tela abaixo será apresentada, com a lista de servidores da sua unidade de lotação:

Figura 7: Escolha os Servidores da sua Unidade que Serão Assinantes do Documento

Primeiramente, se desejar finalizar a visualização da tela e retornar para a página anterior, clique em . Esta ação será válida para todas as telas que a contenha.

Para buscar por um servidor específico, utilize a barra de letras presente no topo da tela.

Clique no ícone ao lado de um dos servidores listados para selecioná-lo como assinante do documento. O sistema atualizará a página, que passará a ser exibida conforme imagem abaixo:

Figura 8: Escolha os Servidores da sua Unidade que Serão Assinantes do Documento; Servidor Selecionado

Caso deseje excluir um assinante previamente definido, clique no ícone ao seu lado. O servidor deixará, então, de ser assinante do documento em questão. Esta ação é válida sempre que estiver presente.

Após inserir todos os assinantes desejados, feche a tela. Os assinantes selecionados serão automaticamente listados na seção de Assinantes do Documento, na página anterior, dedicada à inserção dos dados dos Documentos do Processo.

De volta à tela anterior, que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:

Figura 9: Mensagem de Sucesso da Inserção do Documento; Documentos Inseridos no Processo

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

Para visualizar o documento recém-inserido, clique no ícone . Essa ação será válida sempre que for exibida.

O documento será disponibilizado no formato abaixo:

Figura 10: Documento

De volta à página anterior, clique no ícone ao lado de um dos documentos listados para visualizar suas informações gerais. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Uma nova janela será apresentada com os dados do documento, no seguinte formato:

Figura 11: Documento

Retornando, mais uma vez, à lista de Documentos Inseridos no Processo, clique no ícone caso deseje excluir um documento previamente inserido. O sistema prontamente exibirá a seguinte janela:

Figura 12: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso abaixo será disponibilizada no topo da página:

Figura 13: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento

Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 14: Dados do Interessado a Ser Inserido

Na tela acima, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser inserido no campo disponibilizado após a seleção da Categoria desejada, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, será necessário informar o nome ou a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credores do processo, isto é, são interessadas no processo a ser cadastrado;
  • Unidade: Unidade da Instituição interessada no processo;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Além dos dados mencionados acima, o E-mail de contato do interessado deve ser informado independente de sua categoria.

Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor e informaremos o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 15: Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A seguinte caixa de diálogo será disponibilizada:

Figura 16: Caixa de Diálogo da Remoção do Interessado

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

Figura 17: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

Após inserir todos os interessados no processo, clique novamente em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 18: Movimentação Inicial do Processo

Na página acima, insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, dentre as opções Órgão Externo, Unidade Sugerida ou Outra Unidade. É importante ressaltar que, caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso selecione a opção Sim, será necessário informar, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho;

  • Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
  • Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
  • Indique se o despacho será Público ou não;
  • Indique se deseja Notificar por E-mail os interessados no processo ou não;
  • Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser informado. Se optar por Anexar Arquivo, um campo será exibido para a busca do arquivo desejado em seu computador.

Utilizaremos como exemplo os seguintes dados:

  • Outra Unidade: PROGRAMA EDITORIAL (19.00.27);
  • Tempo Esperado na Unidade de Destino: 10;
  • Informar Despacho: Sim;
  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000);
  • Público: Sim;
  • Notificar por E-mail: Sim;
  • Forma do Despacho: Informar Despacho;
  • Despacho: Informações sobre o Despacho.

Após definir os dados, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:

Figura 19: Pré-Visualização do Despacho

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em .

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em , no topo da página.

De volta à página anterior, onde deverão ser inseridos os dados da Movimentação Inicial do Processo, clique em Continuar, após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Figura 20: Dados Gerais do Processo

Confira todos os dados do processo a ser cadastrado e, se estiver certo da operação, clique em Confirmar para conclui-la. A página abaixo será apresentada, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:

Figura 21: Mensagem de Sucesso do Cadastro do Processo Antigo; Dados Gerais do Processo

Caso deseje cadastrar mais um processo antigo no sistema da Instituição, clique em e repita toda a operação descrita neste manual.

Bom Trabalho!

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2014/12/09 01:40

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Cadastrar Ocorrência de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores da Instituição que Possuem Acesso ao Módulo de Protocolo
Perfil Servidor
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário registre, no sistema da Instituição, ocorrências para um processo previamente cadastrado. Uma ocorrência é uma informação adicional incluída no processo durante sua movimentação. Essa informação se refere a eventos ocorridos enquanto o processo permanecia na unidade de lotação do usuário e que não são objetos de despachos por não representarem uma posição final sobre o trâmite do processo.

Para registrar uma ocorrência, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Ocorrência → Cadastrar Ocorrência.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados no sistema:

Figura 1: Consulta de Processo; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico para o qual a ocorrência será registrada, informe um ou mais dos seguintes parâmetros:

  • No campo Processos na Unidade, selecione a unidade na qual o processo desejado está localizado;
  • Número do Processo;
  • Número do Código de Barras do processo;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Nome do Interessado no processo;
  • Caso deseje consultar os Processos dependentes de autenticação de despacho, selecione esta opção.

Exemplificaremos informando o Número do Processo: 23077.53090/2014-57.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta opção será válida sempre que estiver presente.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos previamente inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em .

A partir da Lista de Processos, é possível visualizar um documento na íntegra, visualizar os dados referentes a um documento, conferir os detalhes do processo, verificar as leituras realizadas previamente para o processo e adicionar ocorrências ao processo, conforme desejado. Estas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone . Esta opção será válida sempre que for exibida.

Exemplificaremos com o documento do tipo MEMORANDO, que será exibido em uma nova janela conforme imagem a seguir:

Figura 3: Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes as informações de um determinado documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Utilizaremos, novamente, como exemplo o documento do tipo MEMORANDO.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Dados do Documento

Para fechar a tela acima e retornar à página anterior, clique em . Esta operação será válida sempre que exibida.

Se desejar visualizar os dados do processo associado ao documento em questão, clique em seu número. Esta ação será explicada mais a frente, neste mesmo manual.

Caso queira imprimir o comprovante do documento, clique em . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 5: Comprovante do Documento

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique no link .

Caso queira finalizar a visualização do comprovante, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique em .

Visualizar Processo Detalhado

Na Lista de Processos encontrados, caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para exemplificar, clicaremos em .

A seguinte tela será apresentada pelo sistema:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes nessa página serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Leituras do Processo

Caso deseje visualizar as leituras realizadas anteriormente para o processo, clique no ícone ao lado do processo desejado.

A seguinte tela será disponibilizada:

Figura 7: Leituras do Processo

Adicionar Ocorrência ao Processo

Clique no ícone ao lado de um dos processos listados para adicionar uma ocorrência a ele.

O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 8: Cadastro de Ocorrência

Para realizar o registro da ocorrência, preencha os seguintes campos disponibilizados pelo sistema:

  • Data da Ocorrência. Para informar a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Prazo de Término da ocorrência, em dias;
  • Texto da Ocorrência;
  • Situação da ocorrência, dentre as opções listadas pelo sistema;
  • Indique se a ocorrência será Pública ou não;
  • Indique se deseja Notificar por E-mail os interessados do processo ou não.

Exemplificaremos com:

  • Data da Ocorrência: 01/01/2015;
  • Ocorrência: Pedido Recebido;
  • Situação: Prorrogada;
  • Pública: Não;
  • Notificar por E-mail: Não.

Após inserir os dados desejados, clique em Cadastrar para confirmar a operação. A seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

Figura 9: Mensagem de Sucesso do Cadastro da Ocorrência

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Alterar Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Gestores de Documentos e Servidores Lotados nas Unidades Protocolizadoras da Instituição
Perfil Gestor Documentos
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário altere os dados de um processo previamente cadastrado no sistema da Instituição. É importante destacar que a alteração só poderá ser realizada antes do recebimento do processo na sua unidade de destino, ainda na primeira tramitação.

Para realizar alterações nos dados de um processo, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Alterar Processo.

A seguinte tela será apresentada pelo sistema, com os campos para Consulta de Processos e a lista de Processos Possíveis de Alteração:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos Possíveis de Alteração

Para realizar uma busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Nome da Unidade de cadastro do processo, dentre as opções listadas pelo sistema;
  • Número do Processo cujos dados deseja alterar;
  • Número do Código de Barras do processo desejado;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Nome do Interessado no processo. É interessante ressaltar que ao digitar as primeiras letras do nome do interessado, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Exemplificaremos com o Número do Processo: 23088.000019/2016-33.

Caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida para todas as telas em que estiver presente.

Se desistir de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Após inserir os dados desejados, clique em Consultar para seguir com a operação. A lista com os Processos Possíveis de Alteração será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Processos Possíveis de Alteração, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Possíveis de Alteração; Documentos do Processo

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em .

A partir da lista de Processos Possíveis de Alteração, é possível visualizar um documento inserido no processo, visualizar os dados gerais do documento, visualizar detalhes de um dos processos listados e/ou alterar os dados de um processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone . Esta opção será válida sempre que for exibida.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes um determinado documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Documento

Para sair deste tela, clique em . Este botão será válido sempre que exibido.

Se desejar visualizar os dados do processo associado ao documento em questão, clique em seu número. Esta ação será explicada mais a frente, neste mesmo manual.

Visualizar Detalhes do Processo

Para visualizar os detalhes de um dos processos listados, clique em seu número. Como exemplo, clicaremos em . Esta ação será válida para todas as telas em que for apresentada.

O sistema exibirá uma nova tela contendo os Dados Gerais do Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 5: Dados Gerais do Processo

As operações presentes na página acima serão explicadas detalhadamente no manual Cadastrar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Alterar Processo

Clique no ícone ao lado do processo cujos dados deseja alterar para selecioná-lo. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

Na tela acima, é possível alterar o Tipo do Processo selecionado, seu Assunto Detalhado e, se desejar, uma Observação sobre ele. É importante destacar que ao modificar o Tipo do Processo, o Assunto do Processo será prontamente ajustado para se adequar ao Tipo do Processo informado.

Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida para todas as páginas que a apresentem.

Após realizar as alterações desejadas, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será disponibilizada pelo sistema:

Figura 7: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

A página acima permite o acesso aos documentos previamente inseridos no processo, bem como a inserção de um novo documento, conforme desejado.

Para realizar a inserção de um novo documento informe, primeiramente, se deseja Informar Novo Documento ou Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema. É interessante destacar que o formulário de inserção de documentos será apresentado com campos diferentes de acordo com a opção selecionada. Para exemplificar, optaremos por Informar Novo Documento.

Após selecionar a opção desejada no campo Opções de Documentos, informe os seguintes dados do documento a ser inserido ao processo: Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis; Observações referentes ao documento, se desejar; e Forma do Documento, isto é, como ele será inserido no sistema, dentre as opções Escrever Documento e Anexar Documento Digital. Cabe destacar que a página será exibida de forma diferente, de acordo com a Forma do Documento selecionada. Cada opção será explicada abaixo, neste mesmo manual.

Exemplificaremos selecionando o Tipo do Documento DECLARAÇÃO.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 8: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que se desejar inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Como exemplo, utilizaremos o texto Declaração da requisição de materiais referente à janeiro.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 9: Caixa de Diálogo da Seleção do Modelo do Documento

Clique em Cancelar caso desista da seleção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir, o modelo será automaticamente inserido na caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

Figura 10: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Código Identificador do documento;
  • Ano do documento;
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Unidade de Origem do documento. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou denominação ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Data do Documento: 26/01/2016;
  • Número de Folhas: 03;
  • Tipo de Conferência: CÓPIA SIMPLES;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, informe os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 11: Inserir Assinante

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 12: Inserir Assinante; Servidor Selecionado

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor deixará, então, de ser assinante do documento em questão. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser inserido no processo, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de Assinantes do Documento, presente na tela de inserção dos Documentos do Processo.

De volta à tela onde estão listados os Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s) para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:

Figura 13: Mensagem de Sucesso da Inserção do Documento; Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

Para excluir um documento previamente inserido, clique no ícone . A caixa de diálogo a seguir será exibida pelo sistema:

Figura 14: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento

Clique em Cancelar para desistir da remoção; para confirmá-la, clique em OK. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso a seguir será prontamente disponibilizada:

Figura 15: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento

Após realizar todas as alterações desejadas nos documentos inseridos no processo, clique em Continuar para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará, então, para a seguinte tela:

Figura 16: Dados do Interessado a Ser Inserido

Na tela acima, é possível visualizar os interessados previamente adicionados ao processo e, se desejado, adicionar um novo interessado.

Para inserir um novo interessado, é importante atentar, primeiramente, para o fato de que os interessados podem pertencer a diferentes categorias e que para cada uma delas, um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, informe a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credores do processo, isto é, são interessadas no processo a ser cadastrado;
  • Unidade: Unidade da Instituição;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor.

Após informar a Categoria desejada, preencha os campos que serão apresentados de acordo com a categoria selecionada. No caso da categoria Servidor, será necessário informar o nome do Servidor e seu E-mail de contato.

Exemplificaremos informando o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.br.

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 17: Mensagem de Sucesso da Inserção do Interessado; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A janela a seguir será prontamente disponibilizada:

Figura 18: Caixa de Diálogo da Remoção do Interessado

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

Figura 19: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

Após realizar todas as modificações desejadas nos interessados no processo, clique em Continuar para seguir para o próximo passo da operação. O sistema o direcionará para a página abaixo:

Figura 20: Movimentação Inicial do Processo; Despacho Informado

Na tela acima, é possível visualizar os despachos informados para o processo no momento do seu cadastro. Para isso, clique no ícone ao lado do despacho desejado. O despacho será prontamente exibido no seguinte formato:

Figura 21: Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique no ícone .

De volta à tela anterior, confira os dados da Movimentação Inicial do Processo e clique em Continuar para seguir com a alteração do processo. A seguinte tela será apresentada:

Figura 22: Dados Gerais do Processo

Confira os dados do processo e clique em Confirmar se desejar registrar no sistema as alterações realizadas. O sistema o direcionará para a página a seguir, que exibirá os Dados Gerais do Processo alterado, bem como a mensagem de sucesso da ação:

Figura 23: Mensagem de Sucesso da Alteração; Dados Gerais do Processo Alterado

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Adicionar Documentos a um Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Habilitados a Realizar o Cadastro de Processos Protocolados em sua Unidade de Lotação na Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite ao usuário anexar novos documentos a um processo existente em sua unidade ou em alguma das unidades/centros de custo vinculados a ela e já cadastrado no sistema da Instituição.

Para iniciar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Adicionar Documentos.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:

Figura 1: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • No campo Processos na Unidade, selecione a unidade onde o processo se encontra atualmente;
  • Número do Processo;
  • Número do Código de Barras do processo;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Nome do Interessado no processo;
  • Se desejar consultar apenas os Processos dependentes de autenticação de despacho, selecione esta opção.

Para exemplificar, utilizaremos Processos na Unidade: PROGESP - COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO SERVIDOR (11.65.04.05) e o Número do Processo: 23077.17920/2015-63.

Se desejar retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta opção será válida para todas as telas em que estiver presente.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida para todas as páginas em que for exibida.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos, clique em ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos; Documentos do Processo

Caso queira ocultar a lista de Documentos no Processo, clique em . A página prontamente voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo.

A partir da Lista de Processos encontrados, é possível visualizar os documentos inseridos ao processo, visualizar os dados gerais de um determinado documento, visualizar os detalhes do processo, visualizar as leituras realizadas para o processo por servidores da Instituição e/ou adicionar novos documentos ao processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que for exibida.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será prontamente disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Detalhes do Documento

Para sair da tela, clique em . Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento, clique em seu número. Esta ação será explicada a seguir, neste mesmo manual.

Caso deseje imprimir o comprovante do documento, clique em . O comprovante passará a ser exibido da seguinte forma:

Figura 5: Comprovante do Documento

Se desejar voltar ao menu inicial do módulo, clique no link .

Caso queira retornar à página anterior, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Visualizar Processo Detalhado

Caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for disponibilizada.

Para exemplificar, clicaremos no número .

Os Dados Gerais do Processo serão apresentados no formato a seguir:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes na página acima serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Leituras do Processo

Se desejar visualizar as leituras realizadas anteriormente por servidores da Instituição em um determinado processo, clique no ícone . A seguinte tela será prontamente disponibilizada:

Figura 7: Leituras do Processo

Anexar Documentos

Clique no ícone ao lado de um determinado processo para adicionar um documento a ele. O sistema exibirá a seguinte página:

Figura 8: Dados Gerais do Processo; Adição de Documentos

Primeiramente, caso queira retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser adicionado:

  • No campo Opções de Documentos, selecione se deseja Informar Novo Documento ou Consultar Documentos Existentes no sistema;
  • Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
  • Observações referentes ao documento, se desejar;
  • Forma do Documento, ou seja, selecione se deseja Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

Exemplificaremos com as Opções de Documentos: Informar Novo Documento e o Tipo do Documento: SOLICITAÇÃO.

Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 9: Dados Gerais do Processo; Adição de Documentos - Escrever Documento; Documentos Já Adicionados no Processo; Novos Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, insira o texto do documento a ser adicionado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que se desejar inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Como exemplo, utilizaremos o texto Solicito a revisão do orçamento referente ao período de 2015.2.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 10: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo de Documento;

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido no espaço dedicado ao texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, a tela será exibida da seguinte forma:

Figura 11: Dados Gerais do Processo; Adição de Documentos; Documentos Já Adicionados no Processo; Novos Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Código Identificador do documento;
  • Ano de emissão do documento;
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Unidade de Origem do documento na Instituição. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou denominação ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Data do Documento: 20/01/2016;
  • Número de Folhas: 5;
  • Unidade de Origem: 11.00 - UFRN (11.00);
  • Tipo de Conferência: CÓPIA SIMPLES;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 12: Inserir Assinante

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 13: Inserir Assinante; Servidor Selecionado

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor em questão será prontamente removido da listagem de servidores assinantes. Esta ação será válida sempre que presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser inserido no processo, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de Assinantes do Documento, presente na tela de inserção dos dados do documento que será inserido.

De volta à tela de inserção de documentos no processo, após informar os dados desejados, clique em Adicionar Documento para prosseguir com a operação. A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 14: Dados Gerais do Processo; Adição de Documentos; Documentos Já Adicionados no Processo; Novos Documentos Inseridos no Processo

Se desejar adicionar um novo documento, repita a operação.

Caso deseje remover um documento recém-inserido, clique no ícone ao seu lado. A caixa de diálogo abaixo será apresentada:

Figura 15: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar a remoção do documento inserido, a mensagem de sucesso a seguir será apresentada no topo da página:

Figura 16: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento

Retornado mais uma vez à tela anterior, após inserir todos os documentos desejados, clique em Finalizar para dar continuidade à operação. A mensagem de sucesso da inserção dos documentos será exibida pelo sistema da seguinte forma:

Figura 17: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/11 01:44

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Alterar Responsável por Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários Responsáveis por Receber e/ou Enviar Processos
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário altere os responsáveis por um determinado processo cadastrado no sistema da Instituição, tirando-o da responsabilidade do usuário que realizou seu envio da unidade em que se encontrava anteriormente e passando-o para a responsabilidade de um usuário lotado em sua unidade de destino.

Para iniciar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Alterar Responsável.

A seguinte tela será exibida pelo sistema, com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:

Figura 1: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico cujo responsável deseja alterar, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • No campo Processos na Unidade, selecione o nome da unidade onde o processo desejado se encontra;
  • Número do Processo cujo responsável deseja alterar;
  • Número do Código de Barras do processo desejado;
  • Assunto Detalhado do processo cujo responsável deverá ser alterado.
  • Nome do Interessado no processo.
  • Caso queira consultar Processos dependentes de autenticação de despacho, selecione esta opção.

Exemplificaremos informando o Número do Processo: 23077.53090/2014-57.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta ação será válida para todas as telas em que estiver presente.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos encontrados, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos; Documentos do Processo

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em .

A partir da Lista de Processos, é possível visualizar um documento na íntegra, visualizar os dados de um determinado documento, conferir os detalhes do processo, ter acesso às leituras realizadas para o processo e/ou alterar os responsáveis pelo processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que for exibida. Exemplificaremos com o documento do tipo MEMORANDO.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes um determinado documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Utilizaremos novamente como exemplo o documento MEMORANDO.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Documento

Para sair dessa tela e retornar à página anterior, clique em . Este botão será válido sempre que exibido.

Se desejar visualizar os dados do processo associado ao documento em questão, clique em seu número. Esta ação será explicada mais a frente, neste mesmo manual.

Caso queira imprimir o comprovante do documento, clique em . O sistema direcionará para a seguinte tela:

Figura 5: Documento

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique no link .

Caso queira finalizar a exibição do comprovante, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Visualizar Processo Detalhado

Na Lista de Processos encontrados, caso queira visualizar os dados gerais de um dos processos listados, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Exemplificaremos clicando no processo .

A seguinte tela será gerada pelo sistema:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes nessa página serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Leituras do Processo

Caso deseje visualizar as leituras realizadas anteriormente para um dos processos listados, clique no ícone . A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 7: Leituras do Processo

Alterar Responsável pelo Processo

Se desejar realizar a alteração dos responsáveis de um determinado processo, selecione-o clicando na caixa de seleção exibida do lado esquerdo do seu número e clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 8: Processos Selecionados para Recebimento

Primeiramente, clique em Voltar se desejar retornar à tela anterior. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Caso queira remover o processo da lista de processos cujo responsável será alterado, clique no ícone ao seu lado. A seguinte caixa de diálogo será apresentada:

Figura 9: Caixa de Diálogo da Remoção do Processo

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem a seguir será disponibilizada no topo da página:

Figura 10: Mensagem de Sucesso da Remoção do Processo

De volta a tela com os Processos Selecionados para Recebimento, para adicionar um novo responsável pelo processo, clique no ícone . A página abaixo será exibida pelo sistema, onde será possível selecionar os novos responsáveis pelo processo:

Figura 11: Escolha os Usuários Responsáveis pelo Processo na sua Unidade

Se preferir, utilize o esquema das letras localizado no topo da página para selecionar a primeira letra do nome do responsável.

Na página acima, selecione o usuário que deverá ser adicionado como responsável pelo processo clicando na caixa de seleção exibida do lado esquerdo do seu nome. Em seguida, clique em Adicionar para prosseguir com a operação.

A página será prontamente atualizada e passará a exibir a mensagem de sucesso da inserção do novo responsável, no seguinte formato:

Figura 12: Mensagem de Sucesso da Inserção do Responsável; Processos Selecionados para Recebimento

Para adicionar mais responsáveis pelo processo, repita a operação.

Caso queira remover um responsável previamente adicionado, clique no ícone ao seu lado. A caixa de diálogo abaixo será prontamente apresentada:

Figura 13: Caixa de Diálogo da Remoção do Responsável

Caso desista da remoção, clique em Cancelar; para confirmá-la, clique em OK. Ao optar por confirmar a exclusão do responsável, a seguinte mensagem será disponibilizada no topo da página:

Figura 14: Mensagem de Sucesso da Remoção do Responsável

De volta à página anterior, após inserir e/ou remover todos os responsáveis desejados, clique em Confirmar Alterações para finalizar a operação. O sistema exibirá a mensagem a seguir, confirmando todas as alterações realizadas aos responsáveis pelo processo:

Figura 15: Mensagem de Sucesso da Alteração do Responsável

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/10 01:50

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Autuar Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores da Instituição Habilitados a Realizar o Cadastro de Processos ou Documentos
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite realizar a autuação de um processo cadastrado no sistema da Instituição. Autuar um processo consiste em receber documentos que envolvam uma decisão administrativa, transformando-o em um processo e permitindo que ele passe a ter curso próprio.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Autuar Processo.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Documentos que serão transformados em processo e a lista de Documentos Encontrados já cadastrados no sistema da Instituição:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Para realizar a busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Número de Protocolo do documento que deseja consultar;
  • Número do Código de Barras do documento;
  • Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;
  • Número Identificador do documento;
  • Número original do documento, isto é, seu número de cadastro;
  • Ano do Documento, ou seja, ano no qual ele foi emitido;
  • Assunto Detalhado do documento que deseja autuar;
  • Tipo do Documento, dentre as opções listadas;
  • Unidade de Origem do documento, caso ele tenha sido emitido pela Instituição;
  • Órgão Externo de Origem do referido documento, caso ele não tenha sido emitido pela Instituição;
  • Período do Documento, ou seja, data inicial e data final do período no qual a data de vigência do documento está inserida;
  • Período do Cadastro, isto é, data inicial e data final do período no qual a data de cadastro do documento está inserida;
  • Situação do documento, dentre as opções disponibilizadas;
  • Observação cadastrada anteriormente para o documento;
  • Nome do Assinante do Documento;
  • Se desejar buscar por todos os documentos cadastrados por sua unidade de lotação, selecione a opção Todos os Documentos.

Referente aos Dados dos Interessados no documento que será autuado, informe os seguintes critérios:

  • Nome completo do Interessado no documento;
  • Tipo do Interessado, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
  • Nome do Interessado.

No que diz respeito aos Dados da Última Movimentação do documento, os filtros disponibilizados pelo sistema são:

  • Unidade de Origem do documento, ou seja, unidade da qual ele saiu em sua última movimentação;
  • Órgão Externo de Origem do documento, caso ele tenha sido enviado por um órgão não pertencente à Instituição;
  • Período do Envio do documento, ou seja, data inicial e data final do período no qual a data de envio do documento para uma unidade diferente da sua origem está inserida;
  • Período do Recebimento do documento em sua unidade de destino.

Por fim, selecione se deseja visualizar os resultados da busca em Formato de Impressão ou não.

Cabe destacar que nos campos Unidade de Origem, Órgão Externo de Origem e Interessado, ao inserir os primeiros caracteres da informação desejada, o sistema fornecerá uma listagem com as possíveis opções para preenchimento. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Já nos campos Período do Documento, Período do Cadastro, Período do Envio e Período do Recebimento, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Exemplificaremos utilizando o número do Protocolo: 23088.000016/2016-17.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta opção será válida sempre que estiver presente.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Buscar para realizar a consulta. A lista de Documentos Encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.

A partir da lista de Documentos Encontrados, é possível visualizar o documento na íntegra, visualizar os detalhes de um determinado documento, visualizar as leituras realizadas para o documento e autuar um documento desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Na lista de Documentos Encontrados, se desejar visualizar o documento na íntegra, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que for exibida.

A tela abaixo será apresentada pelo sistema:

Figura 2: Visualizar Documento

Exibir Detalhes do Documento

Caso queira visualizar os dados gerais de um determinado documento, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Para exemplificar, clicaremos no número .

A seguinte tela será apresentada:

Figura 3: Documento

Para fechar essa tela e retornar à página anterior, clique em . Esta ação será válida sempre que for disponibilizada.

Visualizar Leituras do Documento

Caso deseje visualizar as leituras realizadas anteriormente para um determinado documento, clique no número de leituras realizadas ou no ícone ao lado do documento.

A seguinte tela será prontamente disponibilizada:

Figura 4: Leituras do Documento

Autuar Documento

A partir da lista de Documentos Encontrados, clique no ícone para selecionar o documento que deseja autuar. O sistema exibirá a página a seguir:

Figura 5: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo

Primeiramente, se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida para todas as telas em que for exibida.

Na página acima, preencha os Dados Gerais do Processo a ser autuado a partir do documento selecionado. Para isso, informe o Assunto do Processo; o Assunto Detalhado do processo; e uma Observação sobre o processo, se desejado.

Cabe destacar que ao inserir as primeiras letras do Assunto do Processo, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Como exemplo, utilizaremos o Assunto do Processo: 042.911 - REQUISIÇÃO.

Para dar prosseguimento à ação, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página abaixo:

Figura 6: Documentos Inseridos no Processo

Na página acima, o sistema exibirá o documento selecionado anteriormente como já inserido no processo que será criado.

Se desejar inserir novos documentos ao processo que será gerado, siga as orientações descritas no manual Cadastrar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para prosseguir com a operação. O sistema prontamente exibirá a página abaixo:

Figura 7: Dados do Interessado a Ser Inserido

Na tela acima, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE ou o nome do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credores do processo, isto é, são interessadas no processo a ser cadastrado;
  • Unidade: Unidade da Instituição;
  • Outros: Categoria destinada ao público Externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Em todos os casos, o E-mail do interessado deve ser informado.

Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor; o Servidor: NOME DO SERVIDOR (000000); e o E-mail: email@email.com.br.

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 8: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A seguinte janela será disponibilizada:

Figura 9: Caixa de Diálogo da Remoção do Interessado

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a mensagem de sucesso abaixo será exibida no topo da página:

Figura 10: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

Após inserir todos os interessados no processo, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 11: Movimentação Inicial do Processo

Na página acima, insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser autuado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. É importante ressaltar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Após inserir a Unidade de Destino, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso escolha informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:

  • Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
  • Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
  • Indique se o despacho será Público ou não;
  • Indique se deseja Notificar por E-mail os interessados do processo ou não;
  • Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
  • Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o dentre os arquivos presentes em seu computador.

Utilizaremos como exemplo os seguintes dados:

  • Outra Unidade: 11.00 - UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE (11.00);
  • Informar Despacho: Sim;
  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (000000);
  • Público: Sim;
  • Notificar por E-mail: Não;
  • Forma do Despacho: Informar Despacho;
  • Despacho: Despacho referente a requisição de serviço.

Após inserir os dados necessários, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:

Figura 12: Pré-Visualização do Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em , na parte superior esquerda da tela.

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em .

De volta à página anterior, onde serão inseridos os dados da Movimentação Inicial do Processo, clique em Continuar, após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Figura 13: Dados Gerais do Processo

Na página acima, confira todos os dados do processo a ser cadastrado e, se estiver certo da operação, clique em Confirmar para conclui-la. A página abaixo será apresentada, juntamente com a mensagem de sucesso da autuação do processo:

Figura 14: Mensagem de Sucesso do Cadastro; Dados Gerais do Processo

Caso deseje cadastrar um novo processo no sistema da Instituição, clique em . Esta ação será explicada em detalhes no manual Cadastrar Processo, listado em Manuais Relacionados.

Se desejar imprimir a capa do processo, clique em . A janela a seguir será, então, exibida:

Figura 15: Capa do Processo

Caso queira retornar à página inicial do módulo, clique no link .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir a capa do processo, clique em .

De volta à tela com os Dados Gerais do Processo, caso deseje imprimir a guia de movimentação do processo em formato econômico, clique em . A guia será exibida na seguinte formatação:

Figura 16: Guia de Movimentação - Formato Econômico

Para imprimir a guia de movimentação, clique em .

Retornando mais uma vez à página dos Dados Gerais do Processo, se desejar imprimir a guia de movimentação em formato normal, clique em . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 17: Guia de Movimentação - Formato Normal

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link , na parte superior esquerda da guia.

Para imprimir a guia, clique no link .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 22:29

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Cadastrar Despacho Eletrônico de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Administradores de Protocolo na Instituição
Perfil Servidor
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade possibilita o cadastro e alteração de despachos eletrônicos em processos. Um despacho eletrônico é uma decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação, podendo ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, de acesso público ou não. É importante destacar que é possível registrar um despacho eletrônico nas movimentações de processos que estão na unidade de lotação do usuário e que serão enviados para outra unidade da Instituição.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despacho.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:

Figura 1: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes parâmetros:

  • Em Processos na Unidade, selecione o nome da unidade acadêmica que deseja consultar;
  • Número do Processo do despacho eletrônico;
  • Número do Código de Barras do processo que pretende acessar;
  • Assunto Detalhado do processo em questão;
  • Nome do Interessado no processo eletrônico;
  • Assinale a opção Processos dependentes de autenticação de despacho para que sejam apresentados apenas os processos pendentes de autenticação.

Exemplificaremos informando os Processos na Unidade: SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35) e o Número do Processo: 23088.000152/2016-31.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será gerada, posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta operação será equivalente para todas as telas que a incluírem.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será, prontamente, atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios utilizados na pesquisa.

Na Lista de Processos, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos inseridos, anteriormente, nele. A página passará a ser exposta da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos; Documentos do Processo

Para omitir a relação de Documentos do Processo, clique neste símbolo .

A partir da Lista de Processos é possível visualizar o documento, visualizar os dados do documento, visualizar os detalhes do processo eletrônico, visualizar as leituras realizadas nele, além de cadastrar e/ou editar despachos eletrônicos. Estas operações serão esclarecidas, em detalhes, nos tópicos que se seguem.

Visualizar Documento

Para visualizar, na íntegra, um documento presente no processo, clique no ícone . Esta opção será válida sempre que for disponibilizada.

Será aberta uma nova janela similar a esta:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes as informações de um determinado documento listado, clique no símbolo . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será fornecida pelo sistema:

Figura 4: Visualizar Dados do Documento

Para encerrar a visualização da pagina acima e retornar à página anterior, clique em . Esta ação é a mesma para todas as vezes que for exposta.

É permissível ver alguns dos dados pessoais clicando no . Faça isto e o sistema fornecerá, imediatamente, tais informações em uma nova janela.

Caso deseje ver os dados do processo relacionados ao documento em questão, clique no número referente àquele. Esta operação será explicitada logo após, neste mesmo manual.

Se quiser visualizar o documento em questão, clique em . A página que surgirá será semelhante a apresentada no tópico Visualizar Documento, esclarecido há pouco neste manual.

Visualizar Processo Detalhado

Caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número, disponível na cor azul, ou neste ícone , ao lado do mesmo. Esta função será similar sempre que apresentada.

Para exemplificar, clicaremos no link . Uma tela idêntica a esta será gerada:

Figura 5: Dados Gerais do Processo

As operações presentes nesta página serão explicadas, passo a passo, no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Leituras no Processo

Se desejar visualizar as leituras realizadas no processo, anteriormente, clique no símbolo . A tela a seguir será disponibilizada:

Figura 6: Visualizar Leituras Feitas no Processo

Cadastrar Despacho Eletrônico

Clique no ícone para cadastrar um novo despacho eletrônico para um processo listado. O sistema explanará uma página de formato semelhante a este:

Figura 7: Dados Gerais do Processo; Dados Gerais do Despacho

Nesta tela, selecione os seguintes dados do despacho:

  • Tipo do Despacho a ser cadastrado, dentre as opções listadas;
  • Parecer do despacho, entre Favorável ou Desfavorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho eletrônico na instituição;
  • Se o despacho é Público ou não;
  • A caixa de seleção Notificar por E-mail, caso almeje comunicar sobre o despacho eletrônico aos interessados no processo;
  • Forma do Despacho que deseja utilizar. Optando pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser digitado. Sobre a possibilidade de Anexar Arquivo, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador;
  • Despacho eletrônico, seja ele digitado ou anexado.

Exemplificaremos com os seguintes dados:

  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000);
  • Público: Não;
  • Notificar por E-mail: Não;
  • Forma do Despacho: Informar Despacho;
  • Despacho: Informações sobre o despacho;
  • Arquivo: Documento.pdf.

Clique em Pré-Visualizar caso deseje visualizar o despacho antes que ele seja cadastrado. O Despacho Favorável será exposto no seguinte formato:

Figura 8: Relatório do Despacho Favorável

Se desejar voltar ao menu inicial do módulo, clique em .

Clique em Voltar para retornar à tela anterior.

Para efetuar a impressão do documento, clique sobre .

Retornando à tela com os Dados Gerais do Documento, clique em Cadastrar para confirmar o cadastro do despacho. Será explanada a seguinte tela, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:

Figura 9: Mensagem de Sucesso do Cadastramento do Despacho; Resumo do Despacho

Se desejar cadastrar um novo despacho, clique em e repita esta operação.

Clique em caso deseje autenticar o despacho cadastrado. Esta ação está detalhada no manual Autenticar Despacho Eletrônico, listado em Manuais Relacionados.

Para registrar a saída de um processo da unidade universitário onde ele se encontra, clique em . Esta operação será explicada, minuciosamente, no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, também disponível no tópico de Manuais Relacionados.

Editar Despacho Eletrônico

Caso deseje editar um despacho previamente cadastrado, clique no ícone . Uma página idêntica a esta surgirá:

Figura 10: Despachos do Processo

Clicando neste ícone o despacho será exibido em formato de relatório, conforme já demonstrado, precedentemente, neste mesmo manual.

Clique no ícone para alterar os dados do despacho. O sistema o direcionará para a tela Dados Gerais do Despacho:

Figura 11: Dados Gerais do Processo; Alterar - Dados Gerais do Despacho

Nesta etapa da operação, os campos estarão previamente preenchidos com os dados do cadastro, porém habilitados para alteração. Como exemplo, alteraremos o Despacho para Despacho eletrônico referente ao pagamento dos novos materiais para o laboratório.

Para realizar o download do arquivo em anexo, clique no ícone . O sistema exibirá uma janela para confirmar a solicitação. Veja:

Figura 12: Caixa de Diálogo de Download do Arquivo

Escolha o programa do computador para ter acesso ao documento através da opção Abrir com o, ou selecione para Download.

Clique em Ok para confirmar ou caso desista da ação clique em Cancelar.

Caso queira remover o arquivo em anexo, clique no ícone e, a partir disto, a janela de confirmação a seguir será exposta:

Figura 13: Caixa de Diálogo de Remoção do Arquivo

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será disponibilizada no topo da página:

Figura 14: Mensagem de Sucesso de Remoção do Arquivo

De volta a página com os Dados Gerais do Processo, após definir os dados requeridos, clique em Alterar para confirmar as modificações realizadas. O sistema gerará a seguinte tela, em companhia da mensagem de sucesso da ação:

Figura 15: Mensagem de Sucesso das Alterações no Despacho Eletrônico; Resumo do Despacho

Consulte os manuais relacionados listados no final desta página para verificar o procedimento a ser tomado para as funções que são disponibilizadas a partir desta tela, conforme orientações dadas no tópico anterior.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 22:29

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Definir Localização Física de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Habilitados a Realizar o Cadastro de Processos na Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite definir uma nova localização física para um processo que está na unidade, onde está lotado, descrevendo detalhadamente, onde ele está armazenado, com o nome do prédio, o andar, a sala, a estante, etc.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Ocorrência → Definir Localização Física.

O sistema exibirá o campo de Consulta de Processos e a Lista de Processos que estão na unidade onde o servidor está lotado, conforme a seguir:

Figura 1: Consulta de Processos; Lista de Processos

Se desejar realizar a busca por um processo específico, informe:

  • No campo Processos na Unidade, selecione a unidade na qual os processos estão localizados;
  • Número do Processo que deseja buscar;
  • Número do Código de Barras do processo;
  • Assunto Detalhado no processo em questão;
  • Interessado no processo, isto é, aqueles que estão a par do processo;
  • Assinale a opção Processos Dependentes de Autenticação de Despachos, para que, na lista, sejam exibidos apenas os processos que necessitam de autenticação.

Vale ressaltar que o campo Processos na Unidade virá, automaticamente, preenchido pelo sistema com a unidade onde o usuário está lotado, e a Lista de Processos, apresentará os processos armazenados nessa mesma unidade.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida, posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas que estiver presente.

Para retornar ao módulo principal, clique em . Esta operação será válida para todas as telas que for apresentada.

Após informar os dados desejados, clique em Consultar para prosseguir com a busca. A página será, então, atualizada, e o sistema exibirá, na Lista de Processos, apenas os processos que atendem aos critérios de busca informados.

Na Lista de Processos, clique no número do processo ou no ícone , ao lado do processo desejado para visualização dos seus detalhes. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha. Exemplificaremos com o Processo: e, com base nisto, a página com os Dados Gerais do Processo, será disponibilizada no seguinte formato:

Figura 2: Dados Gerais do Processo

Para fechar esta página e retornar à tela anterior, clique em . Esta função será similar sempre que for mostrada pelo sistema.

Todas as operações existentes nesta janela, serão melhor esclarecidas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste manual.

De volta à tela Consulta de Processos, clique neste ícone para visualizar as leituras realizadas no processo. O sistema abrirá a seguinte página:

Figura 3: Processo

Ainda na página Consulta de Processos, clique no ícone para selecionar o processo, cuja localidade física deseja definir. Uma tela semelhante a esta, será exposta na seguinte configuração:

Figura 4: Dados Gerais do Processo

Aqui, informe a Localização Física do processo selecionado. É importante salientar que o próprio sistema sugere que a localização física seja indicada no seguinte formato: Prédio | Andar | Sala | Corredor | Estante | Prateleira | Caixa.

Exemplificaremos com a Localização Física: DAP | 01 | 101 | 02 | 07 | 06 | 13, a qual indica que o processo está no prédio do DAP, no primeiro andar, na sala de número 101, no corredor 02, na estante 07, na prateleira 06 e na caixa 13.

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar.

Para prosseguir com a confirmação da localização do processo, clique em Confirmar. A mensagem de sucesso a seguir, será apresentada no topo da página:

Figura 5: Mensagem de Sucesso da Operação

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 22:29

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Cadastrar o Fluxo do Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Gestores de Protocolo na Instituição
Perfil Gestor Fluxo Processo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade tem como objetivo cadastrar o fluxo padrão que deve ser seguido por um determinado tipo ou assunto de processo da Instituição.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Fluxo do Processo → Cadastrar o Fluxo do Processo.

Será exibida a seguinte tela:

Figura 1: Dados do Processo

Selecione o Tipo de Processo para o qual será informado o fluxo. Para melhor compreensão, o Tipo de Processo: ABONO DE FALTAS, nos servirá de exemplo.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela exibida, subsequentemente, pelo sistema. Esta ação é válida para todas as telas que estiver presente.

Para retornar ao módulo principal, clique em . Esta opção é válida sempre que for disponibilizada.

Informado o Tipo do Processo que deseja cadastrar, clique em Continuar. Será exposta uma tela similar a esta:

Figura 2: Cadastrar Fluxo do Processo

Caso queira desistir da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida. Essa ação será a mesma em todas as telas em que estiver disponível.

Clique em Voltar, para retornar à página anterior. Esta opção será a mesma em todas as telas que for exibida.

Nesta tela, informe os seguintes dados:

  • Unidade acadêmica, onde o processo está localizado.
  • Tempo Médio, em dias, que o processo ficará na unidade informada;
  • Prazo Máximo, em dias, que o processo permanecerá na unidade indicada;
  • Atividades desenvolvidas no processo;
  • Produto Final referente ao processo.

Exemplificaremos com a Unidade: CENTRO DE CIÊNCIAS EXATAS E TERRA (12.00), o Tempo Médio: 2 e o Prazo Máximo: 4.

Para prosseguir com o cadastramento, clique em Cadastrar e, a partir disto, o sistema gerará uma mensagem de sucesso do cadastro do fluxo, juntamente com a lista de Fluxo do Processo cadastrado. Note:

Figura 3: Mensagem de Sucesso do Cadastro do Fluxo; Fluxo do Processo

Clique no ícone , para subir um fluxo na lista, ou clique neste símbolo , para descê-lo.

Caso queira alterar um dos fluxos cadastrados, clique no ícone . O sistema disponibilizará os dados do fluxo para edição, como mostrado abaixo:

Figura 4: Cadastrar Fluxo do Processo; Fluxo do Processo

Na tela acima, modifique as informações que desejar. Os campos apresentados aqui, já foram explicados, anteriormente, neste mesmo manual.

Note que alteramos o Tempo Médio para 5 dias. Para prosseguir com a mudança de informação no campo, clique em Alterar. Posterior a esta ação, o sistema exibirá a mensagem mostrada abaixo, indicando o sucesso da operação:

Figura 5: Mensagem de Sucesso da Alteração no Fluxo do Processo

De volta a tela com a lista de Fluxo do Processo, se desejar remover um fluxo já cadastrado, clique no ícone , na lateral do fluxo que almeja excluir. A seguinte janela será exposta:

Figura 6: Caixa de Diálogo de Remoção do Fluxo do Processo

Clique em Cancelar, caso desista da remoção, ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, uma mensagem de sucesso será explanada no topo da tela, conforme a seguir:

Figura 7: Mensagem de Sucesso de Remoção do Fluxo do Processo

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Consultar o Fluxo do Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Gestores de Protocolo da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário consulte o fluxo ou tramitação padrão previamente inserida no sistema para os processos de um determinado assunto.

Para realizar a consulta, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Fluxo do Processo → Consultar o Fluxo do Processo.

A seguinte tela será apresentada pelo sistema:

Figura 1: Dados do Processo

Na tela acima, informe o Assunto do Processo cujo fluxo padrão deseja consultar. É importante destacar que após digitar as primeiras letras do assunto desejado, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Como exemplo, selecionaremos o Assunto do Processo: 026.13 - APOSENTADORIA.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada em resposta. Esta operação será válida para todas as telas que a apresente.

Para retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Esta opção será válida em todas as telas em que estiver presente.

Após inserir o assunto desejado, clique em Buscar para seguir com a operação. O Fluxo do Processo será listado como mostrado abaixo:

Figura 2: Dados do Processo; Dados do Fluxo do Processo; Fluxo do Processo

Caso queira alterar o fluxo de processo encontrado ou cadastrar um novo fluxo para outro assunto de processo, clique em Editar Fluxo. O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 3: Cadastrar Fluxo do Processo; Fluxo do Processo

As ações presentes na tela acima serão detalhadas no manual Cadastrar o Fluxo do Processo, listado em Manuais Relacionados, presente no final deste manual.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/11 01:44

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Registrar Dados do Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários Responsáveis pelo Protocolo na Unidade
Perfil Cadastro Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite ao usuário realizar o cadastro de informações de um processo, associando-as a uma etiqueta protocoladora emitida anteriormente para a reserva de uma numeração de protocolo.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Registrar Dados do Processo.

O sistema exibirá a lista de etiquetas protocoladas que poderão ser registradas:

Figura 1: Consultas de Etiquetas Protocoladas

Para realizar a busca de etiquetas protocoladas, preencha os seguintes campos de refinamento:

  • Número de Protocolo específico, que deve ser preenchido no formato adequado (Radical.Número/Ano-Dígitos);
  • Unidade de Origem da etiqueta, após digitar as três primeiras letras da unidade de origem o sistema oferecerá uma listagem com as possíveis unidades a serem escolhidas para o preenchimento;
  • Gerada entre: intervalo de datas em que o protocolo foi gerado. Utilize o ícone para selecionar a data em um calendário gerado;
  • Todos as Etiquetas Protocoladoras: ao marcar esta opção, os demais campos de refinamento de busca são automaticamente desmarcados.

Exemplificaremos com o Número de Protocolo 23088.163/2015-25.

Caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente.

Para prosseguir com a operação, clique em Buscar. A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, para selecionar a etiqueta desejada, clique no ícone . A página gerada pelo sistema será a seguinte.

Figura 2: Dados Gerais do Processo

Na tela acima, informe os seguintes dados:

  • O Tipo do Processo em que se trata;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Selecione a Natureza do Processo, entre as opções disponíveis;
  • Se achar pertinente insira uma Observação ao processo.

Como exemplo utilizamos o Tipo do Processo: AJUDA DE CUSTO, Assunto Detalhado: Auxílio financeiro para cobrir os gastos com pesquisas e a Natureza do Processo OSTENSIVO.

Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que presente neste manual.

Para dar prosseguimento a ação, clique em Continuar. A página fornecida será a seguinte:

Figura 3: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Na página acima, o sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo. É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes previamente cadastrados no sistema. Para exemplificar, optaremos por Informar Novo Documento.

Após informar a opção desejada no campo Opções de Documentos, insira os seguintes dados do documento a ser inserido ao processo para formalizá-lo:

  • Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Observações referentes ao documento;
  • Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

Exemplificaremos com o Tipo do Documento Declaração.

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 4: Documentos do processo; Documentos Inseridos no Processo

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Como exemplo, utilizaremos o texto Declaração referente a ajuda de custo.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 5: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

Figura 6: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo; Anexar Documento Digital

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Código Identificador do documento;
  • Ano do documento;
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Unidade de Origem do documento. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Data do Documento: 27/01/2016;
  • Número de Folhas: 02;
  • Unidade de Origem: 11.00 - UFRN (11.00);
  • Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 7: Inserir Assinante

Se desejar fechar a tela e retornar para a página anterior, clique em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 8: Inserir Assinante; Servidor Selecionado

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor será prontamente removido da lista de assinantes do documento. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.

De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s) para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:

Figura 9: Mensagem de Sucesso da Operação; Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.

As operações referentes ao documento inserido e presentes na tela acima serão divididas em tópicos apresentados abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Se desejar visualizar o documento na íntegra, clique no ícone . A seguinte janela será apresentada pelo sistema:

Figura 10: Visualizar Documento

Visualizar informações Gerais

Caso queira Visualizar Informações Gerais do documento, clique no ícone . Uma nova janela será então apresentada com os dados do documento, no seguinte formato:

Figura 11: Documento

Excluir Documento

Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será gerada para a confirmação da exclusão.

Figura 12: Caixa de Diálogo

Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

Figura 13: Documento Removido

Retornando a tela dos Documentos do processo, para prosseguir com a operação de registro, clique em Continuar. A página oferecida pelo sistema será a seguinte.

Figura 14: Dados do Interessado a Ser Inserido

Na tela acima, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo;
  • Unidade: Unidade da Instituição;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor.

Após informar a Categoria desejada, preencha os campos que serão apresentados de acordo com a categoria selecionada. No caso da categoria Servidor, será necessário informar o nome do Servidor e seu E-mail de contato.

Exemplificaremos informando o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.br.

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 15: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A seguinte janela será disponibilizada:

Figura 16: Caixa de Diálogo da Remoção do Interessado

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a seguinte de mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

Figura 17: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 18: Movimentação Inicial do Processo

Na página acima, insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso opte por informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:

  • Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
  • Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
  • Indique se o despacho será Público ou não;
  • Informe se deseja Notificar por E-mail os interessados do processo ou não;
  • Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
  • Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador.

Utilizaremos como exemplo os seguintes dados:

  • Outra Unidade: 10.89 - Instituto Cérebro;
  • Tempo Esperado na Unidade de Destino: 10;
  • Informar Despacho: Sim;
  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000);
  • Público: Sim;
  • Notificar por E-mail: Sim;
  • Forma do Despacho: Informar Despacho;
  • Despacho: Despacho referente a ajuda de custo;
  • Selecionar arquivo: Documento.pdf.

Após definir os dados, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:

Figura 19: Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em .

De volta à página anterior, onde são inseridos os dados da Movimentação Inicial do Processo, clique em Continuar após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Figura 20: Dados Gerais do Processo

Para finalizar a operação, clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Figura 21: Mensagem de Sucesso da Operação; Dados Gerais do Processo

Caso queira visualizar o despacho realizado no processo, clique no ícone . O sistema abrirá uma janela semelhante a exibida mais acima, em Pré-visualizar despacho.

Para registrar os dados de um novo processo, clique no link e repita toda a operação descrita neste manual.

Se desejar imprimir a capa do processo, clique em . Logo, aparecerá a tela para impressão.

Figura 22: Processo

Se desejar retornar a página inicial do módulo, clique em .

Caso queira fechar a tela, clique em Voltar.

Para imprimir a capa do processo, clique no ícone .

Retornando a página contendo os Dados Gerais do Processo, para imprimir a guia de movimentação em formato econômico, clique em . A guia será exibida da seguinte forma:

Figura 23: Guia de Movimentação Formato Econômico

Para realizar a impressão, clique no ícone .

De volta a tela página contendo os Dados Gerais do Processo, caso deseje imprimir a guia de movimentação em formato normal, clique no ícone . A página abaixo será gerada:

Figura 24: Guia de Movimentação Formato Normal

Se desejar retornar a página inicial do módulo, clique em .

Caso queira fechar a tela, clique em Voltar.

Para imprimir a capa do processo, clique no ícone .

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/10 01:50

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Alterar Encaminhamento de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Gestores de Protocolo da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite alterar o encaminhamento de um processo previamente cadastrado, isto é, alterar a unidade de destino de um processo que foi enviado de uma unidade para outra, porém ainda não teve seu recebimento registrado no sistema da Instituição.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento.

O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos Enviados e Ainda Não Recebidos

Na página acima, será exibida uma lista com os processos que foram enviados pela sua unidade de lotação, porém ainda não foram recebidos pela unidade de destino.

Caso deseje realizar uma busca por um processo específico, informe o Número do Processo ou o número do seu Código de Barras. Se preferir, selecione a opção Todos os Processos Enviados pela Unidade para visualizar todos os processos enviados e pendentes de recebimento.

Exemplificaremos com o Número do Processo: 23088.000015/2016-44.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que aparecerá, posteriormente. Esta opção será válida sempre que for apresentada.

Para retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Este link terá a mesma função em todas as páginas que estiver presente.

Ao clicar em Buscar, a lista com os Processos Enviados e Ainda Não Recebidos será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os resultados condizentes com os critérios preestabelecidos.

Na parte da tela com os Processos Enviados e Ainda Não Recebidos, clique neste ícone , ao lado do processo requerido, para visualizar os documentos adicionados, anteriormente, nele. A página adquirirá a seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Enviados e Ainda Não Recebidos; Documentos do Processo

Para ocultar a lista de Processos Enviados e Ainda Não Recebidos, clique em

Com base no rol dos Processos Enviados e Ainda Não Recebidos, será possível Visualizar Documento, Visualizar Dados do Documento, ter acesso ao Processo Detalhado e/ou Alterar Encaminhamento do processo selecionado. Tais ações serão especificadas nos itens a seguir.

Visualizar Documento

Se desejar consultar o documento do processo por completo, clique no ícone . Esta opção será a mesma sempre que surgir.

Uma nova janela será aberta em um formato semelhante a este:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Caso queira visualizar os pormenores de um documento específico, clique no símbolo . Esta função será válida para todas as telas que a contenha.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Dados do Documento

Para encerrar a visualização desta tela, clique em . Esta operação será válida sempre que disponibilizada pelo sistema.

Caso deseje saber a respeito das funcionalidades presentes nesta tela, acesse o manual Registrar Envio (Saída) de Processo, disponível na lista de Manuais Relacionados.

Visualizar Processo Detalhado

Clique no link do número do Processo, em azul, para visualizar seus dados concernentes. Para exemplificar, clicaremos em .

Os Dados Gerais do Processo serão apresentados. Segue a imagem que serve de espelho:

Figura 5: Dados Gerais do Processo

As operações existentes na tela acima serão explicadas, em detalhes, no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, no final deste manual.

Alterar Encaminhamento do Processo

Para alterar o encaminhamento do processo para uma determinada unidade da instituição, clique no ícone . A tela a seguir será, então, apresentada com os Dados Gerais do Processo e os campos para inserção das Informações para Alteração de Encaminhamento:

Figura 6: Dados Gerais do Processo; Informações para Alteração de Encaminhamento

Informe a Nova Unidade de Destino do processo na instituição. Cabe destacar que após digitar as primeiras letras do nome da Unidade de Destino, o sistema exibirá as opções relacionadas para escolha. Clique sobre a opção desejada para selecioná-la.

Exemplificaremos com a Unidade de Destino: UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE (11.00).

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar.

Após ter informado a Nova Unidade de Destino do processo, clique em Alterar para finalizar a operação. A seguinte caixa de diálogo será fornecida:

Figura 7: Caixa de Diálogo da Alteração do Encaminhamento do Processo

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por OK, a página a seguir será disponibilizada:

Figura 8: Mensagem de Sucesso de Alteração do Encaminhamento do Processo; Dados Gerais do Processo - Etapa Final

Para cadastrar um novo processo no sistema, clique em . Essa operação será explicada em detalhes no manual Cadastrar Processo, listado no tópico de Manuais Relacionados.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Cancelar Encaminhamento de Processos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Gestores de Protocolo da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo; Receber Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário cancele o encaminhamento dos processos enviados de sua unidade de lotação para outra unidade da Instituição ou órgão externo e que ainda não foram recebidos em seus destinos.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento.

A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a lista de Processos Enviados e Ainda não Recebidos na unidade ou órgão de destino:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos Enviados e Ainda não Recebidos

Para buscar por um processo específico, informe o Número do Processo desejado. Se desejar visualizar todos os processos enviados por sua unidade de lotação e ainda não recebidos no destino, selecione a opção Todos os Processos.

Exemplificaremos informando o Número do Processo: 23088.000019/2016-33.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta operação será válida sempre que for disponibilizada pelo sistema.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida subsequentemente. Esta opção será válida para todas as páginas que a contenha.

Após informar os dados desejados, clique em Buscar para realizar a consulta. A lista de Processos Enviados e Ainda Não Recebidos será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Processos Enviados e Ainda Não Recebidos, clique no ícone para visualizar a lista de Documentos do Processo, que será disponibilizada no seguinte formato:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Enviados e Ainda não Recebidos; Documentos do Processo

Para ocultar a lista de documentos, clique em .

Se desejar visualizar os dados gerais do processo enviado, clique no link referente ao seu número. Esta operação será válida sempre que for exibida. Para exemplificar, clicaremos em .

A seguinte tela será apresentada pelo sistema:

Figura 3: Dados Gerais do Processo

Para fechar essa tela e retornar à página anterior, clique em . Esta ação será válida sempre que for disponibilizada pelo sistema.

Na página acima, utilize as abas para visualizar informações específicas sobre o processo.

Se desejar visualizar as informações referentes a um documento inserido no processo, clique no ícone . Esta ação será válida sempre que estiver presente. Os dados serão apresentados em uma nova tela, conforme imagem a seguir:

Figura 4: Documento

Clique em para visualizar o comprovante do documento, que será exibido no seguinte formato:

Figura 5: Comprovante do Documento

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em , na parte superior esquerda do comprovante.

Para fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Se desejar imprimir a página, clique em

De volta à tela que contém os Dados Gerais do Processo, clique no ícone ao lado de um documento inserido no processo para visualizá-lo na íntegra. O documento será, então, disponibilizado:

Figura 6: Documento

Retornando, desta vez, à lista de Processos Enviados e Ainda Não Recebidos, exibida na página inicial da operação, clique no ícone para cancelar o encaminhamento do processo. A caixa de diálogo abaixo será apresentada pelo sistema, solicitando a confirmação da operação:

Figura 7: Caixa de Diálogo do Cancelamento do Encaminhamento do Processo

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será disponibilizada no topo da página:

Figura 8: Mensagem de Sucesso do Cancelamento do Encaminhamento

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/11 01:44

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Registrar Envio (Saída) de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários que Possuem Permissão de Envio de Processos Para Outra Unidade ou Órgão Externo à Instituição
Perfil Enviar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o registro eletrônico do envio de processos atualmente encontrados em sua unidade de lotação para outra unidade da Instituição ou para órgãos externos, conforme desejado. É importante destacar que para realizar o envio de processos para órgãos externos, a unidade de lotação do usuário deve estar parametrizada para tal.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída).

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados em sua unidade de lotação:

Figura 1: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • No campo Processos na Unidade, selecione a unidade da Instituição na qual o processo que deseja enviar se encontra;
  • Número do Processo que deseja enviar para outra unidade ou órgão externo;
  • Número do Código de Barras do processo desejado;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Nome do Interessado no processo;
  • Defina se deseja incluir na consulta os Processos dependentes de autenticação de despacho ou não.

Exemplificaremos com Processos na Unidade: SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35) e o Número do Processo: 23088.000036/2016-59.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta ação será válida para todas as telas em que estiver presente.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para prosseguir com a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos encontrados, clique em ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em .

A partir da página acima, é possível visualizar um documento inserido no processo, visualizar os dados gerais de um determinado documento, visualizar os detalhes do processo, visualizar as leituras realizadas para o processo e/ou registrar o envio de processos para outras unidades da Instituição ou órgãos externos, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que for exibida.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Documento

Para sair dessa tela e retornar à página anterior, clique em . Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Se desejar imprimir o comprovante do documento, clique em . O sistema o direcionará para a página abaixo:

Figura 5: Comprovante do Documento

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link , na parte superior esquerda do comprovante.

Se desejar sair dessa tela, clique em Fechar.

Para imprimir comprovante, clique no ícone .

Visualizar Processo Detalhado

Na Lista de Processos encontrados, caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Exemplificaremos clicando em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Os Dados Gerais do Processo serão apresentados no seguinte formato:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes na página acima serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Leituras

Caso deseje visualizar as leituras realizadas anteriormente para o processo, clique no ícone ao lado do processo desejado. A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 7: Leituras do Processo

Registrar Envio de Processos

Para registrar o envio de um ou mais processos para outra unidade da Instituição ou para um órgão externo, selecione os processos que deseja enviar clicando na caixa de seleção exibida ao lado esquerdo do seu número de protocolo. Em seguida, clique em Continuar.

O sistema o direcionará para a seguinte tela, que contém a lista de Processos Selecionados para Envio e os campos para inserção dos Dados do Envio do processo:

Figura 8: Processos Selecionados para Envio; Dados do Envio

Primeiramente, clique em Voltar para retornar à tela anterior. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Se desejar cadastrar um novo despacho eletrônico para o processo que será enviado, clique no ícone e siga as orientações descritas no manual Cadastrar Despacho de Processos listado em Manuais Relacionados.

Caso queira visualizar um despacho já cadastrado para o processo, clique no ícone ao seu lado. O despacho será exibido no seguinte formato:

Figura 9: Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em , no topo da página.

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em .

De volta à página com os Processos Selecionados para Envio, se deseja remover um determinado processo da lista de processos a serem enviados para outra unidade, clique no ícone ao seu lado. A caixa de diálogo a seguir será fornecida, solicitando a confirmação da ação:

Figura 10: Caixa de Diálogo da Remoção do Processo

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Figura 11: Mensagem de Sucesso da Remoção do Processo

Retornando mais uma vez à página que contém os Processos Selecionados para Envio, insira os seguintes dados referentes ao envio do processo: inicialmente, informe o Tipo de Unidade para a qual o processo será enviado, dentre as opções Setor Interno ou Órgão Externo. Cabe destacar que os demais campos exibidos pelo sistema irão variar de acordo com o Tipo de Unidade selecionada.

Para exemplificar, selecionaremos o Tipo de Unidade: Setor Interno.

Em seguida, informe a Unidade de Destino do processo digitando o código ou o nome da unidade desejada ou selecionando a opção desejada no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema. Posteriormente, insira a quantidade de dias referente ao Tempo de Permanência do processo na unidade de destino e, se desejar, acrescente Observações sobre o envio.

Exemplificaremos utilizando a Unidade de Destino: 11.00.05 - INSTITUTO METROPOLE DIGITAL (11.00.05).

Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte página será prontamente exibida, contendo a mensagem de sucesso do envio e as informações sobre o processo enviado :

Figura 12: Mensagem de Sucesso do Envio do Processo; Informações sobre o Envio; Processo(s) Enviados(s)

Primeiramente, caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em e repita a operação descrita neste manual.

A partir da página acima, é possível imprimir as diferentes guias de movimentação disponibilizadas para o processo.

Se desejar visualizar a guia da movimentação no formato econômico, seja para a movimentação atual ou para todas as movimentações realizadas no dia, clique em ou , respectivamente. Para ambos os casos a guia de movimentação será disponibilizada conforme imagem a seguir:

Figura 13: Guia de Movimentação - Econômica

Para imprimir a guia, clique em .

Retornando à tela anterior, que contém as Informações sobre o Envio do processo, caso queira visualizar a guia de movimentação em formato normal, tanto para todas as movimentações do dia quanto para a mais atual, clique em ou , respectivamente. A guia de movimentação será apresentada no seguinte formato:

Figura 14: Guia de Movimentação - Normal

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir a guia, clique em .

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Registrar Recebimento de Processos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Responsáveis pelo Recebimento de Processos na Instituição
Perfil Receber Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade possibilita registrar o recebimento, no sistema da Instituição, de processos enviados para a sua unidade de lotação.

Para iniciar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Registrar Recebimento.

O sistema exibirá a tela com os campos para a Consulta de Processos e a lista de Processos Pendentes de Recebimento, conforme imagem a seguir:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos Pendentes de Recebimento

Na tela acima, para buscar por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Unidade acadêmica que receberá o processo;
  • Número do Processo pendente de recebimento;
  • Número do Código de Barras do processo eletrônico que será recebido no sistema;
  • Tipo do Processo a ser recebido, dentre as opções apresentadas;
  • Número Original do Processo que está pendente de recebimento;
  • Assunto Detalhado do processo eletrônico;
  • Nome do Interessado no processo que deseja adquirir;
  • Selecione a opção Apenas processos que estão bloqueando a unidade para listar apenas os processos que, por estarem pendentes de recebimento, estão impedindo a realização de alguma atividade da unidade.

Exemplificaremos com a Unidade: PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS (11.65) e o Tipo do Processo: ALTERAÇÃO DE CARGA HORÁRIA (DOCENTE).

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será apresentada pelo sistema, subsequentemente. Esta operação será válida para todas as telas que a incluam.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que for disponibilizada.

Após informar os critérios desejados, clique em Buscar para prosseguir com a operação. A lista de Processos Pendentes de Recebimento será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios indicados.

Cabe destacar que todos os processos pendentes de recebimento e listados na primeira imagem deste manual serão acompanhados de um ícone de sinalização que identifica sua forma de envio. Os ícones serão identificados conforme legenda a seguir:

  • O ícone indica que o processo foi enviado para a sua unidade, seguindo seu fluxo normal;
  • O símbolo indica que o processo foi devolvido à sua unidade de origem por não ter sido recebido fisicamente pela unidade para a qual foi enviado. Este tipo de processo influencia no bloqueio do cadastro de requisições por sua unidade;
  • Os processos identificados com o ícone foram devolvidos à suas unidades de origem em diligência, por terem deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal. A devolução permitirá que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas;
  • Qualquer processo identificado com este símbolo foi retornado após ter sido baixado em diligência por sua unidade e devolvido para adequação à unidade que deixou de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal;
  • O ícone , por sua vez, indica que o processo foi enviado a um órgão externo e poderá ser recebido por sua unidade.

Na listagem de Processos Pendentes de Recebimento, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos inseridos, anteriormente, nele. A página passará a ser exposta da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Pendentes de Recebimento; Documentos do Processo

Para omitir a lista de Documentos do Processo, clique neste símbolo .

Com base na configuração desta página, é possível visualizar o documento do processo, visualizar os dados do documento, ter acesso ao processo detalhado, devolver o processo para a unidade de origem ou, ainda, receber o processo em sua unidade de lotação. Essas ações e suas especificidades serão explicadas a seguir.

Visualizar Documento

Para visualizar, na íntegra, um documento presente no processo, clique neste ícone . Esta função será equivalente sempre que for disposta.

Será aberta uma nova janela similar a esta:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar os pormenores as informações de um determinado documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será fornecida pelo sistema:

Figura 4: Visualizar Dados do Documento

Para encerrar a visualização da pagina acima e retornar à página anterior, clique em . Esta ação é a mesma para todas as vezes que for exposta.

É permissível ver alguns dos dados pessoais clicando no . Faça isto e o sistema fornecerá, imediatamente, tais informações em uma nova janela.

Caso deseje ver os dados do processo relacionados ao documento em questão, clique no número referente àquele. Esta operação será explicitada logo após, neste mesmo manual.

Se quiser visualizar o documento em questão, clique em . A página que surgirá será semelhante a apresentada no tópico Visualizar Documento, esclarecido há pouco neste manual.

Visualizar Processo Detalhado

Clique no ícone ou no número de um determinado processo para visualizar seus detalhes. Esta ação será a mesma sempre que aparecer.

Como exemplo, o Processo de número será selecionado.

A página com os Dados Gerais do Processo será apresentada da seguinte maneira:

Figura 5: Dados Gerais do Processo

As ações presentes na figura acima encontram-se descritas no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, no final deste mesmo manual.

Devolver Processo Eletrônico

Caso queira devolver um processo específico à sua unidade de origem por não tê-lo recebido fisicamente, clique no ícone ao seu lado. Na tentativa de esclarecer a operação, o Processo: 23077.027358/2015-86.

A seguinte tela será gerada:

Figura 6: Dados da Devolução

Primeiramente, para retornar para a página anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida sempre que estiver disponível.

Insira uma Observação sobre a devolução, antes de confirmá-la. Como exemplo, utilizaremos a Observação: Processo recebido por engano.

Para prosseguir com a devolução do processo selecionado, clique em Confirmar. O sistema exibirá uma caixa de diálogo semelhante a esta:

Figura 7: Caixa de Diálogo de Devolução do Processo

Desistindo da operação, clique em Cancelar; se preferir insistir na devolução, clique em OK.

Optando por prosseguir, a mensagem de sucesso da ação será disponibilizada, juntamente com os Dados da Devolução, conforme imagem a seguir:

Figura 8: Mensagem de Sucesso da Devolução; Dados da Devolução

Se desejar receber, em sua unidade de lotação, um processo pendente de recebimento, clique em . O sistema o encaminhará para a tela inicial deste manual. Esta operação será elucidada no próximo tópico.

Receber Processo Eletrônico

Na lista de Processos Pendentes de Recebimento, selecione o(s) processo(s) que deseja receber. Para isso, clique na caixa de seleção localizada ao lado do seu respectivo número. Como exemplo, utilizaremos o Processo: 23077.054484/2015-11.

Após selecionar o(s) processo(s) desejado(s), clique em Continuar para prosseguir com a operação e, consequentemente, o sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 9: Processos Selecionados para Recebimento

Caso queira adicionar um responsável ao processo que será recebido na unidade, clique neste ícone . Uma lista em ordem alfabética de usuários da unidade, que podem ser definidos como responsáveis pelo processo, será fornecida:

Figura 10: Escolha os Usuários Responsáveis pelo Processo na sua Unidade

Selecione os servidores que deseja definir como responsáveis pelo processo na unidade através da caixa de seleção localizada ao lado de cada nome e, em seguida, clique em Adicionar. Uma mensagem de sucesso será reproduzida pelo sistema e o servidor será incluído como responsável pelo processo, da seguinte forma:

Figura 11: Mensagem de Sucesso da Inserção dos Responsáveis pelo Processo; Processos Selecionados para Recebimento - Parte 2

Para remover um servidor previamente definido como responsável pelo processo na unidade, clique no símbolo e constate a intenção na caixa de diálogo explanada em seguida:

Figura 12: Caixa de Diálogo de Remoção do Responsável pelo Processo

Se desistir de excluir o responsável, clique em Cancelar. Para confirmar a remoção, clique em OK.

Optando por confirmar, uma mensagem de sucesso idêntica a esta será passível de visualização:

Figura 13: Mensagem de Sucesso de Remoção do Responsável pelo Processo

De volta à lista de Processos Selecionados para Recebimento, se desejar remover um processo anteriormente apensado, clique no ícone .

Uma caixa de diálogo, solicitando a comprovação da exclusão do processo, será reproduzida:

Figura 14: Caixa de Diálogo de Remoção do Processo Selecionado para Recebimento

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Adotando o OK como ação final, a mensagem de sucesso da operação será, habilmente, disponibilizada:

Figura 15: Mensagem de Sucesso de Remoção do Processo Selecionado para Recebimento

Retornando, novamente, à tela com os Processos Selecionados para Recebimento, para dar continuidade à operação, clique em Confirmar Recebimento. O sistema o encaminhará para a seguinte página, com a mensagem de sucesso da operação no topo:

Figura 16: Mensagem de Sucesso de Recebimento do Processos; Processos Recebidos

Para arquivar o processo recebido, clique em . Esta operação está melhor esclarecida no manual Arquivar Processo, disponível no tópico Manuais Relacionados, ao término deste.

Para receber outros processos, clique em e repita toda a operação.

Caso deseje registrar a saída do processo recém recebido, clique em . Se desejar registrar a saída de outro processo, clique em . Ambas as ações estão amplamente explicadas no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, na lista de Manuais Relacionados, ao final deste.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/10 01:50

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Ferramenta para Recebimento com Código de Barras

Sistema SIPAC
Módulo Sistemas de Protocolo
Usuários Todo usuário que possuir o perfil Cadastrar Protocolo
Perfil Receber Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

O usuário com perfil adequado poderá efetuar o download da ferramenta para recebimento de documentos e protocolos através da leitura em código de barras. Para adquirir a ferramenta, acesse SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Ferramenta para Recebimento com Código de Barras.

Será exibida a tela:

Figura 1: Download da Ferramenta

Selecione a opção Abrir com:, onde o programa necessário para a utilização da ferramenta estará selecionado ao lado. Clique em OK para efetuar a operação. Caso queira desistir, clique em Cancelar.

Terminado o download da ferramenta, será exibida a seguinte tela inicial:

Figura 2: Login

O usuário deverá efetuar login no aplicativo, o mesmo utilizado para entrar no SIPAC. Assim o usuário será encaminhado para a tela:

Figura 3: Recebimento de Processos/Documentos

Para que o aplicativo seja de utilidade, o usuário deve ter instalado em sua máquina o aparelho de leitura de código de barras. Desse modo posicione o aparelho no código e este preencherá o campo disposto, conforme tela acima. Os itens recebidos recentemente serão listados em Processos/Documentos recebidos, de acordo com Número, Assunto e Origem.

Caso necessite enviar documentos ou protocolos, o usuário deverá abrir a aba Envio de Documentos/Processos. Será exibida a tela abaixo.

Figura 4: Envio de Documentos/Processos

Posicione o aparelho no código de barras e este preencherá o campo disposto, conforme tela acima. O usuário deverá selecionar também a unidade que receberá o documento/processo em Unidade Destino. Os itens enviados recentemente serão listados em Processos/Documentos enviados, de acordo com Número, Assunto e Origem.

Bom Trabalho!

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2014/12/11 01:44

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Realizar Juntada de Processos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Responsáveis pelo Cadastro de Protocolos no Sistema da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite agrupar um processo a outro, ou seja, realizar a juntada (que pode ser por anexação ou apensação) de processos que tenham relação ou dependência. Uma juntada deve ser efetuada em ordem cronológica de apresentação de documentos, isto é, na sequência em que os documentos, informações e decisões se apresentarem como relevantes para o assunto em questão.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Juntada → Juntada de Processos.

A seguinte página será exibida:

Figura 1: Tipo de Juntada de Processos

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que estiver disponível.

Selecione o tipo de juntada que deseja utilizar, optando entre Juntada por Apensação ou Juntada por anexação. O procedimento dos dois tipos de juntada é igual, exemplificaremos com Juntada por Apensação.

A seguinte página será exposta, listando os processos cadastrados para a unidade:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Encontrados

O sistema listará todos os processos encontrados no banco de dados. Porém, se desejar realizar uma busca por um determinado processo, indique um ou mais dos seguintes filtros:

  • Número do Processo principal que deseja realizar a juntada por apensação;
  • Código de Barras do processo apetecido;
  • Assunto Detalhado do protocolo em questão;
  • Assinale a opção Todos os Processos da Unidade para ter acesso a todos os processos cadastrados na sua unidade de instituição.

O Número do Processo: 23077.8267/2011-18 será usado como exemplo.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e depois em OK na caixa de diálogo que aparecerá solicitando a confirmação da desistência. Esta ação será válida em todas as páginas que estiver presente.

Após definir os parâmetros desejados, clique em Buscar para prosseguir com a pesquisa, a qual exibirá somente os processos que atendem aos critérios informados anteriormente, conforme foi mostrado na primeira imagem deste manual.

Na lista de Processos Encontrados, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos inseridos, anteriormente, nele. A página adquirirá uma configuração semelhante a esta:

Figura 3: Consulta de Processos; Processos Encontrados; Documentos do Processo

Para ocultar a relação de Processos Encontrados, clique neste símbolo .

As operações pertencentes a esta tela serão descritas, detalhadamente, a seguir, tópico por tópico.

Visualizar Documento

Se desejar visualizar por completo um documento disponível no processo, clique no ícone . Esta opção será válida sempre que for disponibilizada.

Para melhor compreensão, o Tipo de Documento: DESPACHO será escolhido e, com base nisto, aberta uma nova janela será aberta:

Figura 4: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar os detalhes informacionais de algum dos documentos listados, clique no ícone . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Para maior clareza, o Tipo de Documento: DESPACHO será selecionado e, tendo isso como medida, a seguinte página será fornecida pelo sistema:

Figura 5: Visualizar Dados do Documento

Para encerrar a visualização desta tela e retroceder à anterior, clique em . Esta ação é a mesma para todas as vezes que for exposta.

É permissível ver alguns dos dados pessoais clicando no . Faça isto e o sistema fornecerá, imediatamente, tais informações em uma nova janela.

Caso deseje ver os dados do processo relacionados ao documento em questão, clique no número referente àquele. Esta operação será explicitada logo após, neste mesmo manual.

Se quiser visualizar o documento em questão, clique em . A página que surgirá será semelhante a apresentada no tópico Visualizar Documento, esclarecido há pouco neste manual.

Processo Detalhado

Para ter acesso ao Processo Detalhado, clique no ícone ou no link correspondente ao número do processo, destacado na cor azul. Esta função será correlata às outras vezes que for apresentada.

Ao clicar no Protocolo de numeração , uma tela similar a esta foi mostrada:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As ação contidas nesta figura encontram-se descritas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no final da página.

Selecionar Processo Principal

Clique no ícone para selecionar o processo principal e iniciar a juntada de processos. O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 7: Dados da Juntada de Processos; Consulta de Processos; Processos Encontrados

Para retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentem.

Na tela acima, pesquise os processos que deseja ajuntar ao principal, informando um ou mais dos campos já esclarecidos no início do manual.

O sistema apresentará todos os Processos Encontrados, todavia, filtraremos a busca com o Número do Processo: 23077.009063/2011-02 e o selecionaremos para dá sequência à juntada por apensação ao projeto principal que foi escolhido previamente.

Se desejar selecionar todos os processo da lista, clique em .

Após selecionar o processo em questão, clique em Apensar Processos para prosseguir com a operação. Os mesmos passarão a ser referenciados na lista de Processos Acessórios Apensados, conforme mostra a tela a seguir:

Figura 8: Dados da Juntada de Processos; Consulta de Processos; Processos Encontrados; Processos Acessórios Apensados

Caso queira Remover Processo Acessório, clique no ícone . Esta ação será a mesma para todas as vezes que for exibida. Confirme a remoção do processo através da caixa de diálogo abaixo:

Figura 9: Caixa de Diálogo de Remoção do Processo Acessório

Para renunciar à exclusão do processo acessório que será apensado, clique em Cancelar.

Clique em OK para confirmar a remoção do item, o qual deixará de ser referenciado na listagem de Processos Acessórios Apensados mediante a exibição da seguinte mensagem de sucesso da ação:

Figura 10: Mensagem de Sucesso de Remoção do Processo Acessório

Retornando à tela que contém os Dados da Juntada de Processos, depois de selecionar todos os processos que serão apensados, clique em Continuar para prosseguir. A página será reconfigurada para o seguinte formato:

Figura 11: Dados da Juntada de Processos - Parte 2

Na seção dos Dados Gerais do Despacho, selecione o Servidor Responsável pelo Despacho e defina a Forma do Despacho entre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso a opção Informar Despacho tenha sido escolhida, o sistema fornecerá um campo em branco, com todas as ferramentas de edição de texto, onde poderá ser informado o Despacho. Se a opção Anexar Arquivo for a selecionada, forneça o Arquivo a ser anexado clicando em Selecionar Arquivo.

Para exemplificar, o Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000), a Forma do Despacho: Anexar Arquivo e o Arquivo: Arquivo.pdf foram as opções estabelecidas.

Para finalizar a juntada de processos e o despacho em si, clique em Cadastrar. A mensagem de sucesso da operação juntamente com a confirmação de todos os Dados da Juntada de Processos serão expostos em uma tela de aparência semelhante a esta:

Figura 12: Mensagem de Sucesso da Juntada dos Processos; Dados da Juntada de Processos

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 19:36

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Desapensação de Processos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Autorizados a Cadastrar Protocolo no Sistema
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite realizar a desapensação de processos da Instituição previamente juntados por apensação. A juntada é a união de um processo a outro com o qual se tenha relação ou dependência e pode ser definida de duas formas: juntada por anexação, que se trata da união definitiva de um processo ao outro, formando apenas um documento; e juntada por apensação, que é apenas uma união provisória de um ou mais processos a um processo antigo, podendo ter o mesmo interessado ou não.

Para acessar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Juntada → Desapensação de Processos.

A seguinte tela será exibida:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos Principais Encontrados

Para realizar a busca de um processo, informe os dados abaixo:

  • Número do Processo que deseja buscar;
  • Código de Barras do processo;
  • Assunto Detalhado do processo que deseja visualizar;
  • Selecione a opção Todos os Processos da Unidade, para exibir todos os processos que se encontram cadastrados na unidade.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e uma caixa de diálogo será exibida, solicitando confirmação da ação. Esta funcionalidade será a mesma, em todas as páginas que estiver presente.

Se desejar retornar ao módulo principal, clique em . Esta ação será válida sempre que for disponibilizada.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Buscar. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Para exibir os documentos que foram inseridos no processo, clique no ícone . A tela será expandida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Principais Encontrados

Na tela acima, é possível Visualizar Processo Detalhado, Visualizar juntadas, Selecionar Processo Principal, Visualizar Documento e Visualizar Dados do Documento. Todas essas ações disponíveis, serão explicadas, separadamente, a seguir.

Visualizar Documento

Para visualizar um documento anexado ao processo, clique em . O arquivo será exibido conforme a figura abaixo:

Figura 3: Documento

Visualizar Dados do Documento

Clique no ícone para visualizar os dados do documento que foi inserido no processo. Exemplificaremos com o Documento: DESPACHO. A tela a seguir será exibida:

Figura 4: Documento

Se desejar imprimir o comprovante do documento selecionado, clique em . O Documento será, então, exibido no seguinte formato:

Figura 6: Documento

Clique em para retornar ao menu principal do módulo.

Para fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o arquivo, clique em .

Se quiser visualizar o documento em questão, clique em . A página que surgirá será semelhante a apresentada no tópico Visualizar Documento, esclarecido há pouco neste manual.

Processo Detalhado

Para visualizar o Processo Detalhado, clique no ícone , ou sobre o número do processo desejado, que aparece em azul - Esta operação é invariável, independente da tela que a expor. A página a seguir, será exposta:

Figura 5: Dados Gerais do Processo; Documentos Inseridos no Processo

As explicações referentes a esta tela, se encontram no manual Consultar Processo Detalhado, acessível no tópico Manuais Relacionados, no final desta página.

Visualizar Juntadas

Caso queira Visualizar Juntadas do processo, clique no ícone . O sistema carregará uma página análoga a esta:

Figura 6: Dados Gerais do Processo Principal

Clique no link correspondente ao número do Processo para visualizar seus dados gerais. Uma tela igual a que foi exibida no tópico Processo detalhado será exibida.

Selecionar Processo Principal

Para Selecionar Processo Principal , clique em . A página a seguir será exibida:

Figura 7: Dados Gerais do Processo Principal; Juntadas por Apensação do Processo

Selecione o Processo Acessório o qual deseja realizar a juntada por desapensação, o Servidor Responsável pelo Despacho e a Forma do Despacho do processo, entre as opções: Informar Despacho ou Anexar Arquivo.

Se optar pela opção Informar Despacho, o sistema exibirá um local para digitar o despacho, conforme está sendo exibido na figura acima. Caso selecione Anexar Arquivo, surgirá um espaço para incluir um novo documento, sendo assim, clique em Selecionar Arquivo e escolha, em seu computador, o documento que deseja anexar.

Exemplificaremos com o Servidor Responsável pelo Despacho: Nome do Servidor (0000000), Forma do Despacho: Informar Despacho e o Despacho: Ratifico o despacho em questão.

Se desejar retornar a página anterior, clique em Voltar.

Vale destacar que esta tela possui ferramentas para a edição do texto, caso julgue necessário fazê-la.

Após inserir os dados necessários, clique em Cadastrar para dar continuidade a ação e o sistema fornecerá a tela com uma mensagem de sucesso do cadastramento da juntada, no topo, em companhia dos Dados da Juntada de Processos. Veja:

Figura 8: Mensagem de Sucesso; Dados da Juntada de Processos

Para imprimir o termo da juntada que foi realizada, clique neste símbolo . O documento será exibido no seguinte formato:

Figura 9: Termo de Desapensação

Clique no ícone para imprimir o documento.

Para retornar à pagina anterior, clique em Voltar.

Caso queira retornar ao módulo principal, clique no link , localizado no topo da página.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Cancelamento de Juntadas

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Administradores de Protocolo da Instituição
Perfil Administrar o Sistema de Protocolos
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta operação permite que o usuário cancele as juntadas de processos realizadas anteriormente, ou seja, anule a união de um processo a outro por meio de uma relação ou dependência.

Para acessar esta funcionalidade, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Juntada → Cancelamento de Juntadas.

A seguinte tela será exibida pelo sistema, com os campos para Consulta de Processos e a lista com todos os processos juntados que encontram-se na sua unidade:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos Encontrados

Na tela acima, caso deseje buscar por um processo específico, informe um dos seguintes dados:

  • Número do Processo cuja juntada deseja cancelar;
  • Número do Código de Barras do processo desejado;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Caso deseje, selecione a opção Todos os Processos na Unidade para visualizar todos os processos da sua unidade de lotação para os quais foram realizadas juntadas.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo exibida posteriormente. Esta funcionalidade será a mesma em todas as páginas em que estiver presente.

Para retornar à página principal do módulo Protocolo, clique em . Esta opção terá função similar em todas as telas em que aparecer.

Após informar os dados desejados, clique em Buscar para prosseguir com a operação. O sistema filtrará o resultado da consulta de acordo com os dados preenchidos e prontamente atualizará a lista de Processos Encontrados, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios informados.

Na lista de Processos Encontrados, clique no ícone ao lado de um determinado processo para visualizar novas opções ligadas aos documentos inseridos nele. Como exemplo, clicaremos no ícone ao lado do Processo .

A página será prontamente atualizada, passando a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos Encontrados; Documentos do Processo

Para ocultar as opções recém-exibidas, clique em .

A partir da tela acima, é possível visualizar o processo em detalhes, visualizar as juntadas realizadas para o processo, cancelar uma determinada juntada realizada, visualizar um documento inserido no processo e/ou visualizar os dados de um determinado documento, conforme desejado. Essas ações serão detalhadas a seguir, neste mesmo manual.

Visualizar Processo Detalhado

Para visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no ícone ou no número do processo desejado. Esta ação será válida sempre que for disponibilizada.

Exemplificaremos com o Processo .

Uma página similar à exibida a seguir será prontamente exposta:

Figura 3: Dados Gerais do Processo

Caso queira fechar a página e retornar à tela anterior, clique em . Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

As operações presentes na tela acima são explicadas no manual Cadastrar Processo, listados em Manuais Relacionados, no final desta página.

Visualizar Juntadas

Caso queira visualizar as informações de uma juntada realizada a um determinado processo, clique no ícone ao seu lado. Como exemplo, utilizaremos mais uma vez o Processo .

O sistema o direcionará para uma página idêntica à exibida abaixo:

Figura 4: Dados Gerais do Processo Principal

Cancelar Juntada

Clique no ícone para selecionar o processo cuja juntada deseja cancelar. Utilizaremos novamente como exemplo o Processo .

A seguinte página será disponibilizada:

Figura 5: Dados Gerais do Processo Principal; Juntadas do Processo

Na tela acima, selecione o Processo Acessório, isto é, o processo que foi previamente juntado ao processo selecionado e cuja juntada deseja cancelar. Em seguida, insira a Justificativa para o cancelamento da juntada.

Exemplificaremos com o Processo Acessório: 23077.063878/2015-52 e a Justificativa: Os processos que compõem a juntada a ser cancelada não estão mais ativos.

Se desejar retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Após preencher as informações necessárias, clique em Confirmar para prosseguir com a operação. A caixa de diálogo abaixo será apresentada:

Figura 6: Caixa de Diálogo de Cancelamento da Juntada do Processo

Confirme o cancelamento da juntada do processo clicando em OK. Caso desista da operação, clique em Cancelar.

Optando por prosseguir com o cancelamento, a página a seguir será carregada, exibindo a mensagem de sucesso da operação e os Dados da Juntada de Processos cancelada:

Figura 7: Mensagem de Sucesso do Cancelamento da Juntada de Processos; Dados da Juntada de Processos

Clique em para imprimir o termo da juntada recém-cancelada. O sistema exibirá o documento no seguinte formato:

Figura 8: Termo de Juntada por Apensação

Para retornar ao menu principal do módulo, clique no link , localizado no topo da tela.

Se deseja retornar à página anterior, clique em Voltar.

Caso queira imprimir o termo, clique em .

Visualizar Documento

Se desejar visualizar um documento listado, clique no ícone ao seu lado. Como exemplo, utilizaremos o documento cujo Tipo de Documento é REQUERIMENTO.

O documento será, então, disponibilizado:

Figura 9: Documento

Visualizar Dados do Documento

Para visualizar em detalhes os dados do documento inserido em um dos processos listados, clique no ícone ao seu lado. Exemplificaremos com o documento do tipo REQUERIMENTO.

Os dados serão apresentados conforme imagem a seguir:

Figura 10: Documento

Se desejar visualizar o comprovante do documento selecionado, clique em . O Documento será, então, exibido no seguinte formato:

Figura 11: Comprovante do Documento

Clique em para retornar ao menu principal do módulo.

Para fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o arquivo, clique em .

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Gerar Etiquetas Protocoladoras

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários que possuem o perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta função realiza a geração de etiquetas protocoladoras. As mesmas reservam uma numeração de protocolo para posterior cadastro das informações no sistema. A numeração gerada deverá ficar reservada e só poderá ser usada no registro manual de documentos e processos.

As etiquetas são geradas em lotes e impressas em duas vias, onde uma das etiquetas é colada no documento/processo recebido e a outra é entregue ao interessado. Posteriormente esses documentos/processos são cadastrados no sistema, preservando a numeração da etiqueta.

Para isso, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Gerar Etiquetas.

A página seguinte será gerada.

Figura 1: Etiqueta Protocolada

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela exibida pelo sistema. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Preencha os campos obrigatórios: Radical (o sistema oferecerá opções de escolha para o preenchimento) e Quantidade de Etiquetas (forneça o número de etiquetas que deseja imprimir).

Exemplificamos com o Radical: 23077 - DPM - SEÇÃO DE COMPRAS (11.02.03.06) e a Quantidade de Etiquetas: 400.

Para prosseguir com a ação, clique em Continuar.

O sistema fornecerá a seguinte página.

Figura 2: Concluir Etiqueta Protocolada

Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar.

Para confirmar a operação, clique em Concluir.

A tela seguinte será exibida.

Figura 3: Mensagem de Sucesso

Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em .

Para realizar a impressão das etiquetas, clique em Imprimir Etiquetas.

O sistema fornecerá uma caixa de diálogo para a confirmação do download das etiquetas.

Figura 4: Caixa de Diálogo

Clique em OK para confirmar o carregamento do arquivo. A partir disso, o usuário poderá realizar a impressão das etiquetas.

Retornando a tela onde foi exibida a mensagem de sucesso, o usuário também poderá gerar novas etiquetas, basta clicar em , o sistema retornará a tela Etiqueta Protocolada.

Bom Trabalho!

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2014/12/08 22:29

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Reimprimir Etiquetas Protocoladoras

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários que possuem o perfil de Administrador Protocolo
Perfil Administrador Protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Uma etiqueta protocoladora reserva uma numeração de protocolo para posterior cadastro das informações no sistema. A numeração gerada deverá ficar reservada e só poderá ser usada no registro manual de documentos e processos.

As etiquetas são geradas em lotes e impressas em duas vias, onde uma das etiquetas é colada no documento/processo recebido e a outra é entregue ao interessado. Posteriormente esses documentos/processos são cadastrados no sistema, preservando a numeração da etiqueta.

Para reimprimir etiquetas protocoladoras, acesse SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Reimprimir Etiquetas.

A seguinte tela será exibida:

Figura 1: Buscar Lote de Etiquetas Protocoladoras

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente.

O usuário deverá utilizar o formulário para buscar os lotes de etiquetas. Para isso, poderá utilizar os seguintes campos de refinamento:

  • Número de Protocolo: O campo refere-se a um número de protocolo específico, que deve ser preenchido no formato adequado (Radical.Número/Ano-Dígitos);
  • Radical: O menu suspenso irá listar os radicais registrados no sistema;
  • Gerado entre: Intervalo de datas em que o protocolo foi gerado. Utilize o ícone para selecionar facilmente a data em um calendário gerado;
  • Todos os lotes de etiquetas: Ao marcar esta opção, os demais campos de refinamento de busca são automaticamente desmarcados.

Para prosseguir, clique em Buscar.

O sistema mostrará uma listagem abaixo do formulário contendo os Lotes de Etiquetas Encontrados. Observe o exemplo:

Figura 2: Lotes de Etiquetas Protocoladoras Encontrados

Clique em para selecionar o lote desejado.

Figura 3: Reimpressão de Etiquetas

Para realizar alguma modificação, clique em Voltar. Utilize este botão sempre que necessário.

Na tela de Reimpressão de Etiquetas, o usuário deverá preencher um campo de Justificativa, explicando os motivos da reimpressão, e selecionar os números de protocolo que deseja imprimir. Para selecionar facilmente todas as etiquetas protocoladoras, clique em Todos.

Clique em Continuar.

Na página seguinte,confira os dados do lote e das etiquetas selecionadas para a reimpressão. A tela será semelhante à figura abaixo:

Figura 4: Confirmar Reimpressão de Etiquetas Protocoladoras

Se estiver tudo correto, clique em Confirmar e observe a mensagem de sucesso gerada pelo sistema:

Figura 5: Imprimir Etiquetas Protocoladoras

Clique em Imprimir Etiquetas.

O sistema abrirá uma janela em que o usuário poderá optar por abrir ou salvar um arquivo no formato PDF. Veja o exemplo:

Figura 6: Salvar Etiquetas

Este será o arquivo final com as etiquetas, o qual o usuário deverá imprimir em seu computador. Se desejar salvar, selecione a opção Download ou Salvar (a denominação varia de acordo com o computador utilizado) e clique em Ok. Na janela gerada, navegue pelas pastas do computador para encontrar o local desejado. Em seguida, clique em Salvar.

As etiquetas geradas podem ser impressas usando papel Pimaco 6180 Etiquetas ink-jet/laser (Carta 25,4mm x 66,7mm).

Para reimprimir outras etiquetas protocoladoras, utilize o link .

Clique em caso deseje retornar para a página inicial do módulo Protocolo.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/11 01:44

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Histórico de Impressão/Reimpressão de Etiquetas

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Todo usuário que possui o perfil Cadastrar Protocolo
Perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Essa funcionalidade permite a exibição de um relatório de impressão/reimpressão de etiquetas.

Para acessar esta funcionalidade acesse SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Histórico de Impressão/Reimpressão.

A seguinte tela será exibida:

Figura 1: Dados para consulta

Caso desista da operação clique em Cancelar e confirme na caixa de diálogo que será gerada em seguida.

Nesta página o usuário deverá selecionar: o Tipo de Impressão, que pode ser Impressão ou Reimpressão e o Tipo de Etiqueta, que pode ser Etiqueta para Capa ou Etiqueta Protocoladora, que será o tipo utilizado para os exemplos deste manual.

Na seção Dados Complementares poderá informar o Período de impressão/reimpressão, o Processo que será filtrado e/ou o Usuário.

Após preencher os dados, clique em Gerar Relatório. A seguinte página será exibida:

Figura 2: Histórico de Impressão/Reimpressão de Etiquetas para Capa

Caso deseje imprimir esta página, clique no ícone .

Clique em Voltar caso deseje retornar para a página anterior. Esta operação é válida para todas as telas que a apresentar.

Os números em azul correspondem a quantidade de etiquetas impressas, clicando nestes números, será exibida a página com as informações detalhadas da impressão: Protocolo, Data da Impressão, Usuário e Unidade de Origem. Conforme mostrado abaixo:

Figura 3: Lote de Impressão/Reimpressão de Etiquetas para Capa

Caso deseje imprimir esta página, clique no ícone .

Clique em , no topo desta página, caso deseje retornar para a página inicial do módulo Protocolo.

Bom Trabalho!

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2014/12/09 01:40

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Gerar/Imprimir Etiquetas para Capas

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Administradores de Protocolo na Instituição
Perfil Administrador Protocolo; Cadastrar Protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite gerar e/ou reimprimir etiquetas para capas de documentos ou processos. Uma etiqueta para capa exibe informações sobre documentos/processos já cadastrados e possui um tamanho maior, sendo usada como uma mini capa para os documentos e processos da Instituição.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Etiquetas para Capas → Gerar/Reimprimir Etiquetas

A seguinte página será exibida:

Figura 1: Etiqueta para Capa; Buscar Processo

Busque pelo processo desejado para gerar ou reimprimir as etiquetas, refinando sua busca através dos seguintes campos:

  • Selecione a Operação que pretende usar. Impressão, para gerar etiquetas que serão impressas pela primeira vez, ou Reimpressão, para reimprimir etiquetas geradas anteriormente;
  • O campo Justificativa só aparecerá quando a opção Reimpressão, do campo anterior, for selecionada e servirá para esclarecer o porquê de reimprimir as etiquetas para capa;
  • Número de Protocolo específico, que deve ser preenchido no formato adequado (Radical.Número/Ano-Dígitos);
  • Selecione o Radical referente ao tipo de protocolo que será pesquisado;
  • Cadastrado Entre, ou seja, o intervalo de datas em que o protocolo foi gerado. Utilize o ícone do calendário virtual para selecionar, facilmente, as datas pretendidas;
  • Assinale a opção Todos os Processos e, assim, o sistema disponibilizará a lista com todos os processos cadastrados. Vale salientar que os demais campos de refinamento de busca são automaticamente desmarcados ao optar por este.

Como exemplo, a Operação: Impressão será selecionada e o período Cadastrado entre: 24/02/2016 à 24/02/2016 será informado.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada, posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente no sistema.

Clique no link e o sistema direcionará para o módulo principal. Lembre-se, está ação será do mesmo modo para todas as telas que a apresentarem.

Clique em Buscar para dá sequência a busca e, a partir disto, a listagem de Processos Encontrados será explanada:

Figura 2: Etiqueta para Capa; Buscar Processo; Processos Encontrados

Para consultar um determinado Processo, clique no ícone da lupa ou no número do processo, em azul, na lateral do que deseja consultar os detalhes. Caso está operação seja apresentada outra vez, terá função similar à esta que já foi explicada.

Exemplificaremos com o Processo: .

Será aberta uma nova janela, semelhante à figura a seguir:

Figura 3: Dados Gerais do Processo

Para encerrar a visualização dos Dados Gerais do Processo, clique em .

Todas as dúvidas que surgirem sobre as funções que aparecem nesta tela serão, facilmente, esclarecidas através do manual Consultar Processo Detalhado, disponível na lista de Manuais Relacionados, ao final deste mesmo manual.

De volta aos resultados da busca, ou seja, à lista com os Processos Encontrados, marque os processos para os quais deseja imprimir etiquetas, clicando na caixa de seleção do lado esquerdo do Processo pretenso.

Para melhor compreensão, o Processo de número 23088.001537/2016-78 foi escolhido. Em seguida, clique em Continuar e na tela seguinte verifique os processos selecionados:

Figura 4: Etiqueta para Capa; Processos Selecionados

Clique em Voltar e o sistema o conduzirá à página anterior.

Certifique que as informações estão corretas e clique em Confirmar. A mensagem de sucesso da ação será exposta e a página adquirirá o formato abaixo:

Figura 5: Mensagem de Sucesso da Operação; Etiqueta para Capa; Processos Selecionados

Para imprimir as etiquetas geradas, clique em Imprimir Etiquetas e o sistema abrirá uma caixa de diálogo semelhante a esta:

Figura 6: Caixa de Diálogo de Download ou Abertura do Arquivo

Se desejar salvar as etiquetas, selecione a opção Download ou escolha o programa do computador para ter acesso ao arquivo através da opção Abrir com o.

Para confirmar a operação, clique em OK e para anulá-la, em Cancelar.

De volta à tela que contém os Processos Selecionados, para gerar ou reimprimir outras etiquetas para capas, clique em e o sistema o encaminhará para a página principal, a que deu início a este manual.

Bom Trabalho!

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2014/12/09 01:40

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Histórico de Impressão/Reimpressão de Etiquetas

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Todo usuário que possui o perfil Cadastrar Protocolo
Perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Essa funcionalidade permite a exibição de um relatório de impressão/reimpressão de etiquetas.

Para acessar esta funcionalidade acesse SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Etiquetas Protocoladoras → Histórico de Impressão/Reimpressão.

A seguinte tela será exibida:

Figura 1: Dados para consulta

Caso desista da operação clique em Cancelar e confirme na caixa de diálogo que será gerada em seguida.

Nesta página o usuário deverá selecionar: o Tipo de Impressão, que pode ser Impressão ou Reimpressão e o Tipo de Etiqueta, que pode ser Etiqueta para Capa ou Etiqueta Protocoladora, que será o tipo utilizado para os exemplos deste manual.

Na seção Dados Complementares poderá informar o Período de impressão/reimpressão, o Processo que será filtrado e/ou o Usuário.

Após preencher os dados, clique em Gerar Relatório. A seguinte página será exibida:

Figura 2: Histórico de Impressão/Reimpressão de Etiquetas para Capa

Caso deseje imprimir esta página, clique no ícone .

Clique em Voltar caso deseje retornar para a página anterior. Esta operação é válida para todas as telas que a apresentar.

Os números em azul correspondem a quantidade de etiquetas impressas, clicando nestes números, será exibida a página com as informações detalhadas da impressão: Protocolo, Data da Impressão, Usuário e Unidade de Origem. Conforme mostrado abaixo:

Figura 3: Lote de Impressão/Reimpressão de Etiquetas para Capa

Caso deseje imprimir esta página, clique no ícone .

Clique em , no topo desta página, caso deseje retornar para a página inicial do módulo Protocolo.

Bom Trabalho!

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2014/12/09 01:40

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Arquivar Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários do Módulo Protocolo que Possuem Permissão para Realizar o Cadastro e Envio de Processos
Perfil Cadastrar Protocolo; Receber Protocolo; Enviar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite realizar o arquivamento dos processos cadastrados no sistema da Instituição. Um processo é denominado arquivado quando não há a possibilidade de sofrer modificações, ficando disponível apenas para visualização.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Arquivar Processo.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados:

Figura 1: Consulta de processos; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes parâmetros:

  • No campo Processos na Unidade, selecione o nome da unidade onde estão localizados os processos que deseja consultar;
  • Número do Processo que deseja arquivar;
  • Número do Código de Barras do processo;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Nome do Interessado no processo;
  • Se desejar visualizar, no resultado da busca, apenas os processos que necessariamente precisam ter seus despachos autenticados, selecione a opção Processos dependentes de autenticação de despacho.

Exemplificaremos informando o Número do Processo: 23077.9706/2011-18.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta ação será válida para todas as telas em que estiver presente.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos, clique em ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos; Documentos do Processo; Processos Informados para Arquivamento

Caso queira ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em . A página voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo.

A partir da Lista de Processos encontrados, é possível visualizar um documento encontrado no processo, visualizar os dados referentes a um determinado documento, visualizar os detalhes e as leituras de um determinado processo e realizar o seu arquivamento, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar o documento na íntegra, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que presente.

Exemplificaremos com o documento do tipo REQUERIMENTO, que será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Documento na Íntegra

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em . Esta ação será válida sempre que for exibida.

Utilizaremos mais uma vez como exemplo o documento do tipo REQUERIMENTO.

A seguinte tela será prontamente disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Detalhes do Documento

Para sair da tela, clique em . Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento, clique em seu número. Esta ação será explicada a seguir, neste mesmo manual.

Caso deseje imprimir o comprovante do documento, clique em . O comprovante passará a ser exibido da seguinte forma:

Figura 5: Comprovante do Documento

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique no link , na parte superior esquerda do comprovante.

Caso deseje sair da tela, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Visualizar Processo Detalhado

Na Lista de Processos encontrados, caso queira visualizar os dados gerais de um processo em específico, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para exemplificar, clicaremos em .

A seguinte tela será gerada pelo sistema:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes na página acima serão devidamente explicadas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Leituras

Se desejar visualizar as leituras realizadas anteriormente para o processo, clique no ícone ao seu lado. A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 7: Processo

Arquivar Processo

Para arquivar um determinado processo listado, selecione-o clicando na caixa de seleção localizada ao lado esquerdo do seu número. Em seguida, clique em Incluir Processos.

A seguinte tela será exibida pelo sistema, com a mensagem de sucesso da inserção do processo e a lista de Processos Informados para Arquivamento:

Figura 8: Mensagem de Sucesso; Consulta de Processos; Lista de Processos; Processos Informados para Arquivamento

Caso queira remover um processo da lista de processos selecionados para arquivamento, clique no ícone ao seu lado. Essa operação será válida para todas as páginas em que for disponibilizada.

A seguinte janela de confirmação será apresentada:

Figura 9: Janela de Confirmação da Remoção do Processo

Clique Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o sistema disponibilizará a seguinte mensagem no topo da página:

Figura 10: Mensagem de Sucesso da Remoção do Processo

Após inserir, na lista de Processos Informados para Arquivamento, todos os processos que deseja arquivar, clique em Confirmar Arquivamento para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 11: Processos Selecionados para Arquivamento

Na tela acima, informe a Localização Física do(s) processo(s) selecionado(s) para arquivamento no passo anterior, inserindo dados como o prédio, o andar e a sala onde ele se encontra, entre outras informações, respeitando o formato a seguir: Prédio | Andar | Sala | Corredor | Estante | Prateleira | Caixa

Após informar a localização, insira, se desejar, uma Observação referente ao arquivamento.

Utilizaremos como exemplo a Localização Física: SINFO | 01 | 103 | 05 | 01 | 02 | 07 e 08.

Clique em Voltar caso deseje retornar para a página anterior.

Após informar a localização desejada, clique em Confirmar para finalizar a operação. O sistema prontamente exibirá a caixa de diálogo abaixo, solicitando confirmação do arquivamento do(s) processo(s) selecionado(s):

Figura 12: Janela de Confirmação do Arquivamento do Processo

Clique em Cancelar se desistir da operação ou em OK se desejar confirmá-la. Ao optar por prosseguir, a seguinte tela será exibida, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:

Figura 13: Mensagem de Sucesso do Arquivamento dos Processos; Processos Arquivados

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 22:29

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Desarquivar Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários Responsáveis pelo Cadastro e Tramitação de Processos da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo; Receber Protocolo; Enviar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o desarquivamento de processos previamente arquivados no sistema da Instituição. Um processo é denominado arquivado quando não há a possibilidade de sofrer modificações. Ao desarquivar um processo, o usuário permitirá que ele possa vir a ser modificado novamente.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Desarquivar Processo.

A seguinte tela será exibida pelo sistema, com os campos para Consulta de Processos e a lista de Processos na Unidade:

Figura 1: Consulta de Processos; Processos na Unidade

Caso deseje realizar uma busca por um processo específico, informe o Número do Processo desejado ou opte por visualizar Todos os Processos Arquivados e presentes em sua unidade de lotação.

Exemplificaremos informando o Número do Processo: 23077.9706/2011-18.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta ação será válida para todas as páginas que a contenha.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Buscar para realizar a consulta. A lista Processos na Unidade será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Processos na Unidade, clique em ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Processos na Unidade

Caso queira ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em . A página voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo.

A partir da lista de Processos na Unidade, é possível visualizar na íntegra um documento presente no processo, visualizar os dados gerais de um determinado documento, visualizar os detalhes do processo que será desarquivado e/ou realizar o seu desarquivamento, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar o documento na íntegra, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que presente.

Exemplificaremos com o documento do tipo REQUERIMENTO, que será exibido em uma nova janela conforme imagem a seguir:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em . Esta ação será válida sempre que for exibida.

Utilizaremos mais uma vez como exemplo o documento do tipo REQUERIMENTO.

Os dados do Documento serão apresentados na seguinte página:

Figura 4: Detalhes do Documento

Para sair da tela e retornar à página anterior, clique em . Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento, clique em seu número. Esta ação será explicada a seguir, neste mesmo manual.

Caso deseje imprimir o comprovante do documento, clique em . O comprovante passará a ser exibido da seguinte forma:

Figura 5: Comprovante do Documento

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique no link , na parte superior esquerda do comprovante.

Caso deseje sair da tela, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Visualizar Processo Detalhado

Caso queira visualizar os dados gerais do processo, clique em seu número ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para exemplificar, clicaremos no número .

A seguinte tela será disponibilizada:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes na página acima serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Desarquivar Processo

Para realizar o desarquivamento de um ou mais processos arquivados no sistema da Instituição, selecione os processos desejados clicando na caixa de seleção exibida do lado esquerdo de seu número e clique em Desarquivar.

O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 7: Processos Selecionados para Desarquivamento

Primeiramente, caso desista do desarquivamento de um dos processos selecionados, ou seja, caso deseje remover um processo da lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, clique no ícone ao seu lado. A seguinte janela de confirmação será apresentada:

Figura 8: Janela de Confirmação da Remoção

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o sistema exibirá a seguinte mensagem de sucesso da remoção no topo da página:

Figura 9: Mensagem de Sucesso da Remoção do Processo

De volta à página anterior, que contém a lista de Processos Selecionados para Desarquivamento, insira uma Observação referente ao desarquivamento dos processos selecionados, se desejar.

Caso deseje retornar para a página anterior, clique em Voltar.

Para prosseguir com o desarquivamento, clique em Confirmar. A caixa de diálogo a seguir será prontamente disponibilizada:

Figura 10: Caixa de Diálogo do Desarquivamento

Se desistir do desarquivamento, clique em Cancelar; para prosseguir, clique em OK. Ao optar por confirmar o desarquivamento do processo, a seguinte tela será exibida, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:

Figura 11: Mensagem de Sucesso do Desarquivamento; Processos Desarquivados

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/11 01:44

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Registrar Diligência de um Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Habilitados a Realizar o Cadastro de Processos no Sistema da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite realizar um registro de diligência para o processo, ou seja, registrar a devolução dele para seu órgão de origem para que sejam realizadas correções, sem realizar formalidades indispensáveis ou cumprimentos de disposições legais.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Diligência.

A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos para Consulta de Processos e a Lista de Processos encontrados cadastrados no sistema:

Figura 1: Consulta de Processos; Lista de Processos

Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes parâmetros:

  • No campo Processos na Unidade, selecione a unidade da Instituição onde está localizado o processo desejado;
  • Número do Processo que deseja buscar;
  • Número do Código de Barras do processo;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Nome do Interessado no processo;
  • Defina se deseja incluir na consulta os Processos dependentes de autenticação de despacho ou não.

Exemplificaremos com o Número do Processo: 23088.152/2016-31.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for apresentada.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta função será válida sempre que for disponibilizada pelo sistema.

Após preencher os campos desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na Lista de Processos, clique em ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Consulta de Processos; Lista de Processos

Caso queira ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em . A página voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo.

A partir da Lista de Processos, é possível visualizar documentos do processos na íntegra, visualizar os dados do documento, visualizar os detalhes de um determinado processo, visualizar as leituras do processo realizadas anteriormente e/ou registrar diligência para um processo. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar o documento na íntegra, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que presente.

Exemplificaremos com o documento do tipo ACORDO DE COOPERAÇÃO, que será exibido em uma nova janela para download, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Caixa para Download

Selecione se deseja Abrir com algum programa do computador ou realizar Download do arquivo. Em seguida, clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la.

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em . Esta ação será válida sempre que for exibida.

Utilizaremos mais uma vez como exemplo o documento do tipo ACORDO DE COOPERAÇÃO.

A tela abaixo será apresentada pelo sistema:

Figura 4: Documento

Para sair da tela, clique em . Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento, clique em seu número. Esta ação será explicada a seguir, neste mesmo manual.

Caso deseje visualizar o Arquivo anexado, clique em seu título. Uma caixa para download semelhante a exibida no tópico acima será exibida.

Visualizar Processo Detalhado

Na Lista de Processos, caso deseje visualizar os dados gerais de um dos processos listados, clique no link referente ao seu número ou no ícone ao seu lado. Essa operação será similar para todas as páginas que a contenha.

Para exemplificar, clicaremos no link .

A seguinte tela será gerada pelo sistema:

Figura 5: Dados Gerais do Processo

As operações presentes nesta página serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, ao final deste manual.

Visualizar Leituras

Caso deseje visualizar as leituras do processo, realizadas anteriormente por servidores da Instituição, clique no ícone , ao lado do processo que deseja utilizar como referência. A tela abaixo será disponibilizada pelo sistema:

Figura 6: Processo

Registrar Diligência

Clique no ícone ao lado do processo desejado para registrar uma diligência para ele. A tela a seguir será exibida pelo sistema:

Figura 7: Diligência de Processo

Na tela acima selecione, dentre as opções listadas, a Unidade de Retorno do processo, ou seja, a unidade para a qual ele será enviado para correções. Em seguida, insira o Tempo Esperado na Unidade, isto é, em quantos dias o processo deve chegar à unidade para a qual ele será enviado. Por fim, insira Observação sobre a diligência, como os motivos pelos quais ela está sendo registrada para o processo.

Exemplificaremos informando a Unidade de Retorno: SUPERINTENDÊNCIA DE DE INFORMÁTICA (11.35); e a Observação: Informações sobre a Diligência.

Clique em Voltar se desejar retornar à tela anterior.

Após preencher os dados necessários, clique em Registrar para prosseguir. O sistema apresentará a seguinte tela, com a confirmação da operação:

Figura 8: Dados Gerais da Diligência

Caso queira registrar uma diligência para outro processo, clique em e siga os procedimentos já descritos neste manual.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Solicitar Cancelamento de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Secretários ou Chefes de Departamento da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade tem a finalidade de solicitar o cancelamento do registro de um determinado processo cadastrado no sistema da Instituição.

Para utilizá-la, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Solicitar Cancelamento.

O sistema exibirá a página a seguir, onde é possível Buscar Processo que deseja cancelar, bem como visualizar a lista de Processos encontrados na unidade:

Figura 1: Buscar Processo; Processos

Para buscar por um processo específico, informe o Número do Processo, o número do seu Código de Barras ou, se preferir visualizar todos os processos localizados em sua unidade de lotação, selecione a opção Todos os Processos na Unidade. Exemplificaremos com o Número do Processo: 23088.23939/2016-09.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será apresentada posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Para retornar à página inicial do módulo, clique em . Este link terá a mesma função em todas as telas em que for exibido.

Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Buscar para prosseguir com a operação. A lista de Processos encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Processos encontrados, clique no ícone ao lado de um determinado processo para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Buscar Processo; Processos

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em .

A partir da lista de Processos, é possível visualizar um documento na íntegra, visualizar os dados de um determinado documento, visualizar o processo detalhado e/ou solicitar o cancelamento do processo. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone ao seu lado. Esta opção será válida sempre que for exibida.

O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes os dados de um determinado documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Dados do Documento

Para sair dessa tela e retornar à página anterior, clique em . Este botão será válido sempre que exibido.

Se desejar visualizar os dados do Processo Associado ao documento em questão, clique em seu número. Esta ação será explicada mais a frente, neste mesmo manual.

Caso deseje imprimir o comprovante do documento, clique em . O comprovante passará a ser exibido da seguinte forma:

Figura 5: Documento

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique no link , na parte superior esquerda do comprovante.

Caso deseje sair da tela, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Visualizar Processo Detalhado

Caso deseje visualizar os detalhes de um determinado processo listado, clique em seu número, em azul, ou utilize o ícone , ao lado do processo requerido.

Para exemplificar, clicaremos em .

A tela abaixo será disponibilizada:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

Todas as operações presentes na figura acima serão descritas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no final deste.

Solicitar Cancelamento

Para solicitar o cancelamento de um determinado processo listado, clique no ícone na lateral do processo que almeja cancelar. A partir desta ação, o sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 7: Dados Gerais do Processo; Solicitação de Cancelamento do Processo

Informe a Justificativa para o cancelamento do processo selecionado e, em seguida, clique em Solicitar. Utilizaremos como exemplo a Justificativa: O servidor não necessita apresentar atestado.

A caixa de diálogo a seguir será prontamente apresentada:

Figura 8: Caixa de Diálogo do Cancelamento do Processo

Caso desista de encerrar o processo, clique em Cancelar. Para confirme a solicitação de cancelamento do processo, clicando em OK.

Optando por seguir com a solicitação de cancelamento, o sucesso da operação será constatado com uma mensagem, juntamente com os Dados Gerais do Processo, no seguinte modelo:

Figura 9: Mensagem de Sucesso de Inativação do Processo; Dados Gerais do Processo

Se desejar realizar o cadastro de um novo processo, clique em . Acesse o manual Cadastrar Processo, listado em Manuais Relacionados, para saber como realizar tal operação.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Confirmar Cancelamentos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Todo usuário que possui o perfil Cadastrar Protocolo
Perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Uma Solicitação de Cancelamento é criada quando se tem um processo o qual deseja-se cancelar. Normalmente, a solicitação de cancelamento existe devido a erros de digitação do processo. A confirmação de uma solicitação de cancelamento de um processo pode ser atendida ou não. Essa funcionalidade é usada apenas pelos responsáveis da unidade.

Para acessar, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Confirmar Cancelamentos.

O sistema exibirá a seguinte página com os processos a serem cancelados:

Figura 1: Solicitações de Cancelamento de Processo

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Uma caixa de diálogo será exibida solicitando confirmação da operação.

Para Visualizar processo, clique no link com o número do processo ou no ícone , o sistema exibirá a página Dados Gerais do Processo, como mostrado a seguir:

Figura 2: Dados Gerais do Processo

Nessa página o usuário poderá visualizar os detalhes do usuário que enviou ou recebeu o processo, clicando em . A tela a janela seguinte será exibida.

Figura 3: Dados do Usuário

Ainda na página Dados Gerais do Processo o usuário poderá Visualizar Documento, clicando no ícone , a seguinte janela será carregada:

Figura 4: Documento

Ao clicar no número do Processo Associado, será exibida a página Dados Gerais do Processo, mostrada acima. Caso queira encerrar a exibição da tela, clique em .

Retornando a tela Dados Gerais do Processo, clicando no ícone o usuário poderá visualizar e imprimir a capa do processo, e no ícone poderá visualizar a Guia de Movimentação, assim como exemplificado nos manuais Visualizar Capa do Processo e Visualizar Guia de Movimentação, respectivamente, listados em Manuais Relacionados.

De volta a página Solicitações de Cancelamento de Processo, após selecionar o(s) processo(s) desejado(s), ou clicando na opção Selecionar Todos, o usuário poderá Aprovar ou Negar as solicitações de cancelamento. O sucesso da operação será informado de acordo com a opção selecionada.

Caso opte por Aprovar, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Figura 5: Mensagem de sucesso do cancelamento aprovado

Caso opte por Negar, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Figura 6: Mensagem de sucesso do cancelamento negado

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/12 01:51

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Autenticar Despachos Eletrônicos de Processo

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Administradores de Protocolo da Instituição
Perfil Administrar o Sistema de Protocolos
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite a autenticação dos despachos eletrônicos realizados em processos cadastrados no sistema da Instituição. Para realizar a autenticação em um despacho, é necessário que o usuário tenha sido designado como responsável pelo despacho por um outro usuário do sistema.

Para fazer uso desta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar.

Os Despachos Pendentes de Autenticação em Processos serão listados pelo sistema conforme imagem a seguir:

Figura 1: Despachos Pendentes de Autenticação em Processos

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Essa operação será similar, em sua execução, para todas as páginas que a inclua.

Para visualizar os documentos já inseridos no processo, clique no ícone . A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Despachos Pendentes de Autenticação em Processos

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique em .

A partir da página acima, é possível visualizar um documento inserido no processo cujo despacho está pendente de autenticação, visualizar os dados de um determinado documento, visualizar os dados gerais do processo ao qual o despacho está associado, visualizar o despacho na íntegra, autenticar o despacho, alterar os dados do despacho e/ou remover o despacho, conforme solicitado. Essas ações serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Caso queira visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone ao seu lado. Essa opção será válida sempre que for exibida.

Exemplificaremos com o documento do tipo REQUERIMENTO, que será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 3: Visualizar Documento

Visualizar Dados do Documento

Se desejar visualizar em detalhes as informações de um determinado documento listado, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Utilizaremos novamente como exemplo o documento REQUERIMENTO.

A seguinte tela será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Documento

Para sair desta tela e retornar à página anterior, clique em . Essa operação será válida sempre que o botão for exibido.

Se desejar visualizar os dados do processo associado ao documento em questão, clique em seu número. Esta ação será explicada mais a frente, neste mesmo manual.

Caso queira imprimir o comprovante do documento, clique em . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 5: Comprovante do Documento

Caso deseje retornar à página anterior, clique no link .

Se desejar fechar a tela, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Visualizar Dados Gerais do Processo

Caso deseje visualizar os detalhes de um determinado processo, clique no link referente ao seu número. Esta ação será válida para todas as páginas em que for exibida.

Exemplificaremos clicando em .

Uma nova janela será apresentada com os Dados Gerais do Processo, da seguinte forma:

Figura 6: Dados Gerais do Processo

As operações presentes na página acima serão explicadas detalhadamente no manual Cadastrar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Despacho

Para visualizar em detalhes o despacho pendente de autenticação, clique no ícone ao seu lado.

O Despacho será apresentado no seguinte formato:

Figura 7: Despacho

Caso queira dirigir-se à página inicial do módulo Protocolo, clique no link .

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Se desejar imprimir o despacho, clique em .

Autenticar Despacho

Clique no ícone na lateral de um determinado despacho para realizar sua autenticação. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 6: Despacho; Autenticar Despacho

Na tela acima, insira sua Senha de acesso ao sistema e clique em Confirmar para seguir com a operação.

O despacho será prontamente autenticado e a tela abaixo passará a ser exibida pelo sistema:

Figura 7: Mensagem de Sucesso da Autenticação do Despacho; Despacho

Clique em para ver o despacho recém-autenticado na íntegra. O sistema exibirá o despacho em uma tela semelhante à explicada no tópico Visualizar Despacho, apresentado anteriormente neste mesmo manual.

Alterar Despacho

Se desejar modificar os dados de um dos despachos elencados na lista na tela inicial da operação, clique no ícone . Uma nova página será carregada, conforme imagem a seguir:

Figura 8: Dados Gerais do Processo; Dados Gerais do Despacho para Alteração

Para mais informações sobre a tela acima, acesse o manual Cadastrar Despacho de Processos, listado em Manuais Relacionados, no final deste manual.

Remover Despacho

Caso queira remover um determinado despacho listado, clique no ícone ao seu lado.

O sistema exibirá a seguinte caixa de diálogo solicitando a confirmação da remoção:

Figura 12: Caixa de Diálogo de Remoção do Despacho

Clique em Cancelar caso desista da ação ou em OK para confirmá-la. Optando por prosseguir, o sistema apresentará a seguinte mensagem de sucesso:

Figura 13: Mensagem de Sucesso da Remoção do Despacho

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 22:29

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Relatório de Ocorrências com Prazos Atrasados

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários que Tenham Acesso ao Módulo de Protocolo
Perfil Gestor Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite a emissão de um relatório com as ocorrências de processo, cujos prazos de término estão em atraso. Vale ressaltar que, no relatório, só constarão as ocorrências cadastradas por servidores lotados na mesma unidade do usuário.

Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Gerenciamento → Ocorrências com Prazos Atrasados.

O sistema exibirá uma página contendo as Opções de Busca. Veja:

Figura 1: Opções de Busca

Nessa página, selecione a opção Todas se desejar que, no relatório, constem todas as ocorrências com prazos atrasados. Caso queira visualizar apenas uma ocorrência, filtre a busca com os seguinte dados:

  • Número do Processo das ocorrências que deseja visualizar;
  • Período de Cadastro da ocorrência;
  • Período da Ocorrência, ou seja, a data em que aconteceu a ocorrência;
  • Selecione se almeja Listar Ocorrências com Prazo Indeterminado;
  • Escolha se pretende Ordenar Por: Processo, Data de Cadastro ou Data da Ocorrência.

Exemplificaremos, com a opção Todas selecionada, para Listar Ocorrências com Prazo Indeterminado, clicaremos em Não e escolhemos Ordenar Por: Processo.

Nos campos Período de Cadastro e Período da Ocorrência, digite a data desejada para cada, ou selecione-as no calendário exibido ao clicar no ícone .

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em .

Se desistir da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida, posteriormente.

Para prosseguir com a operação, clique em Gerar Relatório. O relatório de Ocorrências com Prazos Atrasados será exibido no seguinte formato:

Figura 2: Relatório das Ocorrências com Prazos Atrasados

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em , no topo da página.

Clique em Voltar, para retornar à tela anterior.

Para imprimir o relatório, clique em .

No relatório, clique no número do processo para visualizar seus detalhes. Exemplificaremos com o processo de número 23077.009706/2011-18 e, com base nisto, a tela de Dados Gerais do Processo será, então, exibida. Note:

Figura 3: Dados Gerais do Processo

Para sair desta tela, clique em .

As ações contidas nessa tela, serão detalhadas no manual Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Cadastrar Documento

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários servidores Habilitados a Realizar o Cadastro de Documentos Protocolados nas Unidades da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade é utilizada por usuários da Instituição para efetuar o cadastro de novos documentos no banco de dados do sistema.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Dados do Documento

Primeiramente, para retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta função será válida sempre que estiver disponível.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser cadastrado:

  • Tipo do Documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema. É importante destacar que após selecionar o Tipo do Documento desejado, o sistema automaticamente apresentará o Assunto do Documento (CONARQ) associado ao tipo selecionado, se houver;
  • Natureza do Documento, dentre as opções Ostensivo e Sigiloso;
  • Assunto Detalhado do documento que será cadastrado;
  • Observações a respeito do documento que será cadastrado, se desejar;
  • Forma do Documento, isto é, se deseja Escrever Documento ou Anexar Documento Digital presente em um arquivo do seu computador.

Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Para exemplificar, utilizaremos o Tipo do Documento: REQUISIÇÃO DE MATERIAIS e a Natureza do Documento: OSTENSIVO.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 2: Dados do Documento; Escrever Documento

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

Como exemplo, utilizaremos o texto Ata do dia 22/01/2016 ou 22 de Janeiro de 2016 pertencente a NOME DO SERVIDOR cuja matrícula é 000000 da 11.65 - PROGESP - PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS da instituição Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN referente ao documento ==NUM_PROTOCOLO_DOCUMENTO== do processo ==NUM_PROTOCOLO_PROCESSO==.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 3: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo de Documento

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido na caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

Figura 4: Dados do Documento; Anexar Documento Digital

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Origem do Documento, dentre as opções Documento Interno e Documento Externo;
  • Código Identificador do documento;
  • Ano de emissão do documento;
  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Origem do Documento: Documento Interno;
  • Data do Documento: 21/01/2016;
  • Número de Folhas: 05;
  • Tipo de Conferência: CÓPIA SIMPLES;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 5: Inserir Assinante

Se desejar fechar a tela, clique em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores, exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 6: Inserir Assinante; Servidor Selecionado

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. Esta ação será válida sempre que presente.

Uma caixa de diálogo será exibida, conforme demonstra a imagem abaixo:

Figura 7: Caixa de Diálogo da Remoção do Assinante

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o servidor será prontamente removido da seleção de assinantes a serem adicionados.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de Assinantes do Documento, presente na tela inicial da operação.

De volta à tela inicial da operação, que contém os campos para a inserção dos Dados do Documento a ser cadastrado, clique em Continuar após informar os dados desejados para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 8: Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Documento

Primeiramente, se desejar retornar para a tela anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Na página acima, devem ser informados os interessados no documento a ser registrado no sistema. Cabe destacar que os interessados podem pertencer a diferentes categorias na Instituição. Para cada categoria, um dado diferente do interessado deve ser inserido no campo disponibilizado pelo sistema após a seleção da Categoria desejada, conforme listado abaixo:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, será necessário informar o nome ou a matrícula do servidor no SIAPE, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credores do processo, isto é, são interessadas no processo a ser cadastrado;
  • Unidade: Unidade da Instituição interessada no processo;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Além dos dados mencionados acima, o E-mail de contato do interessado deve ser informado independente de sua categoria.

Exemplificaremos com a Categoria: Servidor; o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000); e o E-mail: email@email.com.

Para dar continuidade à operação, clique em Inserir. A tela poderá ser visualizada da seguinte forma:

Figura 9: Mensagem de Sucesso da Inserção do Interessado; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Documento

Se desejar excluir um interessado previamente adicionado, clique no ícone situado ao seu lado. Será apresentada a seguinte janela para confirmação da exclusão:

Figura 10: Caixa de Diálogo da Exclusão do Interessado

Clique em OK para confirmar a operação ou em Cancelar caso desista dela. Optando por confirmar, o sistema exibirá a mensagem de sucesso a seguir no topo da página:

Figura 11: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

Caso deseje adicionar mais de um interessado, repita a operação.

Para prosseguir com o cadastro do documento, clique em Continuar após inserir todos os interessados. Uma tela idêntica à exibida abaixo será exposta:

Figura 12: Movimentação Inicial

Na tela acima, defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da Instituição ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento.

Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino.

Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir:

  • Selecione o Tipo de Despacho a ser informado, dentre as opções disponibilizadas;
  • Informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções listadas;
  • Informe se o despacho é Público ou não;
  • Selecione a Forma do Despacho, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Ao selecionar a primeira opção, o sistema disponibilizará um campo de texto semelhante ao exibido anteriormente nesta mesma funcionalidade, para que seja inserido o texto do despacho. Caso selecione a segunda opção, clique em Selecionar arquivo e adicione o arquivo ao despacho, que deve ser escolhido dentre os presentes em seu computador.

Para melhor compreensão, utilizaremos os dados a seguir

  • Origem Interna: Outra Unidade;
  • Unidade de Origem: 11.00 - UFRN (11.00).
  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR;
  • Público: Sim;
  • Forma do Despacho: Anexar Arquivo;
  • Arquivo: Arquivo.pdf.

Para prosseguir com a operação, clique novamente em Continuar. A página abaixo será prontamente apresentada:

Figura 13: Dados do Documento

Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em Pré-Visualizar Documento. A seguinte tela será gerada:

Figura 14: Documento - Requisição de Materiais

Retornando à tela anterior, confira os dados do documento a ser cadastrado e, caso esteja certo do cadastro, clique em Confirmar para finalizá-lo. A seguinte tela será exposta, com a mensagem de confirmação presente no topo:

Figura 15: Mensagem de Sucesso; Dados do Documento

Para cadastrar um novo documento no sistema, clique no link e repita a operação.

Se desejar visualizar o despacho informado para o documento, clique no link . O despacho será disponibilizado no seguinte formato:

Figura 16: Despacho Favorável

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique em .

Caso queira retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique no link .

De volta à tela anterior, caso deseje visualizar o documento, clique em . A janela a seguir será, então, exibida:

Figura 17: Requisições de Materiais

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 19:36

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Cadastrar Ocorrência de Documentos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores da Instituição
Perfil Servidor
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta operação permite ao usuário realizar o cadastro de ocorrências - ou observações - sobre um documento registrado no sistema da Instituição, relacionadas ao tempo que o documento passou em sua unidade de lotação.

Para cadastrar uma ocorrência, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Ocorrência.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Para filtrar a busca por um documento específico, utilize um ou mais dos critérios a seguir:

  • Número de Protocolo do documento que deseja consultar;
  • Número do Código de Barras do documento;
  • Origem do documento, entre as opções Interna e Externa;
  • Número Identificador do documento para o qual deseja cadastrar uma ocorrência;
  • Número de identificação do documento desejado da instituição;
  • Ano do Documento, ou seja, o ano que o documento escolhido foi criado;
  • Tipo do Documento, dentre as possibilidades apresentadas pelo sistema;
  • Unidade de Origem do documento, ou seja, unidade da instituição na qual ele foi criado, caso sua origem seja interna. Ao digitar as letras iniciais de pesquisa deste campo, uma lista condizente com o que foi digitado será exibida, surgindo a necessidade de selecionar uma das opções;
  • Órgão Externo de origem do documento, caso ele seja de origem externa à instituição;
  • Período do Documento, isto é, a data inicial e final do documento;
  • Período do Cadastro do documento, ou seja, data de início e término do período no qual a data cadastro do documento no sistema está incluída;
  • Selecione a opção Todos os Documentos da Unidade se desejar visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e que se encontram, atualmente, na sua unidade de lotação.

É importante destacar que nos campos Período do Documento e Período do Cadastro, para inserir as datas desejadas, digite-as ou selecione-as no calendário exibido ao clicar no ícone . Esta operação será válida sempre que surgir nas telas do sistema.

Como exemplo, usaremos o Tipo do Documento: OFICIO.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada, subsequentemente. Esta opção será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Para retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida para todas as páginas que a contenha.

Para prosseguir com a busca, clique em Buscar após preencher os filtros desejados. O sistema, prontamente, atualizará a lista de Documentos Encontrados, passando a exibir apenas os documentos que atendem os parâmetros utilizados anteriormente.

A partir da lista de Documentos Encontrados, é possível visualizar um determinado documento, Adicionar Ocorrência para um documento listado, alterar uma ocorrência previamente adicionada e/ou removê-la, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar os detalhes de um dos documentos listados, clique em seu número de protocolo, disponível na cor azul, ou no ícone ao seu lado. Exemplificaremos com o documento de Identificador: 99.

O sistema apresentará as informações do Documento em uma nova janela, conforme imagem a seguir:

Figura 2: Documento

Primeiramente, para sair desta tela e retornar à página anterior, clique em .

As operações presentes na imagem em questão encontram-se explicadas no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, ao final deste mesmo manual.

Adicionar Ocorrência do Documento

Se desejar adicionar uma ocorrência para um documento cadastrado no sistema da Instituição, clique no ícone ao seu lado.

O sistema o direcionará para a tela de Cadastro de Ocorrência:

Figura 3: Cadastro de Ocorrência do Documento

Para inserir uma nova ocorrência, informe os seguintes dados:

  • Data da Ocorrência do documento;
  • Prazo de Término, isto é, o número de dias para a finalização da ocorrência;
  • Texto da Ocorrência do documento selecionado;
  • Selecione a Situação atual da ocorrência do documento, dentre as opções disponíveis.

Como exemplo, utilizaremos a Data da Ocorrência: 02/01/2015; o texto da Ocorrência: O valor de R$20.000,00 deverá ser revertido ao crédito, pois excede o montante da despesa realizada; e a Situação: Pendente.

Ao clicar no número do Documento ou em seu número de Protocolo, o sistema exibirá a tela que contém os detalhes do Documento, explicada anteriormente neste mesmo manual. Esta ação será a mesma sempre que aparecer.

Após preencher os dados desejados, clique em Cadastrar para prosseguir com a operação. A mensagem de sucesso, confirmando o cadastramento da ocorrência, será gerada:

Figura 4: Mensagem de Sucesso do Cadastramento da Ocorrência do Documento

Alterar/Remover Ocorrência do Documento

Se desejar alterar ou remover uma ocorrência previamente adicionada para um documento específico, clique no ícone ao lado do documento desejado.

O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 5: Alterar/Excluir Ocorrência do Documento; Ocorrências Encontradas

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Clique no ícone se desejar alterar os dados de uma ocorrência registrada. O sistema o direcionará para a seguinte página, que permite a Alteração de Ocorrência:

Figura 6: Alteração de Ocorrência do Documento

Os campos presentes na tela acima foram explicados anteriormente neste mesmo manual.

Na tentativa de elucidar melhor a operação, a Data da Ocorrência foi alterada para 04/01/2015.

Após modificar os dados desejados, clique em Alterar para registrar as alterações no sistema. O sucesso da operação será informado por meio da mensagem abaixo:

Figura 7: Mensagem de Sucesso da Alteração da Ocorrência do Documento

De volta à página que contém a lista de Ocorrências Encontradas, clique no ícone se desejar excluir uma ocorrência cadastrada. A seguinte caixa de diálogo será disponibilizada pelo sistema:

Figura 8: Caixa de Diálogo de Remoção da Ocorrência do Documento

Se desistir da exclusão da ocorrência, clique em Cancelar. Clique em OK para confirmar a operação.

Optando por seguir com a remoção, a mensagem de sucesso abaixo será fornecida pelo sistema:

Figura 9: Mensagem de Sucesso da Remoção da Ocorrência do Documento

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/10 01:50

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Cadastrar Despacho Eletrônico de Documento

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores que Possuem Permissão para Cadastrar Protocolo na Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário registre, no sistema da Instituição, um novo despacho eletrônico para um documento cadastrado e atualmente pertencente à sua unidade de lotação. Um despacho eletrônico é uma informação adicional que pode ser incluída durante a movimentação de um documento. Esta informação se refere a um parecer que o usuário apresenta após fazer sua análise do assunto abordado.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despacho.

O sistema prontamente exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Para buscar o documento para o qual deseja cadastrar um despacho eletrônico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Número do Protocolo do documento que deseja buscar;
  • Sequência de números correspondente ao Código de Barras do documento;
  • Origem do documento, dentre as opções Interna e Externa;
  • Número Identificador do documento;
  • Número de cadastro do documento para o qual deseja registrar um despacho;
  • Ano do Documento, ou seja, ano no qual foi emitido;
  • Tipo do Documento desejado, a partir das opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Unidade de Origem do documento, caso sua origem seja interna;
  • Órgão Externo de Origem do documento, caso sua origem seja externa à Instituição;
  • Período do Documento, isto é, período no qual a vigência do documento está incluída;
  • Período do Cadastro do documento;
  • Selecione a opção Todos os Documentos na Unidade para visualizar uma lista contendo todos os documentos cadastrados no sistema da Instituição e que estão localizados na sua unidade de lotação.

É importante destacar que nos campos Período do Documento e Período do Cadastro é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário virtual exibido ao clicar no ícone .

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela exibida posteriormente. Esta ação é válida para todas as telas que a contenha.

Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta opção é válida em todas as telas em que for exibida.

Após inserir os dados desejados, clique em Buscar para prosseguir. A lista de Documentos Encontrados será prontamente atualizada e nela passarão a constar apenas os documentos que atendem aos critérios de busca informados.

A partir da lista de Documentos Encontrados, é possível visualizar os dados de um determinado documento, cadastrar um despacho para um documento listado e/ou editar um despacho previamente cadastrado, conforme desejado. Essas ações serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Documento

Para visualizar os detalhes de um documento listado, clique em seu número de Protocolo ou no ícone ao seu lado. Exemplificaremos clicando em .

Os detalhes do Documento serão exibidos na seguinte janela:

Figura 2: Documento

Para encerrar a visualização da tela acima, clique em . Esta função será válida sempre que estiver presente.

Clique no nome do usuário responsável por realizar Movimentações do Documento para visualizar suas informações. Como exemplo, clicaremos em .

A tela a seguir será apresentada:

Figura 3: Informações do Usuário

De volta à tela anterior, que contém os dados do Documento selecionado, clique no ícone ao lado de uma determinada movimentação para fazer o download do despacho associado a ela. Esta ação será válida sempre que estiver disponível.

A janela abaixo será prontamente exibida:

Figura 4: Caixa de Download do Despacho

Clique em OK para confirmar o download ou em Cancelar se desistir da operação. Optando por seguir, o arquivo do despacho será prontamente disponibilizado pelo sistema.

Retornando mais uma vez à página anterior, se desejar consultar o comprovante da primeira movimentação do documento, clique em . A seguinte página será apresentada:

Figura 5: Documento

Clique em Fechar para encerrar a visualização da página.

Para efetuar a impressão do comprovante, clique no ícone .

Caso queira retornar à página inicial do módulo, clique no link .

Cadastrar Despacho

Se desejar cadastrar um despacho para um documento listado, clique no ícone ao lado do documento desejado. Exemplificaremos com o documento cujo número de Protocolo é 23077.055750/2013-53.

A tela a seguir será, então, exibida:

Figura 6: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho

Para cadastrar o despacho para o documento, informe os seguintes dados:

  • Selecione o Tipo do Despacho a ser cadastrado, dentre as opções apresentadas para escolha;
  • Informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável. Cabe destacar que este campo só será disponibilizado caso a opção Decisório seja selecionada no campo Tipo do Despacho;
  • Escolha o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre os listados pelo sistema;
  • Assinale se o despacho é Público ou não;
  • Informe se deseja Notificar por E-mail os interessados no processo sobre o despacho que será adicionado ao documento;
  • Selecione a Forma do Despacho, isto é, como ele será inserido no sistema. Optando pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho deverá ser digitado. Ao optar por Anexar Arquivo do despacho, o campo Arquivo será exibido. Para inserir o arquivo do despacho, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000);
  • Público: Sim;
  • Notificar por E-mail: Não;
  • Forma do Despacho: Anexar Arquivo;
  • Arquivo: documento.pdf.

Clique em Cadastrar para confirmar o registro do despacho. O sistema o direcionará para a tela a seguir, que contém a mensagem de sucesso da operação, além do Resumo do Despacho cadastrado:

Figura 7: Mensagem de Sucesso do Cadastro do Despacho; Resumo do Despacho

Para realizar o download do arquivo do despacho, clique em . A janela abaixo será disponibilizada:

Figura 8: Caixa de Download do Despacho

Clique em OK para confirmar o download; caso desista de realizá-lo, clique em Cancelar. Ao optar por seguir com o download, o arquivo será automaticamente disponibilizado pelo sistema.

Para cadastrar um novo despacho para um documento, clique em e repita a operação.

Se desejar autenticar um despacho cadastrado previamente, clique em . Esta operação é detalhada no manual Autenticar Despachos Eletrônicos, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Clique em para enviar um processo para outra unidade da Instituição. A ação é explicada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, que está listado em Manuais Relacionados.

Editar Despacho

Caso deseje editar um despacho previamente cadastrado para um documento, clique no ícone . Mais uma vez, exemplificaremos com o documento cujo número de Protocolo é 23077.055750/2013-53.

A seguinte tela será exibida:

Figura 9: Despachos do Documento

Clique no ícone ao lado do despacho que deseja editar para selecioná-lo. Como exemplo, utilizaremos o primeiro despacho listado.

O sistema o direcionará para a tela abaixo:

Figura 10: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho

Na tela acima, é possível modificar as informações que foram inseridas no despacho no momento do seu cadastro. Todos os campos exibidos na tela já foram explicados anteriormente neste mesmo manual.

Para fazer o download do arquivo do despacho, clique em . Esta operação foi explicada no tópico anterior.

Caso queira remover um arquivo anexado ao documento, clique no ícone ao seu lado. O sistema mostrará uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da operação:

Figura 11: Caixa de Diálogo da Remoção do Arquivo

Clique em OK para confirmar a remoção ou em Cancelar para desistir dela. Ao confirmar, o sistema exibirá no topo da página a seguinte mensagem de sucesso da operação:

Figura 12: Mensagem de Sucesso da Remoção do Arquivo

De volta à tela que contém os Dados Gerais do Despacho, após modificar todos os dados desejados, clique em Alterar para confirmar as alterações realizadas. O sistema apresentará uma mensagem de sucesso da operação no topo da seguinte página:

Figura 13: Mensagem de Sucesso da Alteração do Despacho; Resumo do Despacho

As informações descritas na tela acima foram explicadas no tópico anterior deste mesmo manual.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/08 19:36

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Alterar Documento

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários de protocolo nas Unidades da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta operação tem a finalidade de alterar os dados de um documento previamente cadastrado no sistema da Instituição, dados esses que foram informados no momento do cadastro.

Para realizar esta funcionalidade, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Alterar Documento.

O sistema exibirá a tela para a Consulta de Documentos, juntamente com todos os Documentos Encontrados. Note:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

A página mostra todos os documentos que estão em sua unidade, mas é permissível filtrar a busca indicando os critérios abaixo:

  • Número do Protocolo de formato específico (Radical.Número/Ano);
  • Código de Barras do documento que será buscado;
  • Origem do documento, classificada como Interna ou Externa;
  • Número Identificador do documento;
  • Número do documento que pretende pesquisar, de acordo com o ano de sua origem;
  • Ano do Documento, isto é, o ano de vigência deste;
  • Assunto Detalhado, ou seja, o assunto ao qual se trata o documento;
  • Tipo do Documento cadastrado. Através da lista disponibilizada, escolha uma das opções;
  • Unidade de Origem do documento;
  • Órgão Externo de Origem;
  • Período do Documento, isto é, o intervalo de datas referentes a vigência do documento;
  • Período do Cadastro, ou seja, o espaço de tempo concernente ao cadastro do documento;
  • Situaçãodo documento, se foi Arquivado ou está Ativo;
  • Observação relevantes para cadastro;
  • Para buscar por todos os documentos disponíveis, selecione Todos os Documento.

Na área Dados dos Interessados, informe quem está Interessado no documento, selecione o Tipo do Interessado, ou seja, qual a função/cargo dele e o Nome do Interessado no documento.

Esclareça, também, os campos referentes aos Dados das Últimas Movimentações:

  • Unidade de Origem do documento;
  • Órgão Externo de Origem do documento;
  • Período do Envio do documento que será consultado;
  • Período do Recebimento.

Em Opções de Visualização, assinale a opção Formato de Impressão para visualizar o documento pronto para ser imprimido.

Filtraremos a busca selecionando o campo Ano do Documento e preenchendo-o com o dado: 2016.

Nos dados Período do Documento, Período do Cadastro, Período do Envio e Período do Recebimento utilize o ícone para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado.

Já nos campos Unidade de Origem, Órgão Externo de Origem e Interessado ao digitar as três primeiras letras, o sistema exibirá uma lista com as opções de preenchimento cadastradas.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e constate o abandono na caixa de diálogo que será gerada, subsequentemente. Esta função será a mesma em todas as páginas que estiver presente.

Para retornar ao módulo principal, clique em . Esta opção se repetirá todas as vezes que for disponibilizada.

Definidos os critérios desejados, clique em Buscar para refinar a pesquisa e o sistema apresentará a tela no formato da primeira imagem deste manual e de acordo com os parâmetros preestabelecidos.

Na lista dos Documentos Encontrados será possível Visualizar Documentos, Exibir Detalhes destes, Visualizar Leituras e/ou Selecionar Documentos. Todas essas operações serão explicadas, separadamente, a seguir.

Visualizar Documento

Se desejar visualizar o documento anexado ao Protocolo, clique neste símbolo ao lado do que deseja consultar. Para que fique clara a operação, o Protocolo de número 23077.010339/2016-00 será selecionado.

Uma nova janela será aberta de configuração semelhante a que se segue:

Figura 2: Visualizar Documento

Exibir Detalhes do Documento

Utilize o ícone ou clique no número do Protocolo, em azul, para visualizar detalhes de um determinado documento listado. Como exemplo, o documento com o Protocolo: será usado.

Uma tela semelhante a imagem abaixo será exposta:

Figura 3: Visualizar Despacho; Documento

Para fechar a janela de visualização do Documento, clique em . Esta ação será equivalente para todas as telas que aparecer.

Clique no login do usuário, em azul, para visualizar seus detalhes pessoais. Esta ação será valida em todas as páginas que surgir.

A seguinte janela será aberta:

Figura 4: Login; Dados do Usuário

De volta a tela com os dados do Documento, caso queira imprimir o comprovante do documento, clique em . O arquivo será exibido no seguinte formato:

Figura 5: Comprovante do Documento

Para retornar ao módulo principal, clique neste link , no topo do relatório.

Clique em Fechar para retornar à página anterior.

Caso queira imprimir o relatório, clique em , no final da página.

Se desejar ter acesso ao documento na íntegra, clique em . Esta operação já foi esclarecida no manual em questão e para acessá-la retorne ao tópico Visualizar Documento, apresentado anteriormente.

Visualizar Leituras do Documento

É possível visualizar as leituras que foram realizadas em qualquer um dos documentos elencados. Para isso, clique no símbolo . Exemplificaremos com o Protocolo de numeração 23077.010349/2016-37.

Uma nova janela será aberta em uma configuração idêntica a esta:

Figura 6: Visualizar Leituras do Documento

Alterar Documento

Ao encontrar o documento que pretende modificá-lo, clique no ícone , ao seu lado direito, para realizar as alterações necessárias. Exemplificaremos com o documento do número de Protocolo:23077.010349/2016-37.

Será mostrada a página com os Dados do Documento, conforme a seguir:

Figura 7: Alterar Dados do Documento

Altere um ou mais dos seguintes dados:

  • Selecione Tipo do Documento cadastrado;
  • Assunto do Documento em questão;
  • Observações relevantes quanto ao documento;
  • Selecione Forma do Documento, isto é, se pretende escrevê-lo ou anexa-lo.

Para melhor compreensão, alteraremos o Tipo do Documento para SOLICITAÇÃO e na parte destinada a Escrever Documento o atual será: Solicitação de novos equipamentos eletrônicos para a instituição.

Clique em Voltar e o sistema lhe levará à tela anterior. A explicação desta ação será a mesma para todas as vezes que o sistema disponibiliza-la.

Clique neste botão para carregar um padrão de texto para o Tipo do Documento solicitado. Vale salientar que o sistema só disponibilizará modelos previamente cadastrados. A seguinte caixa de diálogo será carregada:

Figura 8: Caixa de Diálogo de Inserção de Modelos de Textos para o Tipo de Documento Selecionado

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para confirmá-la. Optando por OK, o modelo será automaticamente adicionado ao espaço destinado para Escrever Documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Retornando à página com os Dados do Documento para alteração, adicione um assinante responsável pelo documento, se desejar, clicando no ícone . Uma tela idêntica a esta será explanada:

Figura 9: Escolha os Servidores da sua Unidade que Serão Assinantes do Documento

Caso queira incluir todos os servidores listados, clique em . Mas se preferir visualizar os nomes por letra específica, clique na letra requerida.

Escolha os Servidores da sua Unidade que Serão Assinantes do Documento clicando no ícone ao lado do servidor que deseja adicionar.

De volta a tela com os Dados do Documento, para remover um servidor já inserido, clique neste símbolo e a caixa de diálogo a seguir será fornecida:

Figura 10: Caixa de Diálogo de Remoção do Assinante do Documento

Se desistir da operação, clique em Cancelar, caso deseje prosseguir com a exclusão do assinante registrado, clique em OK e o sistema habilmente removerá o servidor adicionado.

Ainda na tela que contém os Dados do Documento, após alterar as informações necessárias, clique em Continuar e uma página de formato parecido a este poderá ser visualizada:

Figura 11: Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Documento

Sobre os Dados do Interessado a Ser Inserido no documento, selecione a Categoria institucional e informe o nome do Servidor e seu E-mail para contato.

Como exemplo, optamos pela Categoria: Servidor, o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.

Preenchidos os campos apresentados há pouco, clique em Inserir e o sistema exibirá a mensagem de sucesso do interessado adicionado no documento e a tela anterior adquirirá o seguinte aspecto:

Figura 12: Mensagem de Sucesso do Interessado Adicionado no Documento; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Documento

Se desejar remover qualquer um dos Interessados Inseridos no Documento, clique neste ícone e, com base nisto, uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da exclusão do servidor listado será exposta:

Figura 13: Caixa de Diálogo de Remoção do Interessado Inserido no Documento

Cancelar impossibilita a remoção e OK confirma a ação. Clicando em OK uma mensagem, constatando o êxito da operação, será gerada:

Figura 14: Mensagem de Sucesso de Remoção do Interessado no Documento

Para concluir as alterações no documento, retornaremos a página com os Dados do Interessado a Ser Inserido e os Interessados Inseridos no Documento e clicaremos em Continuar. A tela que aparecerá será idêntica a esta:

Figura 15: Movimentação Inicial

Nesta tela, caso queira consultar seus dados pessoais, clique em e o sistema, prontamente, os mostrará. Esta explicação se manterá para todas as vezes que esta mesma operação surgir.

Clique em Continuar para dar sequência a operação e, consequentemente, a tela de etapa final com os Dados do Documento será expandida:

Figura 16: Etapa Final da Operação; Dados do Documento

Para pré-visualizar o documento anexado, clique em Pré-Visualizar Documento e a imagem apresentada aqui terá similaridade com a exibida ao efetuar a operação no sistema. Note:

Figura 17: Pré-Visualizar Documento

De volta a página que inclui os Dados do Documento, para finalizar esta ação, ou seja, as modificações no documento escolhido, clique em Confirmar e a tela abaixo será exposta, juntamente com a mensagem de sucesso:

Figura 18: Mensagem de Sucesso das Alterações no Documento; Dados do Documento

Para imprimir o comprovante do documento, clique em . Esta ação já foi esmiuçada neste mesmo manual, mais acima. Reveja o tópico Exibir Detalhes para ter acesso aos detalhes.

Se desejar consultar o documento em si, clique em . Para saber os pormenores desta operação, retorne ao tópico Visualizar Documento.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Registrar Dados do Documento

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Usuários com Permissão de Cadastro de Documentos
Perfil Cadastro Protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, que é utilizada para reservar, sem qualquer informação inicial, uma numeração de protocolo de documento para inserção posterior dos dados.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Registrar Dados do Documento.

Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, seja possível encontrar facilmente a etiqueta desejada. Conforme a imagem abaixo:

Figura 1: Consulta de Etiquetas Protocoladoras

Para refinar a busca por Etiquetas Protocoladoras informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Número de Protocolo, determinado por um formato específico (Radical.Número/Ano);
  • Nome da Unidade de Origem, ao digitar os três primeiros dígitos para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento;
  • Gerada entre, intervalo de datas em que o processo foi realizado. Utilize os ícones para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado;
  • Todas as Etiquetas Protocoladoras: Quando este campo é selecionado, os demais campos são automaticamente desmarcados.

Como exemplo, selecionaremos o campo Todas as Etiquetas Protocoladoras.

Caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Uma caixa de diálogo será exibida solicitando confirmação da ação. Essa funcionalidade será a mesma em todas as páginas em que estiver presente.

Para prosseguir com a operação, clique em Buscar. A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, clique no ícone para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado. Exemplificaremos com o Número do Protocolo 23088.000166/2016-41.

O sistema direcionará para a seguinte tela::

Figura 2: Dados do Documento

Na tela acima, insira os seguintes dados do documento:

  • Selecione o Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis;
  • Assunto Detalhado do documento;
  • Observações referentes ao documento;
  • Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

Utilizaremos, como exemplo o Tipo do Documento Atestado Médico.

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Escrever Documento

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Figura 3: Dados do Documento

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Como exemplo, utilizaremos o texto Atestado Médico do servidor.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Figura 4: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Anexar Documento Digital

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

Figura 5: Dados do Documento

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Código Identificador do documento;
  • Ano do documento;
  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone .
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

  • Data do Documento: 27/01/2016;
  • Número de Folhas: 02;
  • Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL;
  • Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 6: Inserir Assinante

Se desejar fechar a tela e retornar para a página anterior, clique em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 7: Inserir Assinante; Servidor Selecionado

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor será prontamente removido da lista de assinantes do documento. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.

De volta à tela de cadastro dos Dados do Documento, para prosseguir com a operação, clique em Continuar. A página oferecida pelo sistema será a seguinte:

Figura 14: Dados do Interessado a Ser Inserido

Na tela acima, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo;
  • Unidade: Unidade da Instituição;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor.

Após informar a Categoria desejada, preencha os campos que serão apresentados de acordo com a categoria selecionada. No caso da categoria Servidor, será necessário informar o nome do Servidor e seu E-mail de contato.

Exemplificaremos informando o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.br.

Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:

Figura 15: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.

Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A seguinte janela será disponibilizada:

Figura 16: Caixa de Diálogo da Remoção do Interessado

Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a seguinte de mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

Figura 17: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado

De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 18: Movimentação Inicial

Na tela acima, defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da Instituição ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento.

Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino.

Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir:

  • Tipo do Despacho a ser informado, dentre as opções listadas;
  • Indique se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
  • Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções disponibilizadas para escolha;
  • Indique se o despacho será Público ou não;
  • Selecione a Forma do Despacho a ser inserido, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso opte por Informar Despacho, um novo campo será disponibilizado, onde o texto do despacho deverá ser inserido;
  • Para anexar um arquivo ao despacho, clique em Selecionar arquivo e busque-o em seu computador.

Utilizaremos como exemplo os seguintes dados:

  • Origem Interna: Outra Unidade;
  • Unidade de Origem: Instituto Cérebro (10.89);
  • Tipo do Despacho: Decisório;
  • Parecer: Favorável;
  • Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR;
  • Público: Sim;
  • Forma do Despacho: Informar Despacho.

Após definir os dados, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:

Figura 19: Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em .

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o despacho, clique em .

De volta à página anterior, onde são inseridos os dados da Movimentação Inicial do documento, clique em Continuar após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Figura 20: Dados do Documento

Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em Pré-Visualizar Documento. A seguinte tela será gerada:

Figura 21: Documento

De volta a tela com os Dados do Documento, para finalizar a operação, clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:

Figura 22: Mensagem de Sucesso; Dados do Documento

Se desejar visualizar Despacho, clique no link . O sistema abrirá uma janela semelhante a exibida mais acima, em Pré-visualizar despacho.

Para imprimir o Comprovante da operação, clique no ícone . Logo, aparecerá a tela para impressão.

Figura 23: Documento

Se desejar retornar a página inicial do módulo, clique em .

Caso queira fechar a tela, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Retornando a página contendo os Dados do Documento, caso queira visualizar na íntegra o documento, clique no ícone . A página a seguir será apresentada pelo sistema:

Figura 24: Documento

De volta, mais uma vez, a tela com os Dados do Documento, clique em para realizar o cadastro de um documento. Esta ação será explicada no manual Cadastrar Documento, listado abaixo em Manuais relacionados,

Bom Trabalho!

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2014/12/10 01:50

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Registrar Recebimento de Documentos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Aptos a Registrar o Recebimento de Protocolo no Sistema da Instituição
Perfil Receber Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite registrar, eletronicamente, o recebimento de documentos em sua unidade de lotação.

Para fazer uso desta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Movimentação → Registrar Recebimento.

O sistema exibirá a tela a seguir, com os campos para a Consulta de Documentos e a lista de Documentos Ainda Não Recebidos em sua unidade de lotação:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Ainda Não Recebidos

Para realizar a busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

  • Número do Protocolo do documento que deseja consultar;
  • Número do Código de Barras do documento;
  • Nome do Fornecedor do documento protocolado;
  • Origem do documento catalogado, dentre as opções Interna e Externa;
  • Código Identificador do documento requerido;
  • Número de identificação do documento cujo recebimento pretende registrar;
  • Ano do Documento, ou seja, o ano em que ele foi gerado;
  • Tipo do Documento, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
  • Unidade de Origem do documento, isto é, unidade da instituição responsável por sua emissão;
  • Período do Documento, ou seja, seu período de vigência. Para isso, insira a data inicial e final do período desejado;
  • Período do Cadastro, isto é, período ao qual a data de cadastro do documento está incluída. Para inserir o período desejado, informe sua data de início e término;
  • Selecione a opção Todos os Documentos Pendentes de Recebimento para visualizar todos os documentos que foram enviados para a sua unidade de lotação mas que ainda não tiveram seu recebimento registrado no sistema.

Como exemplo, o Ano do Documento: 2015 servirá de base.

No campos Período do Documento e Período do Cadastro para inserir as datas desejadas digite-as ou selecione-as no calendário exibido ao clicar neste ícone .

Vale destacar que os campos Fornecedor e Unidade de Origem disponibilizarão uma lista, cada, após a inserção das primeiras letras referentes ao que se almeja pesquisar neles. Selecione a opção desejada entre as que serão apresentadas.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que aparecerá, posteriormente. Esta opção será equivalente para todas as páginas que a contenha.

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida em todas as telas que estiver presente.

Para prosseguir com a busca, clique em Buscar após preencher os filtros desejados. O sistema, habilmente, atualizará a lista de Documentos Ainda Não Recebidos, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios informados.

Colocando a imagem que dá início a este manual em pauta, será permissível visualizar o documento, exibir os detalhes de qualquer um dos protocolos listados, visualizar as leituras destes e registrar o recebimento dos documentos listados. Os tópicos que darão seguimento a este manual explicarão melhor cada uma dessas operações.

Visualizar Documento

Se desejar ter acesso ao documento adicionado ao protocolo, clique neste ícone na lateral do Protocolo que pretende consultar. Para melhor compreensão, o Protocolo de número 23077.049615/2015-31 foi escolhido para exemplificar.

Uma nova janela, de forma análoga a esta, será aberta:

Figura 2: Visualizar Documento

Exibir Detalhes do Documento

Para visualizar os detalhes de um dos documentos listados, clique em seu número de protocolo ou no ícone ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Exemplificaremos com o Protocolo: .

A tela a seguir será, prontamente, disponibilizada pelo sistema:

Figura 3: Detalhes do Documento

Para sair desta tela, clique no botão . Esta opção será a mesma para todas as páginas que a fornecerem.

As operações presentes na tela acima encontram-se explicadas no manual Consultar Processo, listado ao final deste mesmo manual, na lista de Manuais Relacionados.

Visualizar Leituras do Documento

Caso deseje visualizar as leituras já realizadas para um dos documentos elencados, clique no ícone ao seu lado. Utilizaremos, novamente, como exemplo o documento com número de Protocolo: 23077.049615/2015-31.

O sistema o direcionará para uma outra janela, conforme imagem a seguir:

Figura 4: Leituras do Documento

Registrar Recebimento do Documento

Para registrar no sistema o recebimento de um determinado documento em sua unidade de lotação, selecione o documento desejado, clicando na caixa de seleção localizada ao lado do Protocolo. Como exemplo, selecionaremos, mais uma vez, o Protocolo: 23077.049615/2015-31.

Clique em Continuar para seguir com a operação e, a partir disto, o sistema reproduzirá a seguinte tela:

Figura 5: Documentos Selecionados para Recebimento

Caso queira retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Se desistir de registrar o recebimento do documento selecionado e desejar removê-lo da lista de Documentos Selecionados para Recebimento, clique no ícone . A seguinte caixa de diálogo será exposta:

Figura 6: Caixa de Diálogo de Remoção do Documento

Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso a seguir será apresentada no topo da página:

Figura 7: Mensagem de Sucesso de Remoção do Documento

De volta à tela com os Documentos Selecionados para Recebimento, se estiver certo de que selecionou todos os documentos cujo recebimento deseja registrar, clique em Confirmar Recebimento para finalizar a operação. A seguinte tela será, então, explanada:

Figura 8: Mensagem de Sucesso da Operação; Documentos(s) Recebido(s)

Se desejar registrar o recebimento de outros documentos, clique no link e repita a operação.

Bom Trabalho!

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2014/12/10 01:50

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Registrar Envio (Saída) de Documentos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Responsáveis pelo Envio de Documentos na Instituição
Perfil Enviar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite o registro, no sistema da Instituição, da saída de um ou mais documentos de uma unidade da Instituição para outra unidade ou órgão externo.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Movimentação → Registrar Envio (Saída).

A seguinte página será exibida, contendo os campos para Consulta de Documentos juntamente com o rol de Documentos na Unidade:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos na Unidade

Para realizar uma busca por um documento específico cujo envio será registrado no sistema, informe um ou mais dos seguintes critérios:

  • Número de Protocolo do documento;
  • Número do Código de Barras do documento;
  • Nome do Fornecedor relacionado ao documento;
  • Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;
  • Número Identificador do documento;
  • Número do documento no sistema da Instituição;
  • Ano do Documento;
  • Tipo do Documento desejado, dentre as opções apresentadas pelo sistema;
  • Unidade de Origem do documento, caso o documento deva ser enviado para uma unidade interna à Instituição;
  • Órgão Externo de Origem do documento;
  • Período do Documento, isto é, período no qual a data de emissão do documento está inserida;
  • Período do Cadastro, ou seja, período que inclui a data de cadastro do documento no sistema da Instituição;
  • Se desejar, selecione a opção Todos os Documentos Na Unidade para visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e atualmente registrados em sua unidade de lotação.

É importante destacar que nos campos Fornecedor, Unidade de Origem e Órgão Externo de Origem, após digitar as primeiras letras do dado desejado, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Cabe ressaltar, também, que nos campos Período do Documento e Período do Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Para exemplificar a operação, a opção Todos os Documentos Na Unidade será selecionada.

Se deseje retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta opção será válida em todas as telas em que estiver presente.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta função será válida sempre que aparecer.

Para prosseguir com a pesquisa, clique em Buscar. A página será prontamente atualizada pelo sistema, passando a exibir apenas os documentos que atendem os critérios de busca utilizados.

Na lista de Documentos na Unidade, clique no número de protocolo de um determinado documento ou no ícone ao seu lado para visualizar seus detalhes. Esta ação será válida sempre que estiver presente na tela.

Exemplificaremos com o documento .

A tela a seguir será fornecida pelo sistema:

Figura 2: Documento

Para sair desta tela, clique em .

Caso queira imprimir o comprovante de cadastro do documento, clique em . O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 3: Documento

Para voltar ao menu inicial do módulo, clique em , na parte superior esquerda do comprovante.

Se desejar fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o comprovante, clique em .

De volta à tela que contém a lista de Documentos na Unidade, clique no ícone ao lado de um determinado documento para visualizá-lo na íntegra. Como exemplo, utilizaremos o documento cujo número identificador é 2522.

O documento será disponibilizado, então, no seguinte formato:

Figura 4: Documento na Íntegra

Retornando, mais uma vez, à página que contém os Documentos na Unidade, para realizar a operação de registro da saída do documento, selecione o documento desejado e, em seguida, clique em Continuar. Exemplificaremos com o documento com número de protocolo .

A seguinte página será disponibilizada pelo sistema:

Figura 5: Documentos Selecionados para Envio; Destino do Envio; Dados de Envio

Primeiramente, se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Para melhor entendimento da operação, as ações presente na tela acima serão detalhadas abaixo, em seus respectivos tópicos.

Descartar Documento do Envio

Caso queira excluir da lista de Documentos Selecionados para Envio um documento previamente selecionado, clique em ao seu lado. A caixa de diálogo abaixo será exibida:

Figura 6: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento

Clique em Cancelar caso desista da exclusão ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso a seguir será apresentada no topo da página:

Figura 7: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento

Cadastrar Despacho

Se desejar inserir um despacho para acompanhar o documento a ser enviado para outra unidade da Instituição ou órgão externo, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 8: Documento Selecionado; Dados Gerais do Despacho

As ações presentes na tela acima serão detalhadas no manual Cadastrar Despacho de Documento, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Despacho

Caso queira visualizar detalhes de um despacho previamente cadastrado para acompanhar o documento, clique em ao seu lado. O sistema prontamente exibirá o despacho no formato a seguir:

Figura 9: Despacho Favorável

Se desejar voltar ao menu inicial do módulo, clique em .

Para fechar o despacho e retornar à página anterior, clique em Voltar.

Clique em se desejar imprimir o despacho.

Registrar Envio (Saída) do Documento

Para prosseguir com o registro do envio (saída) do documento selecionado, informe os seguintes dados:

  • Tipo de Unidade de destino do documento, dentre as opções Setor Interno ou Órgão Externo. É importante destacar que os demais campos a serem preenchidos irão variar de acordo com o Tipo de Unidade selecionado;
  • Unidade de Destino do documento na Instituição. Para informar a unidade desejada, é possível digitar seu código ou sua denominação ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;
  • Tempo de Permanência do documento na unidade de destino selecionada, em dias;
  • Observações sobre o envio do documento, caso ache pertinente.

Como exemplo, utilizaremos o Tipo de Unidade: Setor Interno e a Unidade de Destino: (20.00.03.02) - ESCOLA DE GOVERNO (20.00.03.02).

Em seguida, clique em Enviar. A mensagem de sucesso da operação será exibida conforme imagem abaixo:

Figura 10: Mensagem de Sucesso do Envio do Documento

Caso queira registrar o envio de outro documento, clique no link e repita a operação.

Bom Trabalho!

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2014/12/08 19:36

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Alterar Encaminhamento de Documentos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores que Possuem Permissão para Cadastrar Processos e Documentos no Sistema da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade possibilita alterar o encaminhamento de documentos com última movimentação registrada pela unidade de lotação do usuário (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos na unidade de destino.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Movimentação → Alterar Encaminhamento.

O sistema exibirá a tela para a Consulta de Documentos enviados e ainda não recebidos, juntamente com a lista de todos os Documentos Encontrados, conforme imagem a seguir:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Para realizar uma busca por um documento específico, utilize um ou mais dos seguintes critérios:

  • Número do Protocolo do documento;
  • Código Identificador do documento no sistema;
  • Número do registro do protocolo em questão;
  • Ano do Documento, isto é, ano em que ele foi emitido;
  • Assunto do Documento cadastrado no sistema;
  • Tipo do Documento que almeja consultar, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Unidade de Destino do documento, ou seja, a unidade da instituição para a qual ele foi enviado;
  • Órgão Externo de Destino do documento, caso ele não tenha sido enviado para uma unidade da instituição;
  • Período do Documento, isto é, período que compreende a vigência do documento;
  • Período do Cadastro do documento, ou seja, período que a data de cadastramento do documento no sistema da instituição está incluída;
  • Selecione a opção Todos os Documentos Enviado e Não Recebidos para visualizar todos os documentos que foram enviados por sua unidade de lotação, porém ainda não foram recebidos na unidade de destino.

É importante destacar que nos campos Período do Documento e o Período do Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Nos campos Unidade de Destino e Órgão Externo de Destino, ao esclarecer as três primeiras letras destes, o sistema apresentará uma lista condizente com tais dados e será necessário selecionar uma das possibilidades de preenchimento dos espaços para prosseguir com a operação.

Vale ressaltar, também, que quanto maior o número de campos utilizados, maior será o refinamento da consulta.

Como exemplo, selecionaremos o Tipo de Documento: ATA DE RESULTADO DE ELEIÇÃO P/ COORDENADOR DE PÓS-GRADUA.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será gerada, posteriormente. Esta função será válida para todas as páginas que a contenha.

Para retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida em todas as telas que estiver presente.

Para prosseguir com a pesquisa, clique em Buscar. O sistema, prontamente, atualizará a lista, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios informados anteriormente.

Tendo esta primeira figura como parâmetro, explicaremos como visualizar o documento principal, ter acesso ao comprovante do documento cadastrado e alterar o encaminhamento do documento em questão.

Visualizar Documento

Para visualizar os detalhes do documento listado, clique em seu número de protocolo, destacado na cor azul. Exemplificaremos com o Protocolo: .

A tela a seguir será fornecida:

Figura 2: Dados Gerais do Documento

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em .

Ao clicar no login do usuário, a seguinte janela será aberta e exibirá as informações do usuário selecionado:

Figura 3: Login do Usuário

Retornando à tela anterior que contém os detalhes do Documento, se desejar visualizar o documento de cadastro selecionado, clique em ou no link . Esta operação e suas particularidades serão explicadas no próximo tópico deste manual.

Visualizar Comprovante do Documento

Se desejar visualizar o comprovante anexado ao documento principal, clique neste símbolo , ao lado do Protocolo. Uma caixa de diálogo similar a esta será apresentada:

Figura 4: Caixa de Diálogo de Download ou Abertura do Arquivo

Através da opção Abrir com o, escolha o programa do seu computador para ter acesso ao arquivo, ou faça o Download dele.

Clique em Cancelar, se for desistir da operação, ou em OK, se pretender confirmar tal ação.

Alterar Encaminhamento do Documento

Clique no ícone ao lado do Protocolo desejado para alterar o destinatário do documento. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 5: Dados Gerais do Documento; Informações para Alteração de Encaminhamento

Na tela acima, escolha a Nova Unidade de Destino do documento, a qual deve ser diferente da unidade em que o documento está localizado. Como exemplo, o Setor Interno: CENTRO DE EDUCAÇÃO (19.00) foi escolhido.

Se desejar retornar para a tela anterior, clique em Voltar.

Para confirmar a modificação da informação, clique em Alterar. A mensagem de sucesso da operação será, enfim, apresentada:

Figura 6: Mensagem de Sucesso da Alteração da Unidade de Destino

Bom Trabalho!

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2014/12/09 01:40

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Cancelar Encaminhamento de Documentos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Os Servidores que Tenham Permissão para Enviar Documentos e Processos Protocolados no Sistema
Perfil Enviar Protocolo
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta operação tem como objetivo cancelar a última movimentação que foi realizada em um determinado documento da Instituição. Vale ressaltar que só poderão ser canceladas pelo usuário movimentações de documentos enviados por sua unidade de lotação e ainda não recebidos na unidade de destino.

Para utilizar a funcionalidade, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento.

A tela para abaixo será apresentada:

Figura 1: Consulta de Documentos

Busque documentos, informando os dados abaixo:

  • Protocolo do documento;
  • Número Identificador do documento;
  • Número do documento;
  • Ano do Documento que almeja consultar;
  • Selecione o Tipo do Documento, entre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Unidade de Destino do documento, ou melhor, a unidade acadêmica que ficará responsável pelo documento, após o envio;
  • Órgão externo de Destino do documento;
  • Período do Documento, isto é, as datas que expressam sua vigência;
  • Período do Cadastro do documento, ou seja, período em que o documento foi cadastrado no sistema;
  • Assinale a opção Todos os Documentos da Unidade para buscar por todos os documentos cadastrados no sistema.

Nos campos Período do Cadastro e Período do Documento digite as datas, ou, se preferir, selecione-as no calendário que aparecerá ao clicar no ícone .

Exemplificaremos, com a opção Todos os Documentos da Unidade, selecionada.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada, posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta opção será idêntica em todas as tela que aparecer.

Após inserir os dados, clique em Buscar e, com base nisto, a lista com os Documentos Encontrados será emitida:

Figura 2: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Se desejar visualizar, detalhadamente, os dados do documento, clique no link do protocolo desejado, em azul. Como exemplo, clicaremos no Protocolo: e, a partir disso, uma página semelhante a esta será exposta:

Figura 3: Documento

Todas as ações disposta nesta tela estão descritas no manual: Consultar Processo Detalhado, listado em Manuais Relacionados.

Para sair desta tela, clique em .

De volta a tela com os Documentos Encontrados, clique no ícone para visualizar o documento. Como exemplo iremos utilizar o Tipo do Documento: OFÍCIO.

O sistema irá exibir a seguinte tela:

Figura 4: Ofício

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Caso queira imprimir o documento, utilize o ícone .

Clique no link , localizado no topo da tela para retornar ao módulo principal deste manual.

Retornando à página com os Documentos Encontrados para Cancelar Encaminhamento de documentos, clique no ícone . Cancelaremos o Processo: 23077.055750/2013-53, visando a exemplificação da operação, e a caixa de diálogo será carregada nesta configuração, solicitando a confirmação:

Figura 5: Caixa de Diálogo de Cancelamento do Documento

Clique em OK para confirmar a operação, e para desistir, em Cancelar.

Após confirmar o cancelamento do documentos, o sistema apresentará a seguinte mensagem de sucesso:

Figura 6: Mensagem de Sucesso do Cancelamento do Documento

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/11 01:44

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Arquivar Documento

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Gestores de Protocolo na Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo; Enviar Protocolo; Receber Protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade possibilita o arquivamento de um documento, ou seja, impede que o documento sofra novas modificações. Após o arquivamento, o documento é mantido disponível apenas para visualização, a não ser que ele seja desarquivado.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Arquivo → Arquivar Documento.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Nesta página, é possível realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade, os quais poderão ser selecionados para serem arquivados. Abaixo, preencha os seguintes dados para realizar a consulta:

  • Selecione Documentos da Unidade, isto é, a unidade de referência cujos documentos deseja visualizar;
  • Número do Protocolo em que o documento está inserido;
  • A sequência numérica correspondente ao Código de Barras do processo;
  • Selecione Origem do documento, entre as opções Interna ou Externa;
  • Identificador do documento que deseja consultar;
  • Número de cadastro do documento requerido;
  • Ano do Documento;
  • Selecione Tipo do Documento a partir das opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Unidade de Origem, ou seja, a unidade acadêmica de origem do documento, caso ele seja de origem Interna;
  • Órgão Externo de Origem do documento, se ele for de origem Externa;
  • Período do Documento, isto é, as datas concernentes a este. Se preferir, selecione-as através do calendário virtual, fornecido pelo sistema ao clicar no ícone ;
  • Período do Cadastro do documento. Siga as orientações dados no campo anterior se desejar selecionar as datas ao invés de digitá-las;
  • Unidade de Origem da última movimentação do documento;
  • Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento.

Exemplificaremos a busca com os Documentos na Unidade: PROGESP - COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO SERVIDOR (11.65.04.05).

Definidos os parâmetros da pesquisa, clique em Buscar para prosseguir com a consulta. Em seguida, o sistema retornará apenas aqueles resultados que atendem aos critérios escolhidos previamente, os quais foram apresentados na configuração exemplificada na tela que deu início a este manual.

Selecione os documentos que serão arquivados. Se desejar arquivar todos os documentos presentes na lista, clique no link , localizado no canto superior da lista.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será apresentada, em seguida, pelo sistema. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que estiver disponível.

Caso queira visualizar o documento anexado, clique no ícone . O arquivo será exibido no seguinte formato:

Figura 2: Ofício

Clique no ícone para imprimir o documento.

Pra retornar à página anterior, clique em Voltar.

Caso desejar voltar ao módulo principal deste manual, clique no link no topo da página.

Para exibir detalhes de determinado documento, clique no link correspondente ao número do protocolo ou, ainda, no ícone . Esta opção será a mesma sempre que for disponibilizada. Exemplificaremos com o documento de Protocolo: 23077.055750/2013-53 e, com base nisto, o sistema apresentará a tela abaixo:

Figura 3: Documento

As informações presentes na tela acima, encontram-se descritas no manual Alterar Documentos, listado em Manuais Relacionados, no final da página.

Na tela com a lista de Documentos Encontrados, selecione aqueles que deseja arquivar. Como exemplo, selecionaremos o documento com o Número Identificador: 180. Após selecionar os documentos requeridos, clique em Arquivar Documentos e a tela a seguir será, então, reproduzida:

Figura 4: Documentos Selecionados para Arquivamento

Clique em Voltar, para retornar à tela anterior.

Para arquivar os documentos selecionados, informe a Localização Física de cada um deles. Um exemplo de sugestão para o endereçamento do documento é este:

  • Prédio | Andar | Sala | Corredor | Estante | Prateleira | Caixa.

Portanto, utilizaremos como exemplo de um local preenchido, o modelo o modelo/padrão:

  • DAP | 01 | 103 | 05 | 01 | 02 | 07 e 08, significando que o documento está no prédio do DAP, no primeiro andar, sala de número 103, no quinto corredor dentro da sala (normalmente as estantes são organizadas formando um corredor entre elas), na primeira estante de tal corredor, em sua segunda prateleira, e ocupa as caixas 07 e 08.

Após inserir esta informação para cada um dos documentos selecionados, é permissível, ainda, inserir Observações quanto ao arquivamento dos documentos em questão.

Clique em Confirmar, para efetivar o arquivamento do documento selecionado. O sistema solicitará a confirmação desta operação, através da seguinte caixa de diálogo:

Figura 5: Caixa de Diálogo de Confirmação do Arquivamento do Documento Selecionado

Caso desista da ação, clique em Cancelar.

Se desejar confirmar a operação, clique em OK. Uma mensagem de sucesso semelhante a esta, em companhia da lista de Documentos Arquivados, serão expostos pelo sistema:

Figura 6: Mensagem de Sucesso do Arquivamento do Documento; Documentos Arquivados

Retornando a tela com a lista de Documentos Selecionados para Arquivamento, caso queira remover um documento da lista, clique no ícone . Como exemplo, iremos utilizar o documento de Número Identificador: 180. Será solicitada a confirmação da remoção, através da seguinte caixa de diálogo:

Figura 7: Caixa de Diálogo para Remover Documento Selecionado para Arquivamento

Se desistir da exclusão do documento selecionado, clique em Cancelar.

Clique em OK, para confirmar a exclusão do item. A mensagem de sucesso abaixo será passível de visualização, no topo da página:

Figura 8: Mensagem de Sucesso de Remoção do Documento

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Desarquivar Documento

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Responsáveis pelo Cadastro e Tramitação de Documentos
Perfil Cadastrar Protocolo; Enviar Protocolo; Receber Protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade possibilita desarquivar um documento previamente arquivado no sistema da Instituição. Após o desarquivamento, o documento poderá ser novamente modificado, já que o arquivamento impede a realização de quaisquer modificações.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Arquivo → Desarquivar Documento.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Nesta página é possível realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade, os quais poderão ser selecionados para serem desarquivados. Para realizar a busca dos documentos, informe:

  • Documentos da Unidade, selecionando a unidade de referência dos documentos que deseja visualizar;
  • Número do Protocolo em que o documento está inserido;
  • A Sequência numérica correspondente ao Código de Barras do processo;
  • Selecione Origem do documento, entre as opções Interna ou Externa;
  • O número Identificador do documento;
  • Número de cadastro do documento;
  • Ano do Documento,isto é, o ano de cadastro do documento;
  • Selecione Tipo do Documento, a partir das opções disponibilizadas;
  • Unidade de Origem do documento, caso ele seja de origem Interna;
  • Órgão Externo de Origem do documento, se ele for de origem Externa;
  • Selecione Período do Documento, a partir do calendário virtual fornecido pelo sistema ao clicar no ícone , ou, se preferir, digite as datas nos campos determinados;
  • Selecione Período do Cadastro do documento, conforme orientações dadas no campo anterior;
  • Unidade de Origem da última movimentação do documento;
  • Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento.

Exemplificaremos a busca com os Documentos da Unidade: PROGESP - COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO SERVIDOR (11.65.04.05).

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme o abandono na janela que será apresentada pelo sistema, logo após. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentem.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que estiver disponível.

Clique em Buscar para prosseguir com a consulta. Em seguida, o sistema retornará apenas aqueles resultados que atendem aos critérios predefinidos, conforme a primeira imagem exibida neste manual.

Caso queira visualizar o documento anexado, clique no ícone . Exemplificaremos com o Protocolo: 23077.055750/2013-53. O arquivo será exibido no seguinte formato:

Figura 2: Ofício

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Clique no ícone para imprimir o documento.

Caso queira retornar ao módulo principal, utilize o link localizado no topo da página.

Retornando a tela com a lista de Documentos Encontrados. Para Exibir Detalhes de um determinado documento, clique no link correspondente ao número do protocolo, ou, ainda, no ícone . Utilizaremos como exemplo o documento com o Identificador: 171.

A tela a seguir será exibida:

Figura 3: Documento

As informações disponíveis na tela acima, será facilmente encontrada no manual Consultar Documentos, listado em Manuais Relacionados, no final da página, e será válida para todas as telas que o sistema disponibilizá-la.

Para retornar a tela anterior, clique em .

De volta à a lista de Documentos Encontrados, selecione os documentos que almeja desarquivar. Exemplificaremos com o documento de Protocolo: 23077.055750/2013-53.

Após selecionar os documento desejados, clique em Desarquivar Documentos , objetivando dar sequência a operação. A tela a seguir será, então, reproduzida:

Figura 4: Documentos Selecionados para Desarquivamento

Antes de prosseguir com a operação, é permissível a inserção de Observações, quanto ao desarquivamento do documento em questão.

Clique em Voltar, caso queira retornar à tela anterior.

Para remover um documento da lista de Documentos Selecionados para Desarquivamento, clique no ícone e confirme a remoção através da seguinte caixa de diálogo, exibida pelo sistema:

Figura 5: Caixa de Diálogo de Remoção do Documento

Clique em OK para confirmar a exclusão do item ou, caso desista, em Cancelar. A mensagem de sucesso, abaixo, será visualizada no topo da página, se a remoção for confirmada:

Figura 6: Mensagem de Sucesso de Remoção do Documento

De volta à tela Documentos Selecionados para Desarquivamento, clique em Confirmar para prosseguir com a operação. O usuário só poderá realizar o desarquivamento, caso algum documento tenha sido selecionado, conforme o exemplo da figura 1. Subsequentemente, será solicitada, ainda, a confirmação desta operação, através da seguinte caixa de diálogo:

Figura 5: Caixa de Diálogo para Confirmar o Desarquivamento do Documento

Para confirmar a operação, clique em OK, mas, caso desista da operação, clique em Cancelar. Ao confirmar será exibida uma mensagem de sucesso, juntamente com a lista de Documentos Desarquivados:

Figura 6: Mensagem de Sucesso; Documentos Desarquivados

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Autenticar Despachos Eletrônicos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores da instituição
Perfil Não requer permissão
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Essa operação permite que o usuário realize a autenticação, alteração e/ou remoção dos despachos cadastrados no sistema para um determinado documento. Cabe destacar que apenas o usuário responsável pelo despacho tem acesso às operações referentes a ele.

Para utilizar essa funcionalidade, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Despachos Eletrônicos → Autenticar.

O sistema exibirá a tela a seguir:

Figura 1: Despachos Pendentes de Autenticação em Processos

Primeiramente, para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta ação será valida todas as vezes em que for apresentada.

Na Lista de Despachos Pendentes de Autenticação, clique no ícone ao lado do processo desejado para visualizar os documentos previamente inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 2: Despachos Pendentes de Autenticação em Processos; Documentos do Processo

Para ocultar a lista de Documentos do Processo, clique no ícone .

Na tela Despachos em Processos Pendentes de Autenticação é possível Visualizar Dados Gerais do Processo, Visualizar Documento, Visualizar Dados do Documento, Visualizar Despacho, Alterar Despacho, Autenticar Despacho e Remover Despacho. Essas ações serão explicadas separadamente a seguir, neste mesmo manual.

Visualizar Dados Gerais do Processo

Caso queira visualizar os dados de um determinado processo, clique no link referente ao seu número. Esta ação será a mesma sempre que estiver disponível.

Como exemplo, clicaremos em .

Os Dados Gerais do Processo serão exibidos conforme imagem a seguir:

Figura 3: Dados Gerais do Processo

Para fechar a tela e retornar à página anterior, clique no ícone . Essa opção será válida todas as vezes em que o ícone for apresentado.

Na tela acima, é possível consultar de forma detalhada todos os dados e as informações de um processo. Todas estas informações são explicadas no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados.

Visualizar Documento

Para visualizar na íntegra um documento inserido no processo, clique no ícone ao seu lado. Como exemplo, utilizaremos o documento do tipo DESPACHO.

A seguinte tela será exibida pelo sistema:

Figura 4: Despacho

Caso queira retornar à página inicial do módulo, clique no link .

Se desejar imprimir o documento clique no ícone .

Para voltar a tela anterior, clique em Voltar.

Visualizar Dados do Documento

Caso desejar visualizar em detalhes os dados do documento inserido no processo, clique no ícone . Exemplificaremos com o documento do tipo REQUERIMENTO.

A tela a seguir será apresentada:

Figura 5: Dados do Documento

Clique em para imprimir o comprovante do documento, que será exibido conforme imagem a seguir:

Figura 6: Comprovante do Documento

Para sair da tela e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o comprovante, clique em .

Clique no link para retornar ao menu inicial do módulo.

Visualizar Despacho

Caso queira visualizar os detalhes de um determinado despacho, clique no ícone . Para exemplificar, utilizaremos o despacho do Processo de número: 23077.027644/2007-31. Assim, a tela a seguir será exibida:

Figura 7: Despacho

Caso queira retornar à página inicial do módulo, clique em .

Para imprimir o documento, clique no ícone .

Se desejar voltar a tela anterior, clique em Voltar.

Autenticar Despacho

Para autenticar um determinado despacho, clique no ícone ao seu lado. Como exemplo, utilizaremos mais uma vez o despacho do Processo: 23077.021178/2007-81. A tela a seguir será disponibilizada:

Figura 8: Despacho; Autenticar despacho

Na página acima, informe sua Senha de acesso ao sistema. Para seguir com a autenticação do despacho, clique em Confirmar.

Uma nova página será exibida, contendo a mensagem de sucesso da operação, juntamente com alguns dados do despacho:

Figura 9: Mensagem de Sucesso da Autenticação; Despacho

Para visualizar o despachado recém-autenticado, clique em . Essa operação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Alterar Despacho

Se desejar alterar as informações referentes a um dos despachos listados, clique no ícone . A tela com os Dados Gerais do Processo e os Dados Gerais do Despacho será prontamente disponibilizada:

Figura 10: Dados Gerais do Processo; Dados Gerais do Despacho

Na tela acima, é possível alterar os seguintes dados do despacho selecionado:

  • Tipo do Despacho, dentre as opções listadas pelo sistema;
  • Servidor Responsável pelo Despacho;
  • Se o despacho é Público ou não, isto é, se ele será visível para as unidades da Instituição onde tramita ou não;
  • Se deseja Notificar por E-mail os interessados no processo ou não;
  • Forma do Despacho, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo.

Além disso, caso opte pela Forma do Despacho: Informar Despacho, é possível modificar, também, o texto do despacho selecionado.

Para exemplificar, alteraremos o Tipo do Despacho de Decisório para Ordinatório.

Para visualizar previamente o despacho antes de alterá-lo, clique em Pré-Visualizar. A pré-visualização do despacho será apresentada da seguinte forma:

Figura 11: Pré-Visualização do Despacho

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo Protocolo, clique no link .

Clique no ícone para imprimir o documento.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Retornando à página anterior, que contém os campos para alteração dos dados do despacho, para concluir a alteração do despacho, clique em Alterar. O sistema o direcionará para a página a seguir, que contém a mensagem de sucesso da modificação, bem como um Resumo do Despacho alterado:

Figura 12: Mensagem de Sucesso da Alteração do Despacho; Resumo do Despacho

Clique em caso deseje cadastrar um novo despacho no sistema. Essa operação é detalhada no manual Cadastrar Despacho de Processos, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Caso queira autenticar o despacho de outro processo, clique em e repita a operação.

Para registrar a saída de um processo de sua unidade de lotação, clique em . Esta operação está detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados.

Clique no ícone para realizar a impressão do despacho. Essa operação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Remover Despacho

Para remover um despacho cadastrado e pendente de autenticação, clique no ícone . Exemplificaremos com o despacho do processo 23077.021178/2007-81.

Uma janela semelhante à apresentada abaixo será disponibilizada pelo sistema:

Figura 13: Caixa de Diálogo da Remoção do Despacho

Caso desista da operação, clique em Cancelar; para confirmá-la, clique em OK. Optando por seguir com a remoção, o sistema prontamente exibirá a mensagem de sucesso a seguir no topo da página:

Figura 14: Mensagem de Sucesso da Remoção do Despacho

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/10 01:50
 
 
 

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Gerenciar Permissão de Leitura de Memorandos Na Unidade

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores com acesso ao módulo de protocolo
Perfil Qualquer papel de protocolo
Última Atualização11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite gerenciar as permissões de leitura dos memorandos nas unidades por usuários não responsáveis por estas. Memorandos eletrônicos são utilizados na comunicação interna da Instituição e devem servir como um mecanismo de comunicação entre as unidades da Instituição, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Leitura → Gerenciar Permissão de Leitura de Memorandos Na Unidade.

O sistema fornecerá a seguinte tela:

Figura 1: Permissão de Leitura de Memorandos; Permissões Existentes

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.

Na tela acima, o usuário deverá informar os seguintes dados que são solicitados pelo sistema antes de prosseguir com a operação. São eles:

  • Unidade: Selecione a unidade do usuário a ser cadastrado através da listagem disponibilizada pelo sistema;
  • Usuário: Especifique o usuário a ser cadastrado selecionando-o a partir das opções disponibilizadas pelo sistema ao inserir as letras iniciais do nome do mesmo;
  • Data de Início: Informe a data de início caso deseje limitar a permissão de leitura a partir desta data. Utilize o calendário virtual exibido ao clicar no ícone para definir a data, ou digite-a no campo específico;
  • Data de Término: Informe a data de término caso deseje limitar a permissão leitura até esta data. Utilize as mesmas orientações dadas no campo anterior para o preenchimento deste campo.

Clique no link , referente ao login do usuário cadastrador, para consultar informações sobre ele. A seguinte tela será gerada:

Figura 2: Dados do Usuário Cadastrador

Retornando à tela anterior, exemplificaremos o cadastro do Usuário NOME DO USUÁRIO, da Unidade SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35). Após definir os campos acima, clique em Adicionar para efetuar o cadastro. O usuário passará então a ser listado na lista de Permissões Existentes, e a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada pelo sistema:

Figura 3: Mensagem de Sucesso

Para alterar os dados da permissão de determinado usuário já cadastrado, clique no ícone . A tela inicial será reconfigurada para o seguinte formato:

Figura 4: Alterar Permissão

Nesta etapa, modifique os dados necessários e, em seguida, clique em Alterar para efetivá-los. Os dados serão atualizados mediante a confirmação do sistema através da mensagem de sucesso abaixo:

Figura 5: Mensagem de Sucesso

Para excluir a permissão de um usuário, clique no ícone e confirme a ação na seguinte tela que será gerada pelo sistema:

Figura 6: Excluir Permissão

Clique em OK para confirmar a remoção da permissão concedida ao usuário. O sistema disponibilizará antão a mensagem de sucesso a seguir:

Figura 7: Mensagem de Sucesso

Bom Trabalho!

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2014/12/10 01:50
 

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Listar Memorandos Enviados

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Ativos da Instituição que Possuem Acesso ao Módulo de Protocolo
Perfil Não requer permissão
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite que o usuário visualize os detalhes dos memorandos eletrônicos cadastrados no sistema da Instituição, autenticados e já enviados à sua unidade de destino, bem como os cancele ou exporte, conforme desejado.

Para iniciar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Consultas → Listar Enviados.

A seguinte tela será gerada pelo sistema:

Figura 1: Buscar Memorando Eletrônico

Primeiramente, é importante ressaltar que o memorandos eletrônicos destacados em vermelho na página acima ainda não foram lidos por nenhum usuário da Instituição.

Para realizar uma busca por um memorando eletrônico específico, utilize um ou mais dos seguintes critérios:

  • Número/Ano do memorando desejado;
  • Nº do Protocolo do memorando;
  • Ano no qual o memorando foi emitido;
  • Número Identificador do memorando;
  • Título do memorando enviado;
  • Unidade de Origem do memorando;
  • Cadastrado por, ou nome do usuário cadastrador do memorando;
  • Servidor de Assinatura, ou servidor responsável por assinar o memorando eletrônico;
  • Unidade de Destino do memorando;
  • Tipo do memorando desejado, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular;
  • Data de Cadastro do memorando no sistema da Instituição. Para inserir o período no qual a data de cadastro está incluída, digite a data inicial e data final desejada ou selecione-as no calendário virtual exibido ao clicar no ícone ;
  • Selecione a opção Todos os Memorandos se desejar listar todos os memorandos cadastrados no sistema e já enviados para suas unidades de destino.

Cabe destacar que nos campos Unidade de Origem, Cadastrado por, Servidor de Assinatura e Unidade de Destino, ao digitar as letras iniciais da informação desejada, o sistema exibirá uma lista com os resultados disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Como exemplo, selecionaremos a opção Todos os Memorandos.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida para todas as telas que a contenha.

Para retornar para a página inicial do módulo, clique em . Esta operação será válida sempre que estiver disponível.

Preencha os campos que desejar e, em seguida, clique em Buscar para prosseguir com a busca. A página será prontamente atualizada, passando a exibir, na lista de Memorandos Enviados, apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados.

A partir da lista de Memorandos Enviados, é possível visualizar o memorando, visualizar as informações detalhadas do memorando, visualizar as leituras já realizadas para o memorando, cancelar um memorando e/ou exportar um memorando para o formato .doc, conforme desejado. Explicaremos essas operações nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.

Visualizar Memorando

Clique no ícone ou em seu número de Documento para visualizar um memorando listado. Exemplificaremos com o Documento de número .

O memorando será prontamente disponibilizado no seguinte formato:

 Figura 2: Memorando Eletrônico

Para finalizar a visualização e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o memorando, clique em .

Visualizar Memorando Detalhado

Para visualizar o memorando detalhado, clique em . Para exemplificar, utilizaremos mais uma vez com o Documento de número .

A página a seguir será exibida pelo sistema:

Figura 3: Documento

Para visualizar o memorando eletrônico na íntegra, clique no ícone . A página gerada pelo sistema foi exibida e explicada anteriormente no tópico Visualizar Memorando, neste mesmo manual.

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em . Esta opção será válida para todas as telas em que estiver presente.

Caso deseje imprimir o comprovante de cadastro do memorando, clique em . O comprovante será exibido conforme figura a seguir:

Figura 4: Memorando Eletrônico

Caso deseje retornar ao menu principal do módulo, clique em no canto superior esquerdo da tela.

Para fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Voltar.

Se desejar imprimir o comprovante, clique em .

Visualizar Leituras do Memorando

Caso deseje visualizar a listagem de usuários que realizaram a leitura de um determinado memorando, clique no ícone ao seu lado. Como exemplo, utilizaremos o memorando . A seguinte tela será visualizada:

Figura 5: Leituras Realizadas no Memorando

Cancelar Memorando

Caso queira cancelar um memorando listado, clique no ícone ao seu lado. Para exemplificar, utilizaremos o memorando .

A seguinte tela será prontamente disponibilizada:

Figura 6: Dados do Memorando

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Na tela acima, são apresentadas as informações básicas do memorando a ser cancelado. No campo Observação, insira observações referentes ao cancelamento, se desejar.

Como exemplo, informaremos a Observação: Texto da Observação.

Para dar continuidade à operação, clique em Confirmar. O sistema exibirá a seguinte caixa de diálogo solicitando a confirmação do cancelamento:

Figura 7: Caixa de Diálogo do Cancelamento

Clique em Cancelar se desistir do cancelamento do memorando ou em OK para confirmá-lo. Optando por confirmar, o sistema exibirá a mensagem de sucesso a seguir:

Figura 8: Mensagem de Sucesso do Cancelamento do Memorando

Exportar Memorando para .doc

Se desejar exportar um determinado memorando para o formato .doc, clique no ícone ao seu lado, na lista de Memorandos Enviados. Exemplificaremos utilizando, mais uma vez, o memorando .

A janela a seguir será apresentada:

Figura 9: Caixa de Download

Na tela acima, informe se deseja Abrir o memorando ou fazer o Download dele para o seu computador.

Clique em Cancelar se desistir de exportar o memorando ou em OK para confirmar a exportação.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados
2014/12/09 01:40

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Listar Memorandos Recebidos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Servidores Ativos da Instituição
Perfil Servidor
Última Atualização 11/10/2016 16:33

Esta funcionalidade permite ao usuário consultar a lista memorandos eletrônicos recebidos por ele no sistema da Instituição, bem como realizar operações relacionadas aos memorandos, como visualizar suas principais informações, recebê-los e encaminhá-los para outra unidade.

Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos.

A tela a seguir será exibida:

Figura 1: Busca de Memorandos; Memorandos Recebidos

Na imagem acima, busque por um memorando específico, informando um ou mais dos critérios de busca abaixo:

  • Número/Ano do memorando buscado;
  • Nº Protocolo do memorando;
  • Ano do memorando;
  • Número Identificador do memorando. Caso deseje, busque por esse número;
  • Título do memorando;
  • Unidade de Origem de onde originou o memorando;
  • Unidade de Destino do memorando;
  • Tipo: Assinale, entre as opções Todos, Memorando Eletrônico e Memorando Circular, o tipo de memorando a ser buscado;
  • Data de Cadastro: Digite as datas de cadastro do memorando. Caso deseje, selecione as datas no calendário disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone .
  • Situação: Selecione a situação em que o memorando se encontra, entre as opções listadas;
  • Todos os Memorandos: Caso deseje, assinale este campo e busque por todos os memorandos já elaborados.

Exemplificamos com Ano de 2016.

Para voltar ao menu Protocolo, clique no link . Esta funcionalidade será a mesma, sempre que estiver presente no sistema.

Caso desista da operação clique em Cancelar e confirme o abandono na caixa de diálogo exibida, posteriormente. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Após inserir os dados desejados, clique em Buscar para dar sequência ao afunilamento dos memorandos. O sistema automaticamente atualizará a lista de Memorandos Recebidos, passando a exibir apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Nesta tela será permissível: Visualizar memorando, Marcar para acompanhamento, visualizar Memorando Detalhado, Leituras, Alterar Situação, Responder, Encaminhar memorando, e/ou Exportar Memorando para .doc. Os ícones apresentados nesta tela, serão explicados em tópicos para facilitar a compreensão.

Visualizar Memorando

Para visualizar um memorando específico, clique no ícone ou no link, em azul, com o número do Documento, na lateral direita dele. Exemplificaremos com o Documento: e, a partir disto, será exposta a seguinte página:

Figura 2: Memorando Eletrônico

Clique em Fechar, para finalizar a visualização desta tela.

Caso deseje imprimir o documento, clique em .

Marcar Memorando para acompanhamento

O memorando poderá ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone . Desse modo, o ícone que simboliza esta ação, ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão, ou até que seja desmarcado, como é possível visualizar na tela inicial do manual, com o Documento: .

Ao selecionar esta opção, o memorando eletrônico, mesmo que já tenha sido lido, permanecerá na caixa de entrada de memorandos e na lista de memorandos pendentes de recebimento, para o seu acompanhamento.

Para desmarcá-lo, clique neste símbolo e o memorando retornará à sua cor inicial (acinzentado).

Visualizar Memorando Detalhado

Se desejar consultar o memorando detalhadamente, clique no ícone . Como exemplo, usaremos o Documento: e, como consequência, uma tela similar a esta será fornecida:

Figura 3: Memorando Detalhado; Documento

Para fechar a página, basta clicar em . Essa ação poderá ser realizada, sempre que este botão aparecer nas operações.

Se desejar visualizar o memorando eletrônico em questão, clique no ícone . A página exibida será semelhante a apresentada na operação Visualizar Memorando, cuja já foi amplamente esclarecida, aqui, neste mesmo manual.

Ao clicar no login do usuário, uma janela contendo dados sobre o servidor será exibida da seguinte forma:

Figura 4: Login do Usuário

Retornando a tela do Memorando Detalhado, caso deseje imprimir o comprovante do memorando, clique em . O relatório do Memorando Eletrônico será exposto, conforme a figura a seguir:

Figura 5: Relatório do Memorando Eletrônico

Caso deseje retornar ao menu principal do módulo, clique em , no canto esquerdo superior da tela.

Para finalizar a exibição da tela acima, clique em Fechar.

Caso queira imprimir este relatório, clique em .

Visualizar Leituras de Memorando

É possível, também, ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura de determinado documento. Para realizar esta ação, clique no ícone . Exemplificaremos com o Documento: e a tela a seguir poderá, enfim, ser visualizada:

Figura 6: Leituras Realizadas no Memorando Eletrônico

Nesta tela, encontram-se os usuários que realizaram a leitura do memorando, além de suas informações básicas.

Alterar Situação do Memorando

O sistema permite alterar a situação de qualquer um dos memorandos eletrônicos listados. Para isso, clique no ícone , ao lado do Documento requerido. Para exemplificar, selecionaremos o Documento: e, com base nisto, uma página idêntica a esta será gerada:

Figura 7: Alterar Dados do Memorando Eletrônico

Na página acima, informe a nova Situação do memorando, dentre as opções RECEBIDO, EM ANÁLISE e CONCLUÍDO; e insira uma Observação sobre a alteração de situação a ser realizada. Caso selecione, no campo Situação, a opção EM ANÁLISE ou CONCLUÍDO, será necessário indicar também, no campo Para Unidade, se a situação da alteração deve afetar todos os destinatários da sua unidade ou não.

Como exemplo, escolheremos a Situação: EM ANÁLISE, Para Unidade Não e descreveremos a Observação: Memorando em Análise.

Caso queira tornar para a tela anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Para cadastrar as novas informações no memorando em questão, clique em Cadastrar. A mensagem de êxito das alterações será fornecida no seguinte modelo: