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Módulo de Liquidação de Despesas

É parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN).

O módulo de Liquidação de Despesas tem a finalidade de apresentar todo o fluxo de negociações do processo de Liquidação de Despesa, desde a criação do processo de licitação, até serem realizadas notificações aplicadas ao fornecedor, consulta de atrasos, prazos e pronunciamentos, registro de ocorrências pela entrega de produtos de baixa qualidade, penalidades e/ou multas, e operações que indicam que o fornecedor tenha cumprido suas obrigações com sucesso para com o contratante, quanto a entrega de produtos e realização de serviços.

O módulo de Liquidação de Despesas opera na UFRN desde 2006 e faz parte das atividades diárias do Departamento de Material e Patrimônio (DMP - Setor de Liquidação de Despesas) da UFRN.

Esta página descreve o módulo de Liquidação detalhadamente e lista todas as suas operações, manuais de utilização e vídeo-aulas.

Perfis envolvidos

  • Gestor de Liquidação de Despesas: Responsável por realizar o controle da liquidação de despesas das compras da organização. Possui acesso para cadastrar as notas fiscais, registros de processos de pagamento, notificação de fornecedores em atraso, registro de pronunciamento e registro de recebimento de notificação, registros de ocorrência, registro de penalidades (multas, advertências) e as demais operações do sistema.
  • Cadastrador de Protocolo: Responsável por permitir o Cadastro de Processo no módulo de Liquidação. O perfil anterior também deve ser atribuido ao usuário.

Integração com Sistemas Estruturantes

O módulo de Liquidação de Despesas não possui relações com outras sistemas externos.

Manuais do Gestor

Clique no link Página para Impressão, caso deseje acessar e imprimir a lista de manuais deste módulo.

Para acessar o módulo de contratos através do perfil de gestor, seguir o caminho indicado abaixo:

Aba Registro de Ocorrências

Operação Finalidade Caminho no sistema Vídeo-Aula
1 Notificar Fornecedor (Empenhos Ordinários de Materiais) Realizar a notificação de fornecedores em atraso. Mostra os fornecedores ainda não notificados e atrasados, ou seja, que receberam um empenho e não cumpriram com o prazo de entrega das mercadorias estabelecido no processo de compra relacionado. Notificação
2 Notificar Fornecedor por Empenho Realizar a notificação de fornecedores em atraso com empenhos globais. Fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam as notas de empenho pendentes. Notificação
3 Registrar Recebimento da Notificação/Pronunciamento da Notificação Realizar o cadastro de recebimento de notificações pelos fornecedores. A data de recebimento da notificação pelo fornecedor deve ser lançada no sistema para que seja feita a contagem do prazo de pronunciamento. Notificação
4 Registrar Pronunciamento da NotificaçãoRealizar o cadastro de pronunciamento de uma notificação. Fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Esse prazo é informado no momento do cadastro da notificação no sistema. Caso o fornecedor pronuncie-se no prazo determinado e cumpra com suas obrigações, ele informa um novo prazo para entrega das mercadorias. Esse novo prazo é contado a partir da data de pronunciamento. Se entregar nesse novo prazo, ele passa ao estado de regularizado. Caso contrário, ele pode ser punido com uma advertência ou multa.Notificação
5 Cancelar Notificação Realizar o cancelamento de notificações indevidas, utilizado principalmente em casos onde o cadastro da notificação foi realizado por engano. Notificação
6 Consultar Notificação A notificação é um comunicado por escrito enviado ao fornecedor que ganhou o processo licitatório. Este documento enviado, pode ter objetivo de alertá-lo ou de penalizá-lo pelo atraso na entrega do material à instituição. Esta operação tem a finalidade de realizar a consulta de notificações de fornecedores. Notificação
7 Registrar Notificação para Penalização Registrar um Processo de Penalidade no Sistema de Protocolo. Penalização
8 Listar/Alterar Realizar a consulta de uma Notificação de Penalidade, que consiste em exibir as penalidades aplicadas ao fornecedor, devido ao atraso na entrega de material. Além disso, é possível também alterar as informações da notificação, assim como cancelá-la. Penalização
9 Calcular Multas para um Fornecedor Efetuar o cálculo das multas aplicadas a um determinado fornecedor. Penalização
10 Consultar Cálculos de Multas Exibir a consulta de multas aplicadas a fornecedores notificados pelo atraso da entrega de material. Penalização
11 Consultar Processo de Penalidade Permitir ao usuário procurar os processos de penalidades que foram gerados. Penalização
12 Gerar Processo de Penalidade Gerar o processo no sistema de protocolos (Gestão Documental) relacionado a um processo de penalidade. Este processo reunirá Documentos que representam as notificações realizadas. Cada notificação será transformada em um documento do processo. Este processo deverá reunir as informações necessárias que possibilite a tomada de decisão referente a atitude a ser tomada pela instituição em relação aos fornecedores que não cumprem com os empenhos contratados. Penalização
13 Registrar Ocorrências Diversas para o Fornecedor Realizar o registro de ocorrência para um fornecedor participante de um processo de compra. Uma ocorrência é um recurso utilizado para registrar o histórico dos contatos e falhas cometidas por fornecedores. Ocorrências Diversas
14 Registrar Ocorrências Vinculadas ao Empenho Realizar o registro de ocorrência para um empenho de um processo de compra. Ocorrências Diversas
15 Listar/Alterar Ocorrências Diversas Realizar a consulta de ocorrências registradas para um fornecedor participante de um processo de compra. Ocorrências Diversas
16 Desconsiderar Fornecedores Em Atraso Empenho → Desconsiderar Fornecedores em Atraso

Aba Liquidação de Despesas

Operação Finalidade Caminho no sistema Vídeo-Aula
17 Cancelar Solicitação de Anulação de Empenho Permitir o cancelamento de solicitações de anulação de empenhos. Empenho
18 Cadastrar/Atualizar Data de Recebimento do Empenho pelo Fornecedor Realizar o cadastro de recebimento de notas de empenhos pelos fornecedores. Empenho
19 Emitir Protocolo de Empenhos Protocolar todos os empenhos adicionados, gerando um número de documento para os empenhos agrupados. Empenho
20 Registrar Ocorrência para Empenho Realizar o registro de ocorrência para um empenho de um processo de compra. Empenho
21 Solicitar Anulação de Empenho Empenho → Anulação de Empenho → Solicitar Anulação de Empenho
22 Empenhos Pendentes de Registro de Recebimento Empenho → Empenhos Pendentes de Registro de Recebimento
23 Associar Processo de Compra a Empenho Associar um processo de compra ao um documento de empenho. Processo de Compra
24 Informar Prazo de Entrega Consiste em efetuar o registro de alteração do prazo de entrega, de obras, dos bens, materiais ou serviços, do processo de compra para com o fornecedor. Processo de Compra
25 Alterar Remover Nota Fiscal Permitir ao Gestor de Liquidação atualizar a NF (Nota Fiscal), adicionar empenhos à NF, alterar os itens de NF, ver detalhes do processo de compra e adicionar outra informações ao processo. Nota Fiscal
26 Associar a Nota de Sistema O controle de Notas Fiscais é realizado no SIPAC e as informações são replicadas no SIAFI, pois não existe integração entre os processos “Associar Nota Fiscal” e “Nota de Sistema”. Este processo consiste em dizer qual o número da Nota do SIAFI referente a nota do SIPAC. Nota Fiscal
27 Cadastrar Nota Fiscal Realizar o cadastro de notas fiscais no sistema, de forma que a partir deste pode ser dada a entrada de itens no almoxarifado. E pode ser realizado o tombamento de bens patrimoniais. Nota Fiscal
28 Empenhos Consultar de empenhos cadastrados no sistema. Empenhos são cadastrados pelo sistema de controle orçamentário e podem ser consultados por usuários gestores dos setores de liquidação, orçamento, patrimônio e biblioteca. Consultas
29 Processo de Compra Permitir que o gestor visualize os processos licitados e seus editais, assim como possíveis propostas e notas fiscais do processo. Consultas
30 Processo de Pagamento Realizar consultas à situação dos processos de pagamento de um determinado contrato. Consultas
31 Acompanhar Solicitação de Anulação Acompanhar um Processo de Solicitação de Anulação de Empenho. Consultas
32 Alterar Processo de Pagamento Alterar as notas fiscais associadas aos processos de pagamentos já inseridos no sistema. Processo de Pagamento
33 Cadastrar Processo de Pagamento Cadastrar Processos de Pagamento. Esta ação é necessária para que possa ser feita a solicitação de pagamentos relativos a um contrato. Processo de Pagamento
34 Cadastrar Processo Processo é o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou ainda, instruções para pagamento de despesas. Esta operação tem a finalidade de realizar o cadastro de um processo no Protocolo. Processo de Pagamento
35 Criar usando Processo Existente Permitir ao Gestor de Liquidação de Despesas criar um Processo de Pagamento a partir de um processo já existente no sistema. Processo de Pagamento
36 Protocolo de Processos Adicionar os processos de pagamentos ao protocolo de processos para um determinado controle do Gestor de Liquidação. Processo de Pagamento

Aba Relatórios

Operação Finalidade Caminho no sistema Vídeo-Aula
37 Buscar Protocolo de Empenhos Esta operação tem a finalidade de pesquisar e visualizar os protocolos de empenhos já emitidos pelo sistema. Empenho
38 Relatório de Empenhos do Processo Visualizar informações sobre os empenhos de um determinado processo. Neste relatório, o usuário pode visualizar detalhes do empenho listado e consultar suas notificações. Empenho
39 Relatório de Empenhos Globais Mostrar os valores dos empenhos globais do fornecedor. Empenho
40 Relatório de Empenhos por Fornecedor Listar as informações sobre os empenhos de um determinado fornecedor. É possível visualizar detalhes do empenho listado e consultar suas notificações e ocorrências. Empenho
41 Empenhos sem Data de Recebimento Gerar um relatório dos empenhos sem data de recebimento. Um empenho se encontra sem data de recebimento quando não há um registro de recebimento deste empenho pelo fornecedor. Empenho
42 Relatório da Situação de Empenhos em Atraso Gerar um relatório da situação dos empenhos em atraso. Este relatório exibe informações de cada empenho em atraso ordenados pelos fornecedores, associados a estes empenhos. Um empenho se encontra em atraso quando o fornecedor, associado ao empenho, atrasa na entrega de materiais. Empenho
43 Relatório de Fornecedores em Atraso Este relatório exibe informações de fornecedores em atraso. Fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Fornecedor
44 Relatório de Fornecedores Notificados Gerar um relatório dos fornecedores com suas notificações. Fornecedor
45 Relatório de Fornecedores com Ocorrência Emitir um relatório dos fornecedores com os seus registros de ocorrências. Uma ocorrência pode ser de vários do tipos: multa, advertência, atraso na entrega de materiais/serviços, entre outras. Fornecedor
46 Relatório de Histórico Fornecedor Exibir o histórico de notificações relacionado ao fornecedor. Fornecedor
47 Relatório de Fornecedores Pronunciados e em Atraso Exibir os dados de fornecedores que foram pronunciados e atrasaram novamente a entrega de material para a instituição. Fornecedor
48 Relatório de Fornecedores Participantes da Licitação Consiste em mostrar os fornecedores que participaram do ato licitatório. Fornecedor
49 Buscar Protocolo de Processos Apresentar os protocolos de processos, que são protocolos que se associam a um processo de qualquer tipo, para um determinado controle do Gestor. Gerais
50 Prazos de Entrega do Processo de Compra Exibe quando o fornecedor entregou (quais prazos), o serviço ou material, mencionados no processo de compra. Gerais
51 Histórico do Material por fornecedor Listar o histórico de materiais por fornecedor. Gerais
52 Materiais de Consumo Imediato Permite ao usuário visualizar as Notas Fiscais de materiais de consumo imediato que deram entrada na Instituição em um determinado período de tempo. Gerais

Relacionamento com outros módulos

O módulo de Liquidação de Despesas pode ser implantado independente de outros módulos, porém com algumas ressalvas que restringem a totalidade das operações:

  • Sistema de Controle Orçamentário: A não utilização do módulo SCO (Sistema de Controle Orçamentário) inviabiliza as operações de consulta de empenhos.
  • Módulo de Almoxarifado: A não utilização do módulo de almoxarifado impede a utilização das funcionalidades como o cadastro e alterações nas notas fiscais
  • Módulo de Compras: A não utilização do módulo de compras impede a utilização das funcionalidades como a consulta de processos de compra.
  • Módulo de Protocolo: A não utilização do módulo de Protocolo (Gestão Documental) impede a utilização das funcionalidades de consulta e cadastro de processos.

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suporte/manuais/sipac/liquidacao_de_despesas/lista.txt · Última modificação: 2016/10/11 09:46 (edição externa)